新时期完善我国企业档案管理的对策

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　　摘要：在工作中，企业员工档案意识的淡薄让许多有价值的档案资料没有及时归档而丢失，兼职档案管理员时间和精力上的限制让已经归档的档案没能得到科学管理而无法进行利用，档案学专业人员的缺乏让档案资源的开发利用受限，无法体现档案自身价值，这些问题在企业的档案管理中非常普遍，迫切需要解决。
　　关键词：档案管理;企业;档案学
　　一、加强领导，由上至下增强档案意识
　　档案意识是对档案及档案工作这一客观事物存在和发展的反映，是档案管理工作发展的精神指导。较强的档案意识有利于档案的有效收集，能保障档案材料收集的及时、准确、完整，从而最大限度满足利用需求。但是现实中，企业普遍存在着档案意识不强的现象，很多时候是事到临头才意识到档案的重要性。所以，必须加强企业领导对档案工作重要性的认识，从而在人员、经费方面给予大力支持;加强员工的档案意识，使其从点和面上为档案工作提供全方位的支持，从而推动档案工作有序展开。由上至下增强档案意识具体可以从两方面入手：
　　首先是加强档案工作评估，促进企业领导对档案工作重视。为了增强企业员工的档案意识，企业的上级主管部门要加强领导，定期对企业的档案工作进行评估并把档案工作纳入企业的整体考核之中，促使企业领导加强对企业档案工作的重视，把档案工作纳入到企业的整体工作计划之中，有意识地加强人力和资金的投入，从而带动整体员工的档案意识。其次是运用现代化技术开发档案信息资源，发挥档案价值。随着计算机在档案管理工作中的普遍应用，档案的开发利用工作也随之走向了现代化，加快了档案信息的处理和流通。传统纸质档案的管理方式已经不能适应新形势的需求，随着计算机技术和网络技术的快速发展，档案管理呈现出电子化、网络化的新特点。企业档案管理人员要积极运用现代化的技术和设备，加快现有档案目录数据库和部分全文数据库的建设，建立完备的档案检索系统。例如，计算机目录检索系统就是一个很常见的检索系统，利用者只要输入关键词便能快捷地查到所需的相关信息。档案信息资源开发的最终目的是满足人们对档案利用需求，这就要求档案管理者要通过多种渠道与方式，将有效的档案信息及时传递给利用者，有效满足企业各级各层人员对档案的需求，使其体会到档案资源的好处，认识到档案管理工作的价值，从而促进其对档案工作的重视。
　　二、完善相关制度，为档案管理工作提供保障
　　无规矩不成方圆。要提升企业的档案管理水平，就必须建立相应科学、完善的档案管理工作制度，使档案管理人员的日常行为、档案管理工作流程、档案资料整理更加标准化和规范化。
　　首先是继续完善企业档案管理规章制度，以保障档案资料收集的完整性，提高档案资料的质量。档案管理的制度建设使企业的档案工作变得有法可依，有章可循。通过制度把档案管理的各项责任落实到具体岗，进而落实到具体人来负责，有效强化档案管理人员的档案意识;通过归档通报能够强化企业各部门的归档责任意识，增强部门负责人对部门内部档案工作督查和检查的力度;通过开展部门评比促进各项档案制度有效落地，调动企业基层档案工作者的积极性。同时，企业分管、部门领导紧抓，档案部门指导、监督专兼职档案员具体负责的管理体系也必不可少，这种层层负责、职责分明管理机制能够保障企业档案工作的有效开展。
　　其次实行部门立卷制度，充分发挥企业兼职档案员的作用。第一，各部门兼职档案员的作用要充分发挥出来。兼职档案员们不仅在保障档案资料收集齐全方面发挥巨大作用，而且还大力协助档案部门规范整理档案，同时还可以大幅度减少专职档案工作人员的工作量，让其专心进行信息资源的开发，并有效提供利用服务。第二，企业档案干部要充分发挥监督和指导的作用。把指导、监督、总结各项工作始终贯穿于立卷工作的整个过程，对发现的问题要及时地反馈到各部门，及时进行纠正。
　　再次是健全培训制度建设，提高兼职档案员的业务能力。在专职档案员缺乏或者时间、精力不足的情况下，发展兼职档案员是如今企业档案管理中比较可行的方法。所以，不论专兼职档案员都要按时参加企业组织的档案培训工作会，积极领会会议精神，努力提升业务技能，形成一支素质高、业务能力强的档案员队伍，促进企业档案管理工作规范化、现代化的实现，而健全的培训制度能够为档案员队伍的建设起到督促作用，不断为档案管理事业培养人才。
　　三、提升素质，建设高水平档案管理人员队伍
　　档案管理工作最终需要靠人来完成，所以企业档案管理员的个人素质直接决定了该企业档案管理工作的水平。目前，大多数企业的档案管理员都是兼职的，专职档案员缺乏，档案专业出身的档案管理员更是少之又少，所以，要提高企业档案管理的专业化和现代化水平，必须建设一支高水平的档案管理员队伍。
　　首先是设专职档案员岗位负责档案管理。档案工作对一個企业发展的重要性是不言而喻的，企业的领导要对企业档案工作有足够重视，在人员配置上设立档案管理的专门岗位，在专门档案管理员负责档案管理工作的同时，加强对专职档案员的培养。
　　其次是发展兼职档案员协助完成档案工作。资料收集是档案管理的第一环节，“收集难”是大问题。如果只是依靠专职档案员，他们需要花费大量的时间和精力到各部门去收集档案，之后还要对收集到的文件材料进行立卷整理，结果就是疲于奔命，整天陷入到立卷归档工作中，无暇顾及档案的宏观管理和指导，以及档案管理和利用等本职工作。这时就需要建立一支兼职档案员队伍完成一些基础的档案归档工作。在部门立卷制度下可以由兼职档案员完成各部门资料的收集、整理和归档工作，因为他们非常熟悉各自部门的工作，具有专职档案员不可替代的作用。尤其在企业行政管理、基础建设等各项活动文件日益增多的情况下，更能显示出这支队伍的重要作用，建设好这支队伍是做好档案工作的重要环节。为了调动兼职档案员的积极性，专职档案员要积极开展与兼职档案员的业务交流。在兼职档案员的业务技能和水平提高之后，他们会不断总结工作经验，鉴别出哪些资料应该归档，哪些没必要归档;某些特殊材料应该怎样归档更好;同一个活动由哪个部门归档更合适等具有可行性的建议。 　　再次是加强培训，提高专兼职档案员的业务能力。为了使企业档案工作规范化，保证档案质量，除了制度的刚性约束，还要有意识地培养专兼职档案员，提高其业务技能和业务水平。第一，积极参加档案工作会，领会档案工作精神，学 习档案管理先进理念和技术，并在工作实践中认真贯彻执行。第二，举办企业档案工作培训会。专兼职档案员坐在一起，针对本企业档案管理工作中的具体问题共同探讨找出合理解决对策，共同学习最新的档案业务知识，保障每个兼职档案员都能掌握自身工作职责和本部门需要承担的档案工作。第三，有针对性地进行实地指导。对于新到岗的兼职档案员，档案管理干部或专职档案员要及时、主动地对他们进行一对一的指导，帮助他们尽快熟悉自身业务，掌握本部门档案的归档范围及具体方法等，在工作之初树立坚定的档案管理工作信心。
　　四、加强管理，实现档案管理的规范化和信息化
　　企业档案管理的最终目的是利用档案为企业管理工作服务。为进一步提高档案的利用率，发挥档案信息资源的价值，各企业需要不断加强档案管理的规范化和信息化。在信息技术和计算机技术飞速发展的今天，企业的档案管理工作也要与时俱进，引入信息化技术，推进档案工作的规范化和信息化发展，进而实现企业档案资源的有效开发和利用。
　　首先是进一步完善档案整理制度，规范档案管理工作。在企业的档案管理工作中，要注重档案资料整理的规范化，严格按照档案整理制度来整理企业档案，以便于档案的准确查找和利用。比如，规范案卷标题;案卷标题必须准确反映主题内容;案卷基本要素要齐全;案卷档号要规范，标清楚目录号;标清楚案卷卷内容;标清案卷页码，防止在使用中掉页而未被发现。
　　其次是加强档案资料管理的信息化建设。“保证纸质档案一定经过核查，在确定没有任何错误后，将其用扫描仪扫到电脑上，生成电子档案，并依规对档案材料进行检索关键词设置，以便于查询各个档案的信息。”随着科技的进步，电子化档案己经是一种大趋势，虽然不能替代纸质档案，但是它的优越性是非常显著的，不仅可以节省大量的存储空间，而且可以大大提高检索的效率。同时，声像档案也可以转换成电子档案后并进行检索关键词设置，对每个档案进行编号，在查找时通过输入编号就可以进行调档查阅。在信息化技术的帮助下，只需在搜索栏中输入检索关键词即可查到所需信息，这不仅大大降低了档案管理的物质成本，而且为利用者节省了大量的时间。为了防止档案丢失，还可以对其进行备份保存，电子备份比起实物备份既节约了空间又节约了成本。
　　再次做好档案管理系统和办公自动化系统的有效对接。及时接收在办公自动化过程中形成的电子文件，并将这些数据直接转化成数字档案，从而大大提高档案管理的效率。通过加大档案信息基础设施的投入，通过对网络、计算机、描仪、打印机、处理软件等设备的处理，从而逐步实现从纸质公文和电子公文双重归档到文档一体化管理，电子档案和纸质档案同步管理网络化，再利用档案信息管理软件系统对各部门档案的收集、整理、保管、统计、检索和利用各个方面实行有效的控制，对不同来源和不同格式的数字档案进行规范化管理，实现档案管理系统和办公自动化系统的有效接轨。
　　总之，企业档案资源丰富，数量庞大，对企业自身发展和整个相关行业的发展都有重要作用。在实际档案管理过程中，各企业的档案工作人员都能意识到档案管理工作的重要性，但是在实际档案管理工作中也确实存在诸多问题需要解决。管理层面，上级部门、企业领导档案意识薄弱，重视程度不足，制度不健全，需要进一步的完善，专业人才缺乏，整体管理水平不高;操作层面，专兼职档案员档案资料收集不完整，檔案整理的规范化、现代化欠缺，档案资源开发利用不充分等。可以说管理层面和操作层面的问题是互相影响的，管理者思想上的不重视和制度的不完善使得操作层面的一线档案工作者缺乏有效的监督和制度的约束导致企业档案的收集不完善和整理不规范，专业人员的缺乏使得档案管理工作中的专业知识和技术受限，导致档案资源的开发利用不充分;反过来，操作层面 的档案资料收集不完善、整理不规范，会直接限制档案开发利用的实现，没有利用档案价值就体现不出来，也就不能引起领导们的重视。基于此，本文从以上四个方面提出了如何有效的完善我国企业档案管理，希望更进一步地促进档案的开发利用，使档案管理进入形成良性循环。
　　参考文献：
　　[1]王蕾.企业档案管理的几个缺陷[J].速读，2018（12）.
　　[2]李长江.新时代企业档案管理的新面貌[J].企业技术开发，2019（2）.
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