如何做好人事档案中的鉴别工作
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摘 要：人事档案管理部门必须经常、及时和全面地收集人事档案，充实档案内容，才能形成比较完整、全面地反映每个人全貌的档案。
关键词：人事档案；鉴别；方法
中图分类号：G27 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0334-01
人事档案鉴别工作应当本着“取之有据，弃之有理”的原则来进行，即凡要确定有关材料应当归档就要符合有关规定；要严格按照有关政策和规定办事，不该归档的材料，一份也不能归档；应该归档的材料，一份也不能销毁。人事档案鉴别工作的内容范围大致包括以下几个方面。
一、判断材料是否属于本人
鉴别这个问题的主要方法是：1、辨认姓名的异同。（1）同姓同名，这是最容易混淆也最难发现的一种情况；对这种情况的辨认方法是逐份地核对同姓同名的材料，尤其是核对材料上的籍贯、年龄、家庭出身、本人成分、人党时间、参加工作时间、工资级别等情况是否相同，主要经历是否一致。为了达到互相印证的目的，要尽可能地多核对一些项目，使鉴别结论有可靠的依据和基础。（2）同姓异名或异姓同名，这是收集人事档案材料时造成的。鉴别时要特别留心材料上的姓名，对那些姓名有某些相向之字的材料，更要提高警惕。如果在鉴别材料时只注意看内容，而不大注意看姓名，就很容易让那些同姓异名或异姓同名的材料蒙混过去。（3）一人多名，有的人在不同时期有不同的名字，比如孩童时期有乳名（或叫小名），上学时有学名，还有的人有字号、笔名、化名等，如果不认真辨认，就很容易使一个人的档案材料分散保管。辨别这种情况的方法有三种：第一，核对后期材料姓名栏内留用名，是否有与前期原名相同的名字；第二，清查档案内是否有更改姓名的报告和审批材料；第三，将不同姓名的材料内容进行核对，看看每份材料的年龄、籍贯、经历等情况是否相同。2、辨认材料的内容和作用。（1）看内容，即审核材料的内容是否与该人员的问题有关，比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系、是否是结论的依据。（2）看用途，例如对于证明材料，要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁。如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的。该人员所证明他人问题的材料，由于它的用途不是让明该人员的，所以不该归入该人员档案。
二、判断材料是否属于人事档案
一个人的档案材料包括人事档案内存的材料及非人事档案内容的材料两大部分。在非人事档案材料之中，有的是属于文书、业务考绩、案件等档案内容的材料，有的属于本人保存的材料，有的是应转送有关部门处理的材料，鉴别工作的任务就是将人事档案材料与非人事档案材料严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案内容的材料另加处理。下面是一些常见的人事材料：1、政审材料，审查结论、复审结论、甄别平反结论或决定，通知、批复、组织批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料。2、纪检案件材料，处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、平反决定，个人检讨、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件。3、任免、调动材料，职务任免、调级、出国人员审查材料、调动登记人、调级审批表、出国人员审查表。4、入党入团材料，入党志愿书、入团志愿书、入党申请书、入团申请书（也括自传材料）、转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料。5、司法案件材料，判决书复制件及撤销判决的通知书。6、晋升技术职称、学位审批表以及业务考绩资料，晋升技术职称、学位审批表，技术人员登记表，考试成绩表，业务自传，技术业务方面的个人小结以及组织评定意见，创造发明和技术革新的评价材料，考核登记表，重要论文篇目和著作书目。7、奖励材料，授予先进模范称号的决定、通知、批复、授勋申批表、事迹材料。8、考核及考察材料，组织正式的考核、考察材料，考核登记表。9、离退休材料，退休、离休审批表和有关工龄、参加革命工作时间的调查审批材料，个人申请材料。10、履历、自传或鉴定材料，各种履历表、登记表、本人或组织写的个人经历材料，本人写的自传，以及各种鉴定表。11、其他材料，个人与的思想、工作、学习总结或检查，近期的体检表，残废登记表，死亡报告表，悼词。
三、判断材料是否真实、准确
人事档案工作必须讲究实事求是，来不得半点虚假和含糊其辞，由此要求人事档案资料所记述的内容必须真实而且准确，不能前后矛盾，模棱两可。在鉴别工作中一旦发现内容不属实、观点不明确、言词不达意或词义含含糊的情况，应立即退回原单位重新改正。
四、判断材料有无重复
要保持人事档案的精练，重份材料或内容重复的材料必须请出。鉴别的时候，无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的可以清出。
五、确定材料是否有保存价值
归档的材料要能反映个人的政治思想、业务能力、工作成绩、专长爱好等方面情况。对于一些没有价值或价值不大的材料以及似是而非、模梭两可、不能说明问题、没有定论、起不了说明作用的旁证材料，不要归档，尤其对内容不真实、不淮确其至诬蔑陷害等材料更不能归入。
档案工作是一项细致的工作，容不得马虎，这就要求工作人员按要求和规定来处理档案，杜绝错误。
作者单位：伊春职业学院综合档案室
参考文献：
[1]胡玉琴.中美档案鉴定工作理论与实践比较研究[J].城建档案,2006,(07).
[2]李霞.电子签名与认证所面临的法律困惑[J].银行家,2007,(09).
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