高职院校固定资产内部会计控制设计

来源:用户上传      作者: 刘秀丽 邱枫 刘荣梅

　　摘 要：本文详细分析了高职院校固定资产管理问题出现的原因，从内部控制的角度探究加强高校固定资产管理的途径，将内部控制机制应用到高校固定资产管理中去，保证固定资产的安全性、完整性和效益性。
　　关键词：高职院校； 内部会计控制； 固定资产管理
　　中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1006-3315(2011)11-150-001
　　
　　 近十几年来我国高职院校为了改善教育环境，扩大学校的知名度和影响力，纷纷扩建新校区，建设实习实训基地，大力提高教科研水平。加强基础能力建设，提高职业院校的办学水平和质量的同时也对高职院校的实物资产管理提出更高的要求。
　　一、高职院校固定资产管理存在的问题与成因
　　1.固定资产管理意识淡薄
　　 学院所拥有固定资产的数量与质量,以及每年新增固定资产的数量,也是评价学校综合实力强弱和办学效益高低的重要指标。这样从一线教职工到学院领导的关注重点都在购置固定资产、建设实习实训中心上――这是目前高职院校普遍存在重购建轻管理的现象，导致高职院校固定资产管理机制不健全、管理工作意识淡薄。
　　2.缺乏可操作性的管理流程
　　 不少高职院校都有一整套的实物资产管理制度,但是执行起来却不尽如人意,很多情况下,并不是业务人员有意违反企业的制度,一个重要的原因是学院缺乏一套完整的从固定资产投资项目的决策、购置到固定资产的日常管理、最后处置的可供操作性的流程,指导业务人员处理经济业务。
　　3.固定资产重复购建且浪费严重,资源缺乏有效配置
　　 有些高职院校从资产购置一开始就缺乏可行性论证，缺乏计划性，各部门往往只从自己使用的方便性出发，盲目地追求“小而全”，重复购置资产现象非常严重。由于没有统筹规划,部分设备无序增加,形成整体短缺与局部闲置并存,造成资产严重浪费、资源配置效率与利用效率很低的态势。
　　4.财务管理跟不上,固定资产流失严重
　　 目前许多高职院校固定资产的财务管理制度不健全，没有建立相应的内部控制机制和有效的责任监管机制，使得固定资产在使用的过程中损耗及流失情况十分严重。有的部门采购验收和报销由同一个人负责，忽视了这些岗位之间的不相容性；有的不对实物资产进行验收，就直接登记入账，造成账、物不符；有的二级单位私自对外出租、出借学校的房屋、设备、仪器等进行经营活动,所得利益归部门所有,谋取小集体利益,但其耗损维修费用却由学校承担；有的部分仪器设备已经报废，却没有履行固定资产报废手续，账务上也没有作相应资产减少的处理；还有的财务部门与资产管理部门之间长期不进行固定资产盘查，造成了部门之间账与账不相符的情况。所以建立固定资产的内部控制是解决高校固定资产管理问题的关键。
　　二、基于COSO报告建立高职院校内部控制体系
　　1.完善内部控制环境
　　 高职院校应成立专门的固定资产管理部门统一协调管理，财务部门、资产管理部门、资产使用部门应设立专人专职或兼职具体负责。完善固定资产管理的相关制度,形成一个领导重视、制度保障、统一管理、专人负责、全员参与管理体系,为加强内部控制奠定坚实的基础。
　　2.对固定资产进行流程管理
　　 2.1设备更新申请批准程序的设计。
　　 2.1.1使用部门编制设备更新计划交院长审批，院长审批后，将文件交采购部门根据申请要求编写采购计划书，并且经院长审批。
　　 2.1.2设备部门根据购买通知单与供货单位签订合同，在经过院长和财务部门负责人会签后，与供应商签订正式合同。
　　 2.1.3将合同副本、设备购买通知单交财会部门留存，作为购置设备付款结算的依据。
　　 2.2.设备采购、验收、付款程序的设计。
　　 2.2.1由供货单位将设备购买发票和运输提货单函寄设备部门。
　　 2.2.2设备部门根据有关设备购买通知单和合同，编制设备人库单一式三联。
　　 2.2.3通知运输部门提货。
　　 2.2.4运输部门到车站提取设备后编制到货清单，并交设备部门验收设备，设备部门验收后登记设备库存账，并通知财会部门付款。
　　 2.2.5最后由会计部门核对合同副本和设备购买通知单，经确认无误后办理货款结算，并登记有关总账和明细账。
　　 2.3设备报废清理程序的设计。
　　 2.3.1由设备使用部门提出设备报废申请，经设备部门审核同意后，注销固定资产卡片，并在固定资产登记簿上做好记录。
　　 2.3.2分别通知申请部门注销固定资产卡片，清理部门清理报废的设备和财会部门注销固定资产卡片后登记有关账户。
　　3.加强固定资产管理,使控制活动行之有效
　　 注重固定资产的日常管理,使取得和验收、使用和维修、处置和转移各个环节都置于有效的控制之中。一是不相容岗位互相分离。高校固定资产业务不相容岗位主要包括:固定资产采购、验收与付款;固定资产投保的申请与审批;固定资产处置的申请与审批,审批与执行;固定资产业务的执行与相关会计记录。二是取得和验收环节的控制活动。固定资产采购过程应当规范、透明。三是使用和维护环节的控制活动。领用固定资产必须办理相应的手续,由使用部门负责管理。四是处置和转移环节的控制活动。建立并完善固定资产的处置管理办法。
　　4.完善和改进会计核算方法
　　 高校固定资产也有一定的使用年限,也会在自然条件的作用下失去使用功能,所以,高校也应模仿企业对固定资产计提折旧。计提折旧后,可以如实反映教学、科研、服务项目的实际成本,可以正确核算培养人才的费用和成本。
　　 基金项目：2011年河北省高等学校人文社会科学研究自筹经费项目“高职院校内部会计控制问题研究”，编号SZ2011228。
　　参考文献：
　　[1]仝永刚.高校固定资产管理:内部控制整体框架理论的视角．会计之友,2008年第9期
　　[2]王崇保.高校固定资产管理现状分析及对策研究[J].湖北社会科学2006（8）
　　[3] 张文贤.《会计制度设计案例》.立信会计出版社

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