论新时期档案人员应具备的基本素质和能力
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作者: 丁戈才
摘 要： 档案从业人员队伍的素质极大地制约了经济社会发展赋予档案管理新的特点和新的使命。本文就新时期档案人员应具备的基本素质和能力提出了一些看法。档案管理人员应具备的基本素质有：思想政治素质；职业道德素质；创新素质；专业知识素质；主动的服务意识素质；极高的网络素质。档案管理人员应具备的基本能力有：文字表达能力；信息意识能力；驾驭现代科技设备的能力；沟通协调能力；综合分析能力。
关键词： 新时期 档案管理人员 基本素质 基本能力
档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的思想政治素质、创新素质、专业知识素质、道德素质、主动服务素质及网络素质等。而所谓能力是指一个人从事某项活动所必需的，直接影响活动效率并使其顺利完成的个性生理特征。目前，档案从业人员队伍素质参差不齐，有不少人的专业知识与观念比较陈旧，缺乏运用现代高新技术工具、信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了经济社会发展赋予档案管理新的特点和新的使命。那新时期档案管理人员应具备的基本素质和能力呢？
一、档案管理人员应具备的基本素质
1.思想政治素质
档案管理工作是一项政治性和机密性很强的工作，档案人员的思想政治素质在整体素质中是第一位的，良好的思想政治素质是一名合格档案人员的灵魂。因此，档案管理人员必须具有强烈的政治责任感，注重政治理论学习，特别是当前全党全国深入开展学习科学发展观活动中，档案工作者更要积极投入。因为科学是第一生产力，科学发展观是新世纪新阶段全面建设小康社会的重要指导方针，体现了与时俱进的理论品质，体现了“三个代表”的主题思想，体现了马克思主义的本质要求，对指导和推动档案事业又好又快发展具有重大指导意义。
2.职业道德素质
档案管理工作是一项默默无闻的细致工作，档案管理人员必须具备高尚的职业道德素养。在职业意识上，要热爱档案管理工作，有强烈的事业心，乐于在平凡的工作岗位上默默无闻、兢兢业业，不计名利，甘做铺路石，坚决抵御各种不良诱惑；在工作作风上，要实事求是，做到“三勤一细”，即眼勤、手勤、脑勤、心细。以严谨扎实的作风、廉洁自律的行为，搞好档案管理工作；在提供利用上，要注意工作态度，做到积极主动，想利用者之所想，急利用者之所急，要以耐心、诚恳、热情的态度，文明礼貌的言谈举止，百问不厌、百拿不烦，为培养人才、搞好管理、促进科研和教学提供基础又必要的服务。
3.创新素质
创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。创新就是进步，只有创新，才有发展。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。要从思想认识上勇于和善于根据实践的要求进行创新，要做合格的与时俱进的档案管理员，就必须克服因循守旧的思想，更新观念，强化创新意识，做到有为才有位。随着信息技术的不断发展，档案工作者必须从传统的仓库保管员的角色转变为信息资源管理者。通过档案工作者的开拓与创新，不断开发有价值的档案信息，实现资源共享，释放档案特有的文化底蕴和人文精神，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。因此，档案人员要不断创新，进行相应的调整和重新定位，改变守摊看点的仓库保管员形象。
4.专业知识素质
档案专业知识是从事档案工作的基石，因此档案人员要有宽广扎实的专业知识。档案管理人员必须具有合理的知识结构和坚实的档案业务理论实践功底，在学术上博采众长，不断优化知识结构。同时，要掌握一定的法律知识，做到依法开展档案工作。当前，面对知识经济的挑战，网络信息时代的冲击，作为信息载体的档案也出现了许许多多新情况，比如新型载体（磁带光盘）的档案必然要有全新的管理方式。所以，档案管理人员除了具有扎实的专业知识，还要具备适应新情况的业务管理能力，熟悉档案业务工作的各个环节步骤及档案工作的特点与规律，善于处理各类档案业务，努力成为一名掌握科学先进的工作方法、多面手的管理人才。为适应形势发展的需要，档案管理人员应树立终身受教育的新观念，不断学习新理论、新知识、新技术，在完成本职工作的基础上，系统学习掌握档案学知识和档案学相关的科学知识。
5.主动的服务意识素质
档案工作要更好地服务和实现科学发展，首要的一点是在档案人员心中建立一种“主动服务”的紧迫感和责任感，克服因循守旧、看门守摊、不思进取的传统观念。档案人员要转换定势思维，转变工作模式，变被动服务为主动服务，要跳出档案和档案部门看档案，了解服务对象，明确服务方向，熟悉服务方法，通过主动出击、主动工作、主动服务，树立档案工作“有为才有位，有位更有为”的积极向上的风气。
6.极高的网络素质
信息技术在档案领域的广泛运用，需要一大批复合型人才和各种专业技术人才，新时期下必须大力提高档案人员的素质，可采取自学和走出去的方式进行高层次的培训，学习各种新知识、新技能，不断提高履行岗位职责的能力。在信息技术发达的今天，档案人员的新角色是在浩瀚的信息和各类用户之间充当信息中介，以信息的组织管理和用户培训为中心职能，档案人员要从大量信息资料中搜集和筛选对用户最有价值的信息，为用户提供深层次的信息服务，就必须具有极高的网络信息素质。
二、档案管理人员应具备的基本能力
1.文字表达能力
文字表达能力是档案管理人员的基本功之一。档案管理人员的文字表达能力对于做好档案信息管理工作等具有特殊的意义和作用。其实一个人的文字表达能力是一种综合性能力，并不单纯是文字技巧问题。这要求不仅要懂语法、逻辑修辞等多种知识和写作技巧，而且要具备一定的理论修养，政策水平，专业知识，科学的思维方式，以及理解和把握领导意图和获取信息的能力。另外，书写还要美观且速度快。
2.信息意识能力
信息时代信息无处不在。谁获得信息谁就赢得先机和胜利。档案信息以它独有的最直接、最真实、最原始的特点区别于其他信息。因此，档案管理人员要有敏锐的信息意识，能够广泛收集信息，对信息进行转化加工，准确提供，快速传递和充分利用。信息意识要求首先对信息要有很强的敏感力，善于将信息现象与实际工作迅速联系起来，善于从信息中找到解决问题的关键。其次，对信息有很强的观察力并且成为一种习惯，不受时间空间的限制。最后，对信息价值有很强的判断力。信息不在于谁先发现，而在于谁能对信息价值的发现和分析加工的能力强。
3.驾驭现代科技设备的能力
现代科技日新月异的发展和办公自动化的普及，特别是电子计算机及现代通信技术在档案领域的广泛应用，必然对档案工作人员的能力提出更新更高的要求。档案管理人员再也不能凭借原有的知识、经验、资历和眼光等传统的模式来进行管理和工作。只有不断更新观念，学会用新的思维方式，使用新的管理模式和手段，驾驭现代科技设备，才能不断提高工作效率和质量。档案工作人员要具有掌握现代化办公设备的能力，能够熟练使用计算机、打印机、传真机等设备，掌握录音录像、缩微、摄像、光盘刻录等现代化手段。特别是运用计算机完成档案的全面存贮，自动索引，图形处理，字迹恢复，老档案的保护，自动借阅，等等，从而实现对档案信息的现代化存贮、检索、提取和交流。
4.沟通协调能力
这一点在档案工作者中，特别是专职档案工作者中差距较大一些。由于长期以来受封闭半封闭工作方式的影响，档案工作者甘当无名英雄，而不善于同各方面进行沟通和协调。其实档案工作与其他各项工作一样，在设备、经费、人员等方面必须取得领导和各部门的支持与协作。因此，第一，要加强与领导和部门及其他各部门的联系，争取他们对档案工作的支持，将档案工作纳入领导的议事日程，并提供必要的人、财、物的保障。第二，要协调好本部门各科室之间的联系，保证文件及时归档移交。第三，要协调好与档案行政部门和档案工作的联系，按时按要求移交档案，实现档案信息资源共享。第四，要协调好与利用者的关系，向利用者提供优质服务。
5.综合分析能力
所谓综合分析能力，就是透过事物的现象看本质，在大量的个别的事物中找到它们的联系（规律）的能力。在当今的信息时代，就是对信息的处理能力，也就是理解能力、思维能力和组织能力。这就要求档案工作人员:第一，要有较强的阅读概括能力和分析加工能力。第二，要在实践中注意探索和总结工作经验，以及档案工作的特点和规律，研究出现的新情况、新经验、新问题。第三，要注重政治经济形势的学习和分析，找准档案工作与社会热点问题的切入点，使档案工作更好地为本机关业务工作，为社会和百姓生活服务。
参考文献：
［1］于仲震.论新时期档案管理人员应具备的基本素质［J］.科技创新导报，2010，（23）.
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