基于EXCEL高校收费凭证导入模板设计的探讨
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摘 要：高校一般性收费和零星收入涉及的类型复杂、部门众多、数据量大，财务核算时容易在数据信息上混淆出错，不便于后期的对账工作，更不利于学校的财务管理。为此，基于天大天财5.0财务系统，运用EXCEL设计了高校收费核算凭证模板，可有效提高收费核算的工作效率和数据的准确度。
关键词：收费核算;零星收入;EXCEL;凭证导入模板;凭证录入
中图分类号：F231 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2019）14-0164-03
前言
随着高等教育的不断发展和管理体制改革的深化，高校招生规模不断扩大、收入来源渠道增多，收费类型也更加复杂。以学费收入为主的高校收费是高校办学经费的主要来源，准确反映高校各类收费情况的财务核算是加强高校财务管理、完善高校内部控制制度、促进学校教育事业健康发展的基本要求。针对高校收费核算数据繁杂易错的特点，在收费统计管理的基础上，结合天大天财5.0财务系统，运用EXCEL设计凭证导入模板的方法，可以轻松高效地完成收费核算，提高收费核算的准确度。
一、凭证导入模板的设计思路
高校的收费对象主要有各学院的本科生、研究生、留学生、成人继续教育生等;收费项目主要有学费、住宿费、保险费、教材费、双学位学费、重修费、军训服装费、各类报名考试费、培训费等。除了一般性收费外，还有涉及各个部门的零星收入，如国有资产出租出借收入、出售实验动物收入、版面费收入、查新费收入等。高校收费和零星收入涉及的类型复杂、部门众多、数据量大，财务核算时容易在摘要、核算科目代码、辅助代码、部门码、金额等方面的数据信息上混淆出错，不便于后期的对账工作，也不利于准确上缴财政专户。
为解决凭证录入信息量大、内容重复易错等问题，利用EXCEL设计凭证导入模板，在导入模板中录入收费项目的金额，可生成规范格式的摘要、对应的会计科目、部门码、辅助代码、金额等分录内容，将生成的分录模板导入天大天财系统即可完成核算凭证。
二、凭证导入模板的设计
（一）統计数据的准备
1.规范收费统计表的内容和格式。收费统计表应包含收费日期、序号、收费项目、科目代码、辅助代码、部门码、收据号、金额等内容。其中各项收费项目对应相关的会计科目代码、辅助代码、部门码等。收费统计表内容和格式的规范为凭证导入模板设计提供格式基础。收费科室清算当天收费情况并在统计表中分项填报，便于财务会计分项审核和核算。
2.分员分类统计。收费科室根据人员分工不同，收费人员在统计表中列示分管收费项目清单，补充收费人员信息、统计表编号、收费金额等内容。分员分类统计给对账工作划了分工和范围，方便日后查询对账。
（二）建立关联关系和设置公式
1.根据财务系统凭证导入格式要求确定模板格式。导出财务系统收费类凭证模板，转换成EXCEL格式，确定与凭证的年份、月份、日期、附件张数、凭证类型、序号、摘要、会计科目、部门码、借贷方金额、辅助代码等内容相应的单元格位置，整理出导入模板框架并调整成便于编辑使用的格式，作为凭证导入模板表。
2.以收费统计空表作为数据关联对接表，在收费统计空表对应加入凭证导入模板相关信息列，并设置公式，如表1所示。
（1）在凭证导入模板“摘要”列运用“&”符号及IF公式设置摘要内容包含XXX（收费员）统计单号、收（退）费项目等，当收费统计表的金额为正数时摘要收费，金额为负数时则摘要退费。
（2）凭证导入模板“会计科目”列设置等于收费统计表的“科目代码”列。
（3）凭证导入模板“部门码”列设置等于收费统计表的“部门码”列内容，该处如果采用“=”直接等于收费统计表的单元格，会出现收费统计表的单元格为空时，凭证录入模板“部门码”列单元格则为0，0值是不符合凭证导入格式要求的。因此，运用IF公式使收费统计表的“部门码”为空时，凭证录入模板“部门码”列单元格也为空。
（4）凭证导入模板“贷方金额”列设置等于收费统计表的“金额”列金额，运用IF公式，使收费统计表的“金额”为空时，凭证录入模板“贷方金额”也为空。
（5）凭证导入模板“辅助代码”列设置等于收费统计表的“辅助代码”列，运用IF公式，使收费统计表的“辅助代码”列为空时，凭证录入模板“辅助代码”列也为空。
（6）收款资金银行进账情况的处理，在凭证导入模板“摘要”列运用“&”符号及IF公式设置摘要内容包含日期、XXX（收费员）统计单号、收（退）费情况。“会计科目”列设置等于收费统计表的银行科目代码。“借方金额”和“贷方金额”列分别运用IF公式使统计表银行进（退）账金额为正数时，金额在“借方金额”反映，同时“贷方金额”为空;银行进（退）账金额为负数时，金额则在“贷方金额”反映，同时“借方金额”为空。
设置好数据关联对接表的关联关系和公式后，日常使用时，只需在收费统计表录入单号、日期、收费项目金额以及实际进（退）账金额，凭证导入模板相关内容即同步生成（如表1中序号4、5、7、8行所示）。
3.将在对接表中生成凭证导入模板的内容复制粘贴到内容完整的模板表，补充年份、月份、日期、附件张数、凭证类型等信息，该类信息内容一旦设定可作为固定信息不再修改或稍作微调。
4.将完整的凭证导入模板表转存为TXT格式，即可导入财务系统并生成核算凭证。
（三）凭证导入模板设计的延伸
高校的零星收入，如国有资产出租出借收入、出售实验动物收入、版面费收入、查新费收入等，部分收入开具了发票，除了一般性收费核算，还涉及增值税、城建税、教育费附加等税务的核算，其中城建税、教育费附加的金额是根据增值税金额按一定比例计算提取的，所以处理起来比较烦琐。为解决该类收入核算问题，可在收费类凭证导入模板的基础上修改并加入“零星收入统计对接表”，设置关联关系及计算公式，根据收入金额分别计算增值税、城建税、教育费附加的金额，并关联收入项目和税务的会计科目，生成零星收入凭证导入模板。 依此类推，该模板的设计思路可延伸应用到其他日常财务业务，如频繁发生的科研项目款收入、每月复杂的工资计提发放等凭证录入。
三、凭证导入模板的应用效果
通过凭证导入模板的应用，在处理业务时只需输入单号、金额即可完成凭证录入，省去很多关于摘要、科目代码、部门码、辅助代码等容易出错信息的重复录入，将主要精力转向关注收费项目、金额、进（退）费账户、退款手续办理等更为重要的审核内容，大大降低业务核算的差錯率，提高了工作效率。
通过导入模板生成的凭证，有数据准确性高、摘要具一定的规律性、账务清晰等优点，利于账务查询，给对账工作带来更多便利，使科室间的对账工作变得更加严谨且轻松。
结语
凭证导入模板设计和公式设置的过程虽略显复杂，但“磨刀不误砍柴工”，好工具的细心准备为日常工作节省了更多时间。凭证导入模板的设计理念延伸到更多类似的业务处理，触类旁通，使高校财务人员从更多重复繁杂的工作中解放脑力和体力，关注更为重要的信息内容，大大提高了工作效率和数据的准确性，为加强高校财务管理、加强内部控制以及领导决策做好数据准备。
参考文献：
[1] 黄焕敏.论高校收费票据管理存在的问题及其对策[J].遵义师范学院学报，2013，15（5）：88-90.
[2] 杨敏.加强高校收费管理完善内部控制制度[J].商业经济，2010，（16）：62-63.
Abstract：The types of general fees and sporadic income in colleges and universities are complex.With a large number of departments and large amount of data，it is easy to confuse and make mistakes in data information in financial accounting，which is not convenient for the later reconciliation work，and is not conducive to the financial management of the school.Therefore，based on Tianda Tianchai 5.0 financial system，the voucher template of charge accounting in colleges and universities is designed by using EXCEL，which can effectively improve the working efficiency and data accuracy of charge accounting.
Key words：charge accounting;sporadic income;EXCEL;voucher import template;voucher input
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