数字化干部人事档案管理应用探讨
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作者:夏增辉
摘 要：数字化干部人事档案管理传是统档案管理与互联网技术融合发展的必然结果。数字化管理对档案管理具有非常重要的现实意义。为进一步推动干部人事档案的数字化管理，本文从基本概念出发，在深入剖析数字化管理现实意义和现状的基础上，对改进对策进行了深入思考，读来令人受益。
关键词：数字化;干部;人事档案;管理
在互联网+背景下，干部人事档案管理进入数字化时代。数字化干部人事档案管理是一个非常重要的课题，由于概念不清，对数字化管理的重要性认识不足，现阶段我国数字化干部人事档案管理还存在一些问题。针对这些问题采取有效对策，加以改变，对今后的工作大有裨益。
一、数字化干部人事档案管理的基本概念与内涵
（1）干部人事档案。干部人事档案是在干部管理过程中形成的文字材料，是干部个人成长经历、能力、品德和才能的真实记录。从内容上来讲，干部人事档案一般包括下面几项内容：一是有关个人经历、家庭情况、工作变动、思想品德和业务能力方面的文字记录;二是有关学历和专业技术职称方面的文字记录;三是政审方面的材料;四是參加党、团活动方面的记录;五是奖励、处分方面的材料;六是有关录用、任免、聘用、工资、出国、专业退伍、调动、离退休、退职等方面的记录。
（2）数字化干部人事档案管理。数字化干部人事档案是指传统纸质档案的数字化、电子化，是电子版的干部人事档案。数字化干部人事档案管理则由干部人事档案库、数字资料库和检索查阅三个部分组成。干部人事档案库，是干部人事档案的数字化，将干部的基本情况、学习培训以及调动信息等内容分类建库，以便更好地查阅和统计。数字资料库，则是对干部的身份信息、文凭、证件以及各类活动的音频、视频资料与干部对应建库，以便对干部进行全方位的有效管理。查阅系统，也即查阅干部电子档案的平台，是数字化干部人事档案管理的核心，远程查档、阅档是其关键的功能。
二、数字化干部人事档案管理的重要意义
数字化干部人事档案管理对干部队伍的现代化建设具有非常重要的现实意义，一是有助于提高干部档案资源的利用率。干部人事档案的数字化让其成为一种可以共享的档案信息资源，由此人们可以便捷灵活地使用这些资源，进而提高档案的利用效率。二是有助于重要人事档案及其载体的长期保存。干部人事档案是原始证据，需要长期保存。对干部人事档案进行数字化管理，客观上减少了原始纸质档案材料的使用损耗，延长了其保存期限。三是有助于干部人事档案的深度分析和综合利用。对干部人事档案实施数字化管理之后，借助先进的管理系统软件可以轻松地对海量的档案信息进行各类复杂的综合处理，为干部人力资源的深度开发和正确决策提供了科学的依据。
三、数字化干部人事档案管理的现状及存在的问题
由于种种原因我国干部人事档案数字化管理工作的现状依然不容乐观，存在以下几个方面的突出问题：
其一，管理有名无实，管理方式简单层次低，设备比较落后。一是受传统管理体制的限制，依然采用落后的手工操作的管理方式;二是缺乏先进、统一的管理软件，很多单位都是各自为战，自主研发低层次低水平的软件;三是软硬件的匹配度很低，要么没有先进的软件，要么有了先进的软件，却没有配置相应的配套硬件;四是档案信息录入不准确，更新不及时，造成信息数据库的质量低劣，降低了数字化干部人事档案的使用价值。
其二，档案管理人员的素质低下，无法胜任干部人事档案数字化管理的基本要求。一是管理人员技能单一，要么只懂档案管理的流程及办理，要么只略懂一般的计算机操作技能，缺少过硬的复合型人才;二是有些单位不重视干部人事档案的管理工作，安排负责档案管理工作的人都是外行，既不懂人事档案管理，也不会计算机操作;三是管理人员缺乏专业的数字化干部人事档案管理培训，造成管理工作落后于时代发展。对干部人事档案进行数字化管理需要管理者在数字化技术和网络技术两个方面得到提升，目前我国在这方面依然是弱项。
其三，数字化干部人事档案的开发利用深度不够，还有很大潜力可挖。一是传统纸质版的档案还有很多没有录入，需要尽快准确录入，扩充数据库的数据量;二是有些已经数字化的档案质量不高，有的信息有缺漏，有的不准确;三是对已有信息化档案资源的开发力度和深度不够，导致很多资源没有完全开发，使用空间有限。
四、改进数字化人事干部档案管理的对策及建议
要想实现数字化管理的科学化、规范化和标准化，必须针对存在的问题制定相应的对策，推动数字化管理工作的快速发展。
首先，要加大投资力度，加强数字化管理软硬件设施建设。一是要根据工作需要，配置先进的信息技术设备，为信息的收集、存储、加工和传输奠定良好的硬件基础;二是要研发高质量的管理软件，为档案信息的深度处理和开发提供先进的技术保障;三是要搭建高质量的管理平台，推动档案管理工作由传统模式向信息化、数字化、网络化管理应用转变;四是要加强系统的维护和保养，确保系统安全运行，防止信息泄露等不良事故的发生。
其次，要加强档案管理人员的专业培训，提高其综合技能，为推动数字化管理工作的深层次发展提供可靠的人才保障。一是要开展计算机技术、网络技术和信息安全技术等的培训，提高管理人员的数字化管理技能;二是要深化档案管理专业知识培训，为深度开发和利用信息化档案资源奠定可靠的专业基础。
再次，要创新完善数字化档案管理体系，推动数字化进程的规范化、科学化和标准化。一是要根据工作需要构建符合实际需要的档案管理机制，提高数字化管理的效率;二是要打造干部档案信息采集、纸质档案与数字档案双套制管理制度体系，加强对档案管理人员的监督;三是要建立健全档案检索、查阅审批制度，为数字档案的合理使用提供制度保障。
最后，要加大数字化档案资源的开发力度，推动档案资源的深度开发和使用。一是拓展信息录入的广度和深度，提高精确度，打造优质数据库;二是要深化档案信息的动态统计、全方位分析和预测，提高人事档案信息的利用率。
参考文献：
[1]关凤明，郝永琴.干部人事档案数字化管理的思考[J].兰台内外，2014（04）.
[2]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].当代经济，2011（6）.
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