浅谈提高婚前医学检查档案管理科学化水平的思路
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【摘要】婚前医学检查是对准备结婚的男女双方可能患影响结婚和生育的疾病进行医学检查，目的是保障母亲和婴儿健康，提高出生人口素质。文章以正镶白旗妇幼保健计划生育服务中心为例，梳理出了婚前医学检查证明档案的归档范围、基本文件材料和其他文件材料;并且详细论述了婚前医学检查证明檔案的整理原则和整理婚前医学检查证明档案时应当遵循的10个步骤。
【关键词】婚前医学检查 证明档案 归档范围 整理方法
在婚前医学检查工作中，档案管理不仅是一个重要的构成部分，同时也是做好其整体管理工作必不可少的一个环节。
一、婚前医学检查证明档案的归档范围
就正镶白旗妇幼保健计划生育服务中心而言，婚前医学检查证明档案的归档范围主要包括两个方面：一是基本文件材料，包括相关机构颁发的《婚前医学检查证明》存根、《婚前医学检查证明》申领表;二是其他文件材料，包括未按时申领《婚前医学检查证明》情况说明、民政局出具的证明、派出所出具的证明材料，以及其他应当保存的相关文件材料及《婚前医学检查证明》签发登记本。具体来说，婚前医学检查证明文件材料又分为首次签发、换发、补发三种情况。首次签发的应有《婚前医学检查证明》存根、《婚前医学检查证明》申领表;换领的应有《婚前医学检查证明》存根、《婚前医学检查证明》申领表及原《婚前医学检查证明》等相关材料;补领的应有《婚前医学检查证明》存根、《婚前医学检查证明》申领表、补领《婚前医学检查证明》书面情况说明等相关材料。
二、婚前医学检查证明档案的整理方法
（一）婚前医学检查证明档案的整理原则？
就正镶白旗妇幼保健计划生育服务中心而言，我们在整理婚前医学检查证明档案时遵循以下三大原则：一是以各签发《婚前医学检查证明》相关机构（即各级医院、卫生院）为档案的独立的立档、立卷单位原则;二是以一对准夫妻为对象作为一件进行整理原则;三是按照《婚前医学检查证明》编号顺序排列文件原则。
（二）婚前医学检查证明档案的整理步骤
就正镶白旗妇幼保健计划生育服务中心而言，我们在整理婚前医学检查证明档案时遵循以下10个步骤：
（1）组卷。一般按照100个编号（100个新婚对象）的文件材料组成一卷。按照《婚前医学检查证明》编号顺序排列文件。
（2）编制案卷页码。对排列好的卷内文件材料用阿拉伯数字编写页号。
（3）编制卷内文件目录。以一个新生儿为对象作为一件进行编制卷内目录的一个条目，《婚前医学检查证明》申领表为正面，把《婚前医学检查证明》存根、有效身份证件复印件粘贴于《婚前医学检查证明》申领表正面的指定区域处或反面，其他材料附于后面;填写卷内文件目录，卷内文件目录要置于卷内文件首页之前。①序号：填写卷内文件材料排列的顺序编号;②婚前医学检查证明编号：填写婚前医学检查证明存根编号;③责任者：填写立档单位名称;④新婚夫妇：填写新婚人姓名;⑤妻子：填写新婚女性姓名;⑥丈夫：填写新婚男性姓名;⑦婚检日期：填写婚前检查日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2018年5月7日标注为“20180507”;⑧发证日期：填写婚前医学检查证明发放日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日;⑨页号：填写每件文件首页所对应的页号，最后一件文件填写该件起止页号;⑩备注：对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注，换、补发婚前医学检查证明的情况在备注栏内注明“换发”或“补发”，废证在备注栏内注明何时作废。
（4）填写卷内备考表。卷内备考表表中项目具体填写要求是：①本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;立卷后发生上述情况的，相关人员应当填写说明并签名、标注时间;②立卷人：由本案卷的整理者签名;③检查人：由本案卷质量审核者签名;④立卷时间：填写本案卷的立卷完成日期。卷内备考表置于卷末。
（5）案卷装订。案卷按照“案卷封面——卷内目录——文件材料——卷内备考表——封底”的顺序装订，装订卷时要先去掉文件材料上的金属物，然后装订成卷。
（6）填写案卷封面和案卷号。案卷封面表中项目具体填写要求是：①全宗名称：填写立档单位的全称或者通用简称，全宗名称可以直接印在封面上;②填写该案卷婚前医学检查证明起止编号;③废证编号：填写该案卷中各废证编号;④起止日期：填写该案卷婚前医学检查证明发放的起止日期，中间以“～”连接;⑤件数、页数：填写该案卷立卷完成时卷内文件的总件数和总页数，立卷后发生变化的在“卷内备考表”中说明;⑥废证页码：填写该案卷中废证页码;⑦全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码;⑧类别号：填写婚前医学检查证明档案类别标识及婚前医学检查证明档案所属年度;⑨案卷号：填写案卷的顺序编号，案卷排列从每年1月1日开始，按照婚前医学检查证明编号每100个编号的文件材料组成一卷，案卷号从1卷开始，依次排卷。
（7）编制案卷目录。编制婚前医学检查证明档案案卷目录，婚前医学检查证明档案案卷目录，表中项目按照整理完毕的案卷相应项目填写。
（8）装订案卷目录。按照把一年的案卷目录排在前面，把每年的卷内目录按照婚前医学检查证明编号顺序依次排在后面。
（9）编制档号。婚前医学检查证明档案档号的编制方法如下：①档号的结构为“全宗号一类别号一案卷号一婚前医学检查证明编号”;②全宗号为立档单位标识，由档案馆确立;③类别号由婚前医学检查证明档案的类别标识、婚前医学检查证明档案所属年度构成，并列成分之间用“？”分开;④案卷号为同一全宗、类别的婚前医学检查证明档案的案卷流水号，从1开始编制;⑤婚前医学检查证明编号既作为文件自身内容和属性的体现，在档号中也代替文件顺序号形式存在。
（10）装盒。把装订好成卷的档案按档号顺序将其装入档案盒，并准确填写档案盒正面和盒脊各个项目。装盒时要根据案卷厚度也可将若干连续的案卷装入同一档案盒进行保管。
档案盒正面，表中项目具体填写要求是：“全宗名称”填写立档单位的全称或者通用简称，也可以直接印在封面上。
档案盒盒脊，表中项目具体填写要求是：①全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码;②类别号：填写婚前医学检查证明档案类别标识及婚前医学检查证明档案所属年度;③案卷号：填写本盒内的婚前医学检查证明档案起止案卷;④起止编号：填写本盒内婚前医学检查证明的起止编号。
总之，婚前医学检查档案管理为婚检对象提供温馨的就诊支持，一对一服务，注意保护就诊者的隐私，消除不必要的顾虑。档案管理人员要加强业务学习，不断提高业务水平，保证档案管理质量，因此具有重要的意义。
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