办公自动化系统在研究所科研信息化管理中的应用

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　　摘要：随着网络技术和信息技术的不断发展，办公自动化（office automation， OA）系统作为一种新型办公方式，已广泛应用于管理领域。办公人员通过网络互联，可以提高工作效率，降低办公成本。本文介绍了OA系统在研究所科研信息化管理中的应用，并对其应用必要性、服务模块和管理作用等进行分析，表明在OA工作平台下可以实现信息共享，建立自动化的工作流程，有助于规范科研管理流程，提升科研管理水平，完善科研管理制度。
　　关键词：办公自动化系统;研究所;科研信息化管理
　　中图分类号：TP317.1    文献标识码：A    文章编号：2095-5707（2020）03-0057-04
　　Abstract： With the continuous development of network technology and information technology， office automation （OA） system， as a new type of office mode， has been widely used in the field of management. Office workers can improve work efficiency and reduce office costs through network interconnection. This article introduced the application of OA system in the scientific research information management of research institutes， and analyzed its application necessity， service module and management effect. The results showed that under the OA platform， information sharing could be realized and automatic workflow could be established， which was helpful to standardize the scientific research management process， improve the scientific research management level and perfect the scientific research management system.
　　Key words： office automation （OA） system; research institutes; scientific research information management
　　随着互联网技术及信息化技术的迅速发展和普及，我国已进入现代信息化社会。现代信息技术应用于管理领域，不仅规范了管理制度，提高了办公效率和办公质量，更带来了知识利用和知识管理等许多行政管理理念的变革。中华人民共和国国家卫生健康委员会也在近年大力推行电子政务系统，逐步实现办公自动化、信息交换和资源共享，提高办事效率和管理水平[1]。在这种高速发展的卫生信息化建设背景下，中国医学科学院药物研究所（以下简称“我所”）作为卫生部下属的国家级新药研发单位，自2014年引进办公自动化（office automation， OA）系统，提升了科研管理体系的整体水平，增强了协同办公能力，提高了行政办公效率。
　　1  OA系统的特点
　　OA系统是把信息网络技术和现代化办公整合起来的一种全新办公模式。OA系统通过流程设置、移动办公、信息传递等功能，大大节省了人力物力等各种资源成本，提高工作管理和控制水平[2]。在网络的支持下使用OA系统，可以使研究所内的人员跨时间、跨地点协同办公，能够使信息准确快速地传递，从而更好地处理日常工作中的相关事宜，提高工作效率，实现研究所整体科研信息化管理水平的提升。
　　2  OA系统建设在研究所科研管理中应用的必要性
　　2.1  OA系统可以实现网络办公，有利于工作推进，提高办事效率
　　研究所的科研工作繁忙，行政办公流程中繁琐的信息沟通、公文处理和工作审批等耗费了员工很多的时间和精力，OA系统可以通过网络完成信息传递和工作审批，摒除了以往固定时间、地点的工作模式，可以在单位上班時间处理公文，也可以在外出出差时间远程办公。并可跟进工作流程，推进多部门、多人员参与的协作工作的进程，保证整个协同工作及时有效完成，提高工作效率。
　　2.2  OA系统可以规范工作流程，有利于执行制度，提高管理水平
　　研究所的行政事务以往依赖人力处理，过程复杂缓慢，执行制度受人为因素影响较大。在OA系统中，每种办公事项都有规范的工作流程，可以根据设定的权限职责执行既定的制度，并对工作流程进行实时记录，大大提高了制度的执行力度，实现工作流程的自动化，保证制度的规范执行。
　　3  研究所OA系统的主要功能构建
　　我所的OA系统设计遵循简单实用的设计原则，相关职能部门在开发前期做了大量调研，明确需求，绘制部门工作流程图，将各部门办公环节进行模块化设计，保证操作的方便简洁，在运行实施时考虑安全性问题，做好安全预案，消除安全隐患。OA系统用于解决单位内部各部门、各科室和课题组、员工个人之间的日常办公需求，主要提供流程审批、公文管理、综合办公、信息管理、个人办公和移动办公等功能模块。
　　3.1  门户界面
　　我所OA系统的门户界面是员工进入科研办公管理系统的入口，由此可以进入各个功能模块，浏览并完成相应的工作任务（见图1）。在门户界面上，可以看到所内发布的通知公告、学术交流信息、会议通知、药物所邮箱、OA内部邮件，还有文件办理提醒（包括待办文件、待阅文件、已办文件、已阅文件、我的文件），并可直接进入流程、公文、信息、综合办公、个人办公等入口办理相关事宜，整体设计简洁清晰，一目了然，方便员工进行操作。 　　3.2  综合办公
　　我所的综合办公模块下分设了各个行政职能部门，整合了职能部门的工作内容，是实现职能部门工作流转、高效协作的核心功能模块。每个科室根据部门的工作制度和要求，在OA系统中设定各种工作表单和工作流程，工作人员按照自己的职责和操作权限完成工作申请审批、任务资料的接收与上传、数据统计等工作。以我所科研处为例，下设项目管理、合同管理、经费管理、成果管理、论文管理、信息登记、年度总结、数据查询、报表统计等内容，具体如“项目管理”下包含项目申请、项目立项、项目实施、项目后续管理、项目延期等科研课题的整个管理流程，保证科研课题管理的良性循环，促进科研管理工作的展开;再如“论文管理”下包含拟投论文审查、论文改投申请和已发表论文登记，对论文从投送到发表进行审核登记，保证科研论文数据统计的准确性和完整性。
　　3.3  流程审批
　　这个模块包括文件办理、发起流程、常用流程、办理查阅等内容。主要是员工对个人各项工作审批流程的管理。在这个模块，可以查阅处理所有个人待办、待阅、已办、已阅、退回等所有文件。也可在这里发起工作流程申请，系统会记录个人常用流程。领导在这里可以完成网上普通事务处理和电子审批操作，并在“办理查阅”功能下随时查阅自己管辖部门的工作记录，了解具体工作项目的进度。
　　3.4  信息管理
　　主要是研究所内发布信息的功能模块，包括发布的各种通知公告、学术交流信息、所内新闻、规章制度等，是研究所内部的信息交流渠道，方便全所职工进行快速的信息共享。
　　3.5  公文管理
　　公文管理模块包括我的收文、发文管理、收文管理、文件送审签、公文交换、收文归档、发文归档等。整个公文流转过程都可以实时监督并查办相关工作，了解公文流转的具体情况。并可通过我的收文对文档进行管理。
　　3.6  个人办公
　　主要是个人工作管理系统，可以进行个人的工作日程安排，建立个人工作日志，创建个人工作任务，管理各种工作汇报，使用个人常用的便签、笔记本等工具，方便规划工作，提高个人工作效率。
　　3.7  移动办公
　　鉴于移动互联技术的快速发展和研究所的实际工作情况，我所将企业微信整合到OA平台上，实现了移动终端上访问OA，进行工作流程的审批和处理、邮件的收发、信息浏览和共享，消除了时间和空间的限制。
　　4  OA系统在研究所科研信息化管理中的作用
　　4.1  提高科研管理的工作效率，节约办公成本
　　在研究所的管理中，不同行政部门的管理职能不同，很多行政事务管理需要人力进行沟通，OA系统的推行，使各部门之间的联系与沟通可以通过网络环境实现，减少了中間环节，信息的传递更加快捷准确，节约了时间，方便协调多部门之间的协同工作问题，提高科研管理的工作效率。而且OA系统使用电子办公的方式，减少了纸张和办公用品消耗，降低了通讯费用，还可在系统上记录工作内容，有效降低了科研管理的物资成本和人力成本。
　　4.2  规范办公流程，完善科研管理制度体系
　　OA系统中，每个部门都结合实际工作，设计了相关工作内容的工作流程，明确了工作人员的权限，具体的工作任务落实到人，对科研项目、论文管理、合同管理、经费支出等建立了权责分明、规范化、制度化的科研管理体系，弱化了工作中人为因素的影响，提高了执行力度。同时通过OA系统的记录，可以对工作流程的全过程进行监控和跟踪，追溯工作的执行情况，监督工作的进展情况，规范有序地执行管理制度[3]。而且通过网络化的工作流程管理记录，杜绝推诿扯皮，更容易发现在制度执行中存在的问题，有利于完善科研管理制度体系。
　　4.3  实现各部门之间信息共享，增强协同办公能力
　　在本所OA系统建设中，各个部门均开通了可以共享的信息栏目，如科研处设有科研动态、办事指南、科研年报、学术交流等多个栏目，财务处设有管理制度、各类表格范例、财务经费查询软件等栏目，人事处的人事考勤信息，外事处的各国签证注意事项等，还有所里的各种规章制度、新闻中心、通知公告等各类信息栏目，将研究所内的各类信息资源有效整合，实现了各部门之间的信息共享，确保所内人员能够获得需要的信息，保证相关制度的政令通达。
　　另外，在OA系统中，所有的工作内容设计成规范的流程，每个人根据职责权限完成自己的工作，即可通过网络进行工作的快速交接，以便工作的顺利开展，这种权责分明、步骤清晰的管理机制，增强了协同办公能力。而且领导和部门负责人通过系统可以迅速了解相关人员的工作情况，实现高效快速的沟通，加强对工作的管理。
　　4.4  保证科研信息管理完整性，防控职权廉洁风险
　　OA系统的工作流程覆盖科研信息管理的全过程，从立项、实施、验收、评审到归档全部纳入OA平台，保证了科研管理的统一和完整。OA系统规范的管理，降低了人为因素的干扰，保证记录过程透明化，同时也保证了数据的准确性和完整性[4]，便于工作总结时的数据统计和分析。在工作流转的各个环节，都可以实时跟踪和监督工作进程，查询办理结果，所有工作痕迹的保留有利于全局监控，从而有效防控职权干预及廉洁风险。
　　5  OA系统在研究所科研管理应用中存在的问题和应对措施
　　OA系统在科研管理上的应用改变了传统的工作模式，提高了工作效率和管理水平，完善了科研管理制度。在促进科研管理精细化的同时，也遇到了一些问题。
　　5.1  OA系统的整体参与度不够，管理人员的信息化管理水平有待提高
　　OA系统的使用改变了以前的办公习惯，流程的严格控制与传统的“人治”管理产生冲突，在推广中接受度不高，管理人员中存在信息素养不够，参与度不高的问题。这不仅需要领导的重视和支持，制定OA系统的各项规章制度，积极推进OA在各部门的应用，还要加强管理人员的信息素养培训，调动管理人员的学习积极性，建设学习型的信息化管理队伍。
　　5.2  OA系统的功能单一，需增加扩展性的使用
　　目前我所的OA系统大部分还是基本功能的使用，初步实现办公自动化。随着对OA系统的适应和更为精细化的工作分工，需要进行功能扩展设计，优化信息化流程，强化科研管理的服务能力，不断提高科研信息化管理水平。
　　6  结语
　　研究所OA系统的使用，实现了全程贯通的科研信息化管理，通过整合内部资源，规范工作流程，促进科研信息化管理水平的提高，从而保证科研管理进入专业化、系统化的良性循环，为科研管理提供全新的发展机会。
　　参考文献
　　[1] 张德宏，徐柏林，原明明，等.浅谈OA系统在医院管理中的作用[J].卫生职业教育，2011，29（18）：139-140.
　　[2] 黄青菁，徐虹，秦赛君.浅谈OA办公系统在医院信息化管理中的应用[J].办公室业务，2018（7）：56-57.
　　[3] 闫华，郝梅，武亚琴，等.医院科研管理信息化建设研究与实践[J].中国医院管理，2016，36（10）：42-44.
　　[4] 王琛，陈美伦.医院科研管理信息化建设研究与实践[J].中国管理信息化，2019，22（16）：73-74.
　　（收稿日期：2019-11-06）
　　（修回日期：2019-11-28;编辑：魏民）
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