高职院校办公自动化系统的应用与探索
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作者:成昱逸 王芳芳
摘要：办公自动化系统是数字化校园建设的一个重要组成部分，其实现了现代办公与计算机科学的融合，实现了办公事务的零碎化，解决了纸质办公的时间与空间条件限制。我校从开始使用推广办公自动化系统开始至今已满两年，已完成了初期建设时的大部分需求设计，但在使用中也发现了很多存在问题。该文通过结合本校办公自动化使用中的现状和出现的问题，提出一些尝试的建议，希望能给其他高职院校的信息化建设者一些帮助。
关键词：高职院校;办公自动化;应用
中图分类号：TP393 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2020）06-0208-01
南通职业大学办公自动化系统于2017年11初正式试运行，包含了财务、人事、资产、设备、后勤等各部门的相关业务，并同时推出了手机端APP，以解决事务处理的时间与空间限制。但在使用过程中仍存在下列问题，对此我校也进行了下列的一些措施，以解决这些问题。
1系统兼容性差
我校的办公自动化系统只能使用IEIO.O及以上版本的IE浏览器访问，使用其余的浏览器可能出现文字排版格式不对或者正文内容不显示等兼容性问题，这大大影响了系统的推广使用。我们在校内做了一个调查统计，结果显示有半数以上老师使用360浏览器，还有小部分老师使用火狐、搜狗及谷歌等浏览器，使用IE浏览器的老师不到10%;并且学校内存在一部分配置比较老旧的电脑依然在使用XP系统，但是XP系统不支持IE8及以上版本，所以只能给这些电脑重新安装WIN7及以上版本的操作系统，但是因为电脑配置较低，更换新系统后经常出现延迟、卡死等现象，给老师的工作带来极大不便。所以以后在采购或定制系统时，兼容性必须作为衡量系统好坏的一个重要指标。为了解决这一问题，我们推行了云桌面，在云桌面上安装好所有信息化需要的软件和插件，以解决此问题。
2用户使用意愿不强
除了系统自身原因影响用户体验性以外，还存在一些客观原因会影响用户的使用意愿。
一个新型办公系统的推广使用导致了办公方式发生了改变，这必然是需要一个适应期的。一些老教师使用了几十年的纸质办公，突然变为无纸化办公后会产生抵触情绪，拒绝使用系统并且依然使用纸质的线下流程。这种情况如果不强制性制止而是放任不管的话，就会使系统变得无足轻重，从而极大地降低了系统的使用人数。为了解决这一问题，就需要系统的管理部门与学校其他部门的负责人及校领导进行沟通，让他们同意不再签署纸质文件，使线下办公无路可走，从而逼迫这些教师不得不开始尝试使用办公自动化系统。
除此以外有些教职工对电脑及智能机的使用很不灵活，这时就需要做好宣传和培训工作，必须要保证每个部门至少有一名能熟练使用系统的老师，而不至于出现老师想用但不会用的情况。为了解决这一问题，我们在校内建立了一只信息管理员队伍，保证每个部门至少有一名信息管理员，并建了信息管理员联络群，每当系统上线新功能时首先对信息管理员进行培训，而且系统管理员在使用系统时遇到的问题可以在群内提问，我们可以及时解答。
3与其他系统的对接问题
办公自动化系统是一个面向全校教职工、全校业务的办公系统，必然会与其他系统有许多数据交互，就需要做好系统之间的对接工作。比如当人员变动后，新的人员信息需要从人事系统获得并且自动将办公自动化系统内的数据修改;或者学工系统中有一条学生处分流程需要校领导审核，就需要学工系统将数据传到办公自动化系统中，并等领导审批完成后将审批意见传回学工系统。只有将这些系统完成对接，才能充分使用这些系统，实现数字化校园。
4系统灵活性差
校内的业务并不是固定死的、一成不变的，随着政策的调整和人员的变动，校内业务流程也时常发生改变，如果流程都被做死了不好更改或者系统管理员不会更改，那么就会有很大的麻烦。比如一条校车租用流程，一开始规定为使用人数达到3人及以上可以申请流程，等政策变动后改为5人，但系统写死了3人，想要修改只能找开发公司的工程师进行修改，增加了时间和金钱的成本付出。如果一开始就将这些可能出现变动的情况考虑清楚，要求工程师做成前端可配置项，这样如果有了变化就可以直接修改。
在流程中，我们之前设置的审批节点都是定位到人，比如差旅费报销流程在财务处节点由财务处的某老师审核，但是像财务处这种人员变动比较频繁的部门，一旦人事变动，系统里涉及的流程及节点就需要修改，这样增加了系统管理员的工作量。之后我们采取定位到岗位的方法来制作流程，比如上述问题，财务处的审批人是差旅费财务审核岗，并且将这些岗位数据与人事系统对接，一旦人事变动，人事系统修改了人员信息后审核人自动变化，从而减少了工作量。
5外网限制访问
之前从安全方面考虑，我们将办公自动化系统放在了内网里，外网不能访问。但是最开始使用办公自动化系统一个原因就是为了解决领导出差无法审批签字的问题，如果限制为外网访问则不能实现这一目的。最后从系统使用的方便性考虑，我们还是将系统放在了外网上。
6手机端的使用
由于硬件条件的限制，不是每个教职工都能配备一台电脑，并且如果领导出差，不一定随身携带笔记本电脑，如果只提供电脑端的服务则使系统的方便性打了折扣。隨着智能手机的普及，现在的教职工基本人手一台或者多台手机，提供了手机端服务后能方便教职工使用。
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