浅谈提高高校人事档案管理工作的实效性
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摘要：就目前高校人事档案管理工作中存在的问题进行分析，并就如何进一步加强人事档案管理意识，充分利用人事档案资源和现代化的科技手段，提高实效性，更好的服务于高校人事管理工作进行论述。
关键词：高校；人事档案管理；实效性
中图分类号：G271 文献标识码：B文章编号：1009-9166（2010）032(C)-0043-02
人事档案是认可归档保存的个人材料，是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的记录，反映人员经历和德才表现等真实情况，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录，具有真实性、现实性、机密性、动态性、集合性、认可性等特点。人事档案为人事调动、人员聘用、转正定级、干部选拔、专业技术职务晋升以及离退休、养老、医疗保险手续办理等工作提供了重要依据和参考材料，是人事管理提供人才的信息库，是记载和考证个人历史的重要凭证，是编写人物传记和专业史的宝贵资料。因此，高校人事档案管理是高校聘用制人事工作的重要内容，是高校人力资源管理的重要组成部分，是高校人才队伍建设的重要基础工作，是高校“知人、用人”的重要依据。
一、目前高校人事档案管理普遍存在的问题
1、在思想观念上，一些高校不重视档案管理工作，一些单位的干部人事档案管理得不到应有的人力和财力支持，规章制度不健全，管理人员不到位。不仅影响了干部人事档案的管理质量，而且给高校组织人事工作带来了相当大的影响。档案资料重历史、重政审，轻显示、轻成绩。由于历史原因和习惯势力的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史结论多，内容多是套话、官话，言之无物，大同小异；而对个人能力及业绩的现实材料却不能及时收集归档。从整体而言，不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质，所以，可利用的价值不大。
2、管理方式上仍以传统的手工操作为主。收集的材料常规的多，重复的多，而诸如研究成果、改革成效、著作和高质量的论文等具有时代特色的材料少，内容千人一面，特别是鉴定及现实表现等材料，只有优点没有缺点，很难据此准确地评价1个人。并且档案人员大多是兼职管理，对档案材料收集重视不够，产生了有失真材料的出现。同时过去高校人事档案管理长期处于一种封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核归档制度，加之人员队伍不稳定，只是人事档案长时间没有收集整理也无人问津。在材料方面，有的认识部门也没有审查、核实、严格把关，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容，这不仅破坏了人事档案的有机整体，也大大降低了他的使用价值。
二、提高高校人事档案管理的实效性
我们要严格按照中组部制订的《干部档案工作条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》的要求，扎扎实实地做好基础工作。
1、更新观念，加强服务意识
必须提高认识，转变人事档案管理的观念。树立以人为本的观念，把高校人力资源作为价值的核心和社会发展的本位，把人的生存和发展作为最高的价值目标。一切为了人，一切服务于人，这是档案管理人员学习落实科学发展观的落脚点。增强服务意识，充分认识人事档案工作在高校人力资源开发中的作用。只有提高认识、转变观念，才能提高积极主动性，才能使人事档案工作在高校人力资源开发和利用中发挥更大的作用。加强档案意识教育，档案意识是指人们对档案和档案工作的重视程度。应重点对校系特别是中层领导班子和相关管理部门中的年轻同志加强档案意识教育。他们大多是在近几年上岗的，工作中尚缺乏材料归档和用档意识，往往把材料存放在部门或个人手中。因此，要经常组织他们联系实际学习中组部制订的相关法规，充分认识档案工作在高校管理工作中的地位与作用。自觉摆正人事档案管理与组织人事管理的关系。人事档案管理是组织、人事管理的重要组成部分。科学地管理人事档案，对于贯彻执行党的干部路线、方针和政策，为社会主义现代化建设服务，有着极为重要的意义。高校是人才荟萃之地，高校人事档案是国家干部人事档案的重要组成部分。高校要发现有真才实学的人，做到选贤任能，知人善任，就离不开干部人事档案。因此，各级领导应高度重视干部人事档案，从法规和制度上把干部人事档案管理与组织、人事管理衔接起来，使之溶为一体，同步发展。
2、规范管理，全面提高档案管理人员的综合素质
人事档案管理队伍的政治和专业素质高低，对提高人事管理水平推动人事改革步伐，有着极为重要的作用。人事档案管理人员，不仅应具备忠诚党的事业、思想作风正派、办事公道等良好的职业道德外，还必须具备一定的政治理论知识、文化历史知识、现代管理知识、人事管理知识和档案业务知识。并且针对部分档案人员学历偏低、理论底子薄、知识面窄的现状，制定优惠政策，鼓励其积极主动地采取脱产学习、在职学、短期培训等多种方式，结合工作实际需要和未来的发展趋势，根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”，大多数档案干部的外语水平尚未达到初级等级证书水平，急需“扫盲”，高校应利用各种教育方式，提高他们学习外语的兴趣，鼓励他们克服学习中遇到的困难，树立起为档案事业而奋发向上的自信心，同时也改变档案专业技术职务人员贫乏的状况。同时要按照中组部的要求配备专兼职人员。特别是兼职人员，一定要切实重视档案管理工作，并将其作为年度考核的重要内容之一，否则，难以提高干部人事档案管理水平。高校领导要有人分工负责，定期不定期地研究干部人事档案工作，经常了解干部人事档案工作情况和存在的问题，并及时检查、督促、指导，以推动干部人事档案管理工作和人事制度改革同步发展。干部人事档案管理部门和专兼职管理人员，应认真服行《干部档案工作条例》中所规定的职责和要求，扎实工作，主动服务。组织部、人事处、职改办、校办、教务处、学工处、工会，团委等有关部门，要明确兼管人员（秘书或其他人员），确保归档材料的形成质量，及时收集移交档案室。学校应建立兼管人员网络，定期检查评比，以推动干部人事档案工作不断向前发展。高校应把干部人事档案经费列人财务预算。要按照中组部文件要求，设置库房和阅档室，配置档案柜、计算机、打印机和装订设备工具，保证保护档案和整理档案所需耗材。保证培训经费，加强培训工作，提高档案管理人员综合素质，不断提高干部人事档案现代化管理水平和服务质量。建立健全各项规章制度，是干部人事档案工作管理科学化的重要标志。前几年，各高校人事档案管理部门据中组部和省市委有关文件规定，结合本校实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，在组织人事工作中发挥了很好的作用，但仍存在着制度尚不够完善、执行尚不够严格等问题，这与高校改革发展的形势不相适应。高校要加大材料收集和及时移交归档的力度。收集的材料是否齐全、质量如何，会直接影响干部人事档案的利用价值。要变被动收集为主动收集，加强和有关部门与兼管人员的联系，及时收集有关材料。要经常熟悉学校有关文件和会议内容，对该归个人档案的材料督促其及时移交。要经常与学校档案室联系，及时处理好单一材料双方都要归档的问题。要重点收集那些反映个人德才表现的材料，如干部竞争上岗、提职考评、获奖科研成果、专著、论文、离任审计和突出的工作成绩等材料，以加大干部人事档案的信息量，提高档案的利用价值。
3、充分利用现代化手段，提高人事档案管理的实效性
全面应用现代信息技术，加快和有效开发档案信息资源，充分挖掘和利用档案的潜在价值，形成新的文献形式和知识产品，并实现档案信息资源共享。具体做法如下：
（1）档案存放数字化。对馆藏的文书档案、磁带档案、图片档案等进行数字化，形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存人数据库，并按照公开信息、内部信息、保密信息等级分类上网，为不同用户提供相应等级的信息服务。
（2）以信息技术来推动人事档案管理，运用现代化的管理手段去管理人事档案是今后人事档案工作改革的必然趋势，更是时代发展的需要。高校档案的计算机管理是实现这一需要的必经之路。我们要充分利用计算机、扫描仪以及其他现代化设备和技术，使人事档案数据化、信息化，同时，建立起相应的人事档案计算机检索系统，查询系统等。具备了这些高科技的设备和手段，我们可以及时记录固定的信息，而且还可以记录动态的信息并且随时更新或改正，真正意义上实现了的现代化管理手段，从而大大提高了人事档案管理的实效性。加快档案管理工作信息化建设，实行档案的纸质管理与电子管理的双效管理。加快档案工作融入信息社会的步伐，推动档案信息化建设，适应时代和社会发展对档案工作创新的客观要求。
综上所述，人事档案管理工作是高校管理中重要的一部分，我们要树立正确的观念，与时俱进，勤于实践，勇于创新。提高档案的实效性。所以，在现阶段和今后一个相当长的时期，人事档案管理工作依然肩负着促进高校人才合理配置、合理使用，保证人才队伍素质的重任，必须引起领导的高度重视，使人事档案在高校培养人才、使用人才中发挥更大的作用，最终实现人事档案规范、高效的管理。
作者单位：福建林业职业技术学院人事处
参考文献：
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1996.332
[2]谭丽珍.高校人事档案信息化初探[J].湖南科技学院学报,2006年第3期.
[3]钱奕忠.论高校人事档案管理工作的创新与人才强校战略G271.北京化工大学学报(社会科学版),2009年第2期.
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