文件、档案全程管理的理论依据

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　　今年3月，笔者在深圳市档案局工作的同学来电告知，他们将筹备主办有关“文件、档案一体化管理”的国际研讨会，向笔者咨询主题确定和研讨内容事宜。笔者多年来对文件生命周期理论、文件中心、文档一体化管理等问题较为关注，也发表过一些研究成果。笔者确定本文“文件、档案全程管理的理论依据与借鉴经验”的主题，目的是明确文件、档案全程管理的称谓，分析其理论依据，提出可以借鉴的国外相关成功经验，供国内同行参考和思考。
　　
　　从“文件、档案一体化管理”到“文件、档案全程管理”
　　
　　早在20世纪80年代，文件、档案一体化管理成为一个热点问题，我国档案界对其理论必要性和实践模式都展开了研究。基于我国对文件和档案概念的特定理解，文件归档后进入档案室就被冠以“档案”的称谓，因而我国大多把文件、档案一体化管理理解为机关内文书与档案工作的一体化，实现方式也主要局限在机关内部。笔者认为这种理解建立在狭义文件观之上，只看到了机关内文书工作与档案室工作的联系，却没有从整体上把握机关文书工作、档案室工作与档案馆工作的有机联系，不够全面和科学。2002年，笔者依据国内外对文件、档案一体化管理的已有认识，以广义文件观为基础，提出“文件、档案一体化管理”的科学含义是一以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。
　　时至今日，国内外文件、档案管理的实践发展更加深入，电子文件大量产生和应用丰富了理论研究的内容，也推动了档案学理论的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、档案管理实践之中，发展成为档案学理论的新内容。本着与时俱进的指导思想，笔者认为在概念提法上适宜将“文件、档案一体化管理”转变为“文件、档案全程管理”。这种提法并非追求名称上的时髦，而是更能准确、全面地表达文件、档案一体化管理的科学含义，也能更好地适应电子文件管理的现实状况和需求。
　　2008年7月，笔者赴马来西亚参加了主题为“档案、治理与发展：绘制未来社会的蓝图”的第16届国际档案大会。根据笔者理解，大会展示了21世纪全球档案专业发展的新思维――平面延伸与立体交融的兼顾统一。因为“档案、治理与发展”分别与“专业、行政与社会”相对应，表明档案专业触及范围已经平面延伸，拓展空间面临立体交融。一方面，信息时代档案实践领域明显跨越了档案馆室的界限，向前延伸到文件生成和管理阶段。电子文件的产生和应用更加凸显了延伸的必要性。目前，档案专业触及范围向文件管理的平面延伸已没有疑义，并得到国际档案界的大力提倡。另一方面，文件和档案作为社会活动的产物，既是行政管理的工具，又是历史文化传承的手段。当前，社会、政治、经济、科技、文化的迅捷发展为档案专业提供了更广阔的拓展空间，也制造了更复杂的生存环境。档案专业在机遇与挑战并存的社会环境中正在或需要拓展，向行政、业务领域拓展是其中之一，向社会服务拓展也是其中之一。这些拓展都是相对复杂的立体交融，表现出“你中有我、我中有你”的错综联系。笔者之所以论及1 6大的主题特点，目的是简单介绍当前国际档案界的最新态势，表明文件、档案全程管理已经成为国际档案界普遍接受的理念或理论观点。这也正是笔者提出用“文件、档案全程管理”代替“文件、档案一体化管理”提法的理由之一。
　　
　　文件、档案全程管理的理论依据
　　
　　在探讨文件、档案全程管理的理论依据之前，笔者认为有必要揭示其基本含义。基于我国对文件、档案概念的现实理解，文件多指现行文件，档案则包含室藏档案和馆藏档案。文件、档案全程管理的含义简单说来就是对现行文件、室藏档案和馆藏档案整个过程的全面控制和科学管理。全程管理与传统一体化管理的最大不同，就在于涉及范围更加广泛。过去，我国普遍将归档视为文书工作与档案工作的界限，因此传统一体化管理往往是指机关内部文书处理与档案室工作的结合，很少涉及档案馆的参与。文件、档案全程管理则要求在文件从产生到进馆的运动过程中，既加强机关内部文书工作与档案室工作的一体化，也注重档案室与档案馆的业务衔接，使现行文件到馆藏档案的全过程都得到有效控制。换言之，全程管理包括机关文书处理、档案室工作和档案馆工作的有机衔接和结合。
　　笔者认为，文件、档案全程管理的理论依据是档案学的一大支柱理论一文件生命周期理论。乍听之下，似乎有些老调重弹。但深入推敲，文件生命周期理论因为是对文件、档案客观运动过程和规律的科学归纳，其基本内容经历时代的变化和挑战依然具有生命力。我国档案界对文件生命周期理论较为熟悉，研究评价也颇多。笔者无意泛泛介绍该理论的内容，只是在简要归纳其基本点和应用价值的基础上，重点分析它对文件、档案全程管理的理论支撑。
　　笔者对文件生命周期理论做过系统研究，将其基本内容归纳为三点一一文件从形成到销毁或永久保存是一个整体运动过程；文件的整体运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段一不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系④。需要指明的是，文件生命周期理论的立足基点“文件”是个广义概念，是现行文件、室藏档案和馆藏档案的总称。对应我国的现实情况。文件生命周期理论的基本内容是，从现行文件生成到最终进馆是一个整体运动过程，这一过程因为文件价值形态的规律性变化可分为现行文件、室藏档案、馆藏档案若干阶段，它们具有不同特点，各有特定的服务对象、保存场所和管理方式。
　　笔者曾将文件生命周期理论的理论意义和实践价值归结为三点――为文件的全过程管理奠定理论基础。为文件的分阶段管理提供实践指导原则，为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制提供了理论依据。尽管文件生命周期理论源起西方，但它是对文件运动过程和规律的客观揭示和科学抽象。其基本内容具有普适性。结合我国的现实，文件生命周期理论为从现行文件到档案的全程控制提供了科学的指导思想，也为现行文件、室藏档案、馆藏档案的针对性管理奠定了科学基础，还为档案馆室人员参与文书工作提供了科学依据。
　　文件生命周期理论是文件、档案全程管理的理论基础。从现行文件产生到转化为室藏档案、馆藏档案是一个连续发展的完整运动过程，这一整体过程尽管因文件价值形态的变化表现出明显的阶段性特征，但各阶段之间紧密联系。我们必须尊重这种内在联系，对文件、档案的完整运动过程实施全面管理和宏观监控，这样才能使现行文件、室藏档案，馆藏档案都得到有效控制。
　　文件生命周期理论还是档案馆室对

现行文件进行前端控制的理论依据。文件生命周期理论表明，从现行文件到室藏、馆藏档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。它要求必须把从现行文件到室藏、馆藏档案的管理看成是一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点却始终相互关联和前后衔接的整体过程。换言之，不能再将现行文件管理与室藏，馆藏档案管理视为各自独立、互不关联的系统，应当使它们从行政体制、组织制度、管理方式到工作程序都实现真正的交融和统一。只有这样，才能有效实现从现行文件到室藏、馆藏档案的全程管理。文件生命周期理论还表明，现行文件的管理质量直接决定着室藏、馆藏档案管理的成败。它要求档案馆室及其人员必须积极进行现行文件的前端控制。从而确保室藏、馆藏档案的管理质量，避免重复劳动。前端控制思想对于当前的电子文件管理具有特别重要的意义，它不仅是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略，也是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率的有效措施。
　　
　　文件，档案全程管理的国外经验
　　
　　文件、档案全程管理并非停留在理论层面的概念或设想，而是已经付诸实践。不同国家都立足国情，实施富有本国特色的文件、档案全程管理。应当说，欧美发达国家积累了文件、档案全程管理的一定经验，可供我国借鉴。限于篇幅，笔者拟选择最富典型性的美国，在分析其文件、档案全程管理历史溯源的基础上，重点介绍其文件、档案全程管理的领导体制和组织机构的特点和经验，供国内同行参考和思考。
　　需要指明的是，美国对文件、档案概念的理解与我国不尽相同。文件通常在进馆后才被冠以“档案”的称谓，因此其文件、档案全程管理指的是现行文件、半现行文件和馆藏档案的全面控制和管理。在美国。半现行文件通常在文件中心里保管，从文件运动阶段来看，它与我国的室藏档案大致相同。
　　美国是世界上开创文件、档案全程管理的国家，因为它最早萌生了文件管理思想，使之上升为一种专门管理活动，并成为档案实践和档案学研究的组成部分。美国之所以出现文件管理，主要是迫于文件数量急剧膨胀的现实。1934年成立的国家档案馆一开始就面临文件数量剧增的巨大压力，几乎达到难以承受的地步。这迫使美国档案界思考缓解档案馆压力的措施，由此萌发了文件管理思想。即要求对馆藏档案的源头――机关产生的现行文件进行有效管理和控制。1941年，国家档案馆率先设立“文件管理项目”，用以监督指导各政府机关现行文件的立卷、归档和移交工作。1946年，联邦政府颁布9784号行政命令规定所有政府机关必须实施文件管理项目，由国家档案馆行使指导文件管理的职权。到1950年，文件管理由于《联邦文件管理法》的颁布而成为具有法律保障的专门管理活动。从此，美国开启了文件、档案全程管理的新纪元。
　　美国文件、档案全程管理的领导体制富有鲜明特点，表现为联邦政府实行文件、档案统一管理的体制。并建立了文件、档案全程管理的领导中心――国家档案与文件署。它负责对联邦档案系统的各组成部分――国家档案馆、联邦文件中心、总统图书馆等实施控制和管理，并负责对联邦机构的现行文件管理进行监督和指导。国家档案与文件署署长由总统任命并直接对总统负责，《联邦文件管理法》、《联邦档案法》也为国家档案与文件署的权限提供法律支撑。这样一来，联邦机构的现行文件、联邦文件中心保存的半现行文件以及国家档案馆的馆藏档案在国家档案与文件署的统一领导下得以实现全程管理，并享有行政和法律的双重保障。尽管由于美国实行联邦制，联邦政府与各州分权自治，无权强制各州接受联邦政府文件、档案统一管理的领导体制，但国家档案与文件署的成功运行和良好效果导致各州大多效仿联邦政府的领导体制，广泛实行文件、档案的全程管理。
　　美国文件、档案全程管理的组织机构也富有鲜明特点，表现为联邦政府集中设置的联邦文件中心和国家档案馆在国家档案与文件署的统一领导下，实现有机衔接。美国联邦档案系统的现状是，机构的现行文件通常未设专门管理机构，半现行文件由15个联邦文件中心统一保管，档案则由国家档案馆(包含2个总馆和12个地区分馆)统一保管。众所周知，起源于美国的文件中心是一种经济、有效的文件管理机构，它之所以风靡全球，主要因为它富于规模效益，可以减少机关保管文件的成本和负担；更重要的是，它符合文件的运动规律，可以充当机关与档案馆的有效“中转站”。美国的特色在于，联邦文件中心不是机关的附属机构，而是具有独立性的机构。它和国家档案馆都是联邦档案系统的组成部分，接受国家档案与文件署的统一领导。可见在联邦政府内，文件、档案全程管理的组织机构主要由联邦文件中心和国家档案馆承担。由于国家档案馆的进馆比例十分严格，一般控制为3％，因此联邦文件中心成为文件、档案全程管理的主要机构。实践证明它很好地担负起了有机衔接的功能，集中表现在其两项业务活动――接收和处置均能做到前后衔接，兼顾统一。比如在接收时，文件中心会派专人前往机关，协助完成文件移交工作。中心的工作人员遵照档案部门制定的规范，检查文件是否符合各项标准，确保接收质量。再如在处置时，文件中心首先致信机关，开列处置清单征求意见，其次致信国家档案馆，要求馆长提出审批意见，当征得机关与档案馆同意后，才实施具体处置――销毁或移交到档案馆。可见，文件中心通过把关“入口”与“出口”，有效地开展文件、档案的全程管理。

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