印刷企业如何加强应收账款管理
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作者: 易 海
如何管理应收账款，防范由此带来的风险，成为企业管理中不容回避的一个重要课题。本文结合印刷企业特点并依托数字化管理系统(ERP)平台就应收账款的管理进行探讨。
一、应收账款管理的目标和原则
应收账款管理的目标是，制定科学合理的应收账款信用政策，并在运用政策所增加的销售盈利和采用这种政策预计要担负的成本之间做出权衡。只有当所增加的销售盈利超过运用此政策所增加的成本时，才能实施这种信用政策。同时，应收账款管理还包括企业未来销售前景和市场情况的预测和判断，以及对应收账款安全性的调查。应收账款管理的重点是。根据企业的实际经营情况和客户的信誉情况制定企业合理的信用政策。
对应收账款管理应实行“职责分明、部门配合、信用授权、实时监控、奖惩分明”的原则。职责分明：企业销售部门和财务部门职责分明，销售部负责执行销售政策、收款政策、信用政策，并催收货款；财务部负责制定信用政策，对客户进行赊销批准，监督信用政策执行。部门配合：销售、财务各部门对应收账款的整个过程经常沟通，密切配合，确保款项的收回。信用授权：财务部对客户进行信用分析并进行赊销批准，避免销售人员为扩大销售而使公司承受不适当的信用风险。实时监控：销售部门对客户及销售合同进行审核，根据财务部提供的客户信用等级实施不同的收账策略；财务部进行回款记录、编制应收账款明细账、形成定期的与客户对账制度，定期进行账龄分析。销售部是应收账款追收的直接责任人，对拖欠账款的催收，要采用多种方法清缴，催收账款责任到人；财务部对已形成的坏账负责报批核销。奖惩分明：对三年以下的债权的催收，按债权收回部分的比例给予奖励；对销售人员违反应收账款管理的规定而形成新的应收账款或坏账，要与个人绩效考核相结合。
二、应收账款的控制措施
1 成立企业应收账款管理机构，设立应收账款管理委员会，由企业分管领导牵头，相关部门和人员组成。定期召开会议，商讨、协调应收账款管理中出现的问题。
2 企业制定信用政策，对客户进行赊销批准。财务部应充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，制定信用政策，监督信用政策的执行，加强对赊销业务的管理。对客户的信用进行评价是管理应收账款的重要内容。在发生赊销行为之前，要对购货方进行严格的资信调查，科学地对其信用进行评估。以客户的类别、欠款额、欠款比例、账龄、信用期等指标，将客户信用评定为A、B、C三级。代印报刊、代印杂件长期客户欠款额在信用期内为A级，代印报刊、代印杂件长期客户欠款额超过信用期且账龄在1年以上、代印杂件临时客户每票合同金额在1万元以上为B级。不符合以上条件的赊销客户为C级。对A类客户可以不预付款，对B类客户必须预付一部分货款，对C类客户必须预付全部货款。A、B类客户在签定合同时规定其付款方式及信用期。每年底对代印报刊、代印杂件长期客户进行信用评级。代印杂件临时客户在合同签定前进行信用评级。一般来说，在本企业无信用资料或未取得银行等部门信用证明的客户，评定为C类客户。财务部对客户信用评级后，授权销售部对客户的赊销金额及信用期根据销售计划确定执行。
3 销售部门遵循规定的销售政策和信用政策。销售部建立适合本公司特点的销售定价控制制度，制定价目表、折扣及折让、退回、收款政策等，报批准后予以执行。在选择客户时，应当根据财务部制定的信用政策适当选择客户，降低账款回收中的风险。对符合赊销条件的客户，经批准后方可办理赊销业务；超出销售政策和信用政策规定的赊销业务，由应收账款管理委员会决策审批。对于小客户、不经常发生业务的客户印刷杂件一般要求填制现销批准书，预付印刷费，提货时付清全额；代印杂件每票合同金额在1万元以上，根据信用等级，采用不同的预付金及信用期，并填制赊销批准书，由财务部审核批准：代印报刊在签定合同时规定其付款方式及信用期。
4 企业按照规定的程序办理销售和发货业务。销售人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。并以合同的形式确认。销售部应当建立健全销售合同审批制度。审批人员应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。对长期业务在开机前都要签定法律上认可的合同或协议：对临时客户在开机前也要客户签字认可其结算金额。
5 销售部建立销售折扣及折让、退回管理制度。确定付现折扣率和折扣期限时，必须衡量信用条件对企业销货和经营利润的影响程度。销售折扣及折让、退回必须经销售主管审批后方可执行。由于特殊原因，客户不能按已审核的计价单付款时，折让金额占计价金额5％以内或1000元以下由销售部长审批，折让金额占计价金额5％以上10％以内或1000元以上10000元以下由企业分管副总审批，折让金额占计价金额10％以上或在10000元以上由企业总经理审批。销售部填制ERP折让单，由财务部审核。对于销售退回，财务部应对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。
6 企业根据客户不同的信用等级实施不同的收账策略，并进行货款的跟踪和收款。销售部设置销售台账，在ERP上对应客户做定单计价、定单审核、定单收款登记。财务部应将销售收入及时人账，并在ERP上对应客户和定单审核每笔收款，真实完整地反映应收账款的收回。财务人员每日及时对完工定单做内部销货处理，准确反映应收账款余额。还要将内部完工定单与报收定单相核对，及时监督完工定单有没有未报收情况。销售部负责应收账款的催收，并责任到人。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。对于可能成为坏账的应收账款应当报告应收账款管理委员会，由其进行审查，确定是否确认为坏账。
7 加强应收账款的日常管理。建立客户信用档案，进行有效的信用评估和跟踪记录。客户信用资料由销售部负责收集并填制信用资料卡。信用资料卡包括：公司名称、法人代表、地址、联系方式、开始往来日期等基本信息。对于组织管理、经营状况、财务状况、信用记录、行业分析等信息，能获悉的也要归档，以便对客户信用做出全面的分析和判断。
财务部定期向大额往来赊销客户寄发“客户月末对账单”。单上应注明应收账款期初余额、本期销货业务金额、本期已收到的货款、各项折让及退回金额、本期余额，由对方签字认可并寄回。如有不符，应查明原因，及时处理。财务部门应当按客户设置应收账款明细账，根据结算的订单、收款凭证和销售折扣及折让、退回明细账按月登记每一客户赊销、回款、销售折扣及折让、退回，应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况。并与销售台账相核对。建立应收账款账龄分析制度，对应收账款进行清理，并根据合同、信用等级及其规定进行应收账款账龄分析，对拖欠货款(超过信用期的1／3)理出清单。
8 应收账款坏账控制。应收账款不可避免地会发生坏账损失，因此要根据客户的财务状况正确估计应收账款的坏账风险，建立坏账准备金制度及坏账损失审批核销制度。根据企业的具体情况选择恰当的会计政策处理已形成的坏账损失。注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时，所有收回的债权资金及抵债物资一律进财务账，不得私自截留，挪作他用。
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