高校档案信息化管理安全策略探讨

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　　【摘要】如今高校事业蓬勃发展，高校的档案信息数量变得更多，内容变得更繁杂，这也就引起了存在于档案资料收集、处理和使用的过程中的诸多问题。在这样的状态下，各个高校都将目光转向了信息化技术，着手使得档案管理从传统的管理模式转型至档案信息化管理模式。而当我们在享受档案信息化管理模式的优势时，我们也要认识到目前的档案信息化管理存在着各种各样的安全问题，由此就需要对高校信息化管理进行探讨和探究，从而提出一些相应的策略，以期有效地提高高校档案信息化管理工作的成效。
　　【关键词】高校档案  信息化管理  安全策略
　　我国教育事业发展至今，各个高校的结构已经细分得十分复杂，而且还有继续细分的趋势，也是由此导致了高校的档案管理工作越来越复杂。而在高校的日常运行中，档案管理工作的成效直接影响着高校的安全体系，也影响着其他各系高校的日常工作。而目前而言，我国有一部分高校已经走在信息化档案的道路上，但这一路上的却也存在着许多的安全问题，由此有必要对高校档案信息化存在的安全问题进行分析，从而提出相应的解决策略。
　　一、高校档案信息化管理的安全问题
　　（一）档案信息化的建设不够完善。
　　传统的高校档案管理方式涉及面较低，相对来说对于人力物力的要求不高。而高校的新型档案管理方式所需要的人、物资源便比较多，不仅仅要为这一管理方式配备相应的设备和技术人员，还要将过去的高校档案数字化。而且在档案信息化的过程中，一旦哪个环节出现纰漏，都会直接导致高校档案不够准确乃至不够完整，使得高校的档案信息的使用价值受到损坏或者失去其使用价值，还会给使用档案的相关工作人员的工作造成不必要的麻烦，对于高校档案信息化工作产生了巨大的负面影响。就目前的情况来看，许多高校未能提供合适的设备以及相关的人才来支持档案的信息化，导致档案信息化的过程十分缓慢，存在着许多纸质档案还未被及时的信息化，从而导致了档案的长时间散乱分布，也使得相关工作人员在查询档案时多了许多不必要的麻烦，难以享受高校档案信息化所带来的好处。
　　（二）档案信息化内容的保存困难
　　在高校对已存在的档案进行信息化的过程中，需要将保存下来的纸质档案资料都使用计算机等工作进行进一步地数字化处理，并且利用电脑硬盘或者光盘等等的储存信息的工具来进行保存。在使用这些保存工具进行信息的储存的时候，一旦档案的输入出现了偏差，不仅不能保证档案的准确性和完整性，其修改流程更是繁琐，为档案信息化工作的推进造成了许多不必要的麻烦。
　　（三）档案信息化的资料泄露
　　（1）网络入侵。在高校档案信息化的工作过程中，可能会出现被网络入侵的情况。也就是某些黑客因为某些原因运用不合法的手段对高校档案系统进行攻击，从而达到对档案的非法查阅、修改乃至使高校档案系统崩溃的目的。
　　（2）网络病毒。高校的档案信息化系统的安全性受到威胁的一个最主要原因是网络病毒。一般网络病毒依照其攻击性可以将其分为两类，一类是具备攻击性的病毒，这一类病毒会对系统存储存的档案信息进行大规模的破坏，使得大量档案资料错位甚至是变为无规律的代码，从而使其失去了使用的可能性;另一类则是不具备攻击性的病毒，这一类病毒的目的是从档案系统中通过非法途径查阅或修改档案，造成档案信息失真或者泄漏等问题。
　　（3）设备故障。档案信息化系统的组成较为复杂，一般包括电脑、通讯网络设备、扫描仪器以及其他多媒体设备等。这些设备如若不进行合理地保护和维护，将容易因为环境或者是人为等因素出现故障，从而使得档案信息化系统难以继续工作，为高校的档案工作制造困难的同时，也使得高校需要进行额外支出来修复档案信息化系统。
　　二、建立档案信息安全管理系统
　　（一）硬件配置
　　档案信息化工作的物质基础就是硬件，它是档案信息化系统安全性的基石。由此，高校在进行档案信息化工作的时候，需要对高校档案系统的各个方面进行分析，以为档案信息化系统配置技能满足档案信息化需求，也可以保证硬件不对档案系统的安全造成影响的相关硬件。
　　（二）网络配置
　　档案信息化系统受到的大部分攻击都来自网络，由此进行系统的网络配置时，要做好以下两方面的措施。
　　（1）建立档案信息查阅系统。建立网络终端认证系统来审核各种情况下的访问，如若是内网访问，则确认相关身份后便可直接进入;若是外网，则需要形成一套严谨的认证流程，确保档案信息的查阅能够提前接受审核。
　　（2）确保档案信息在网络传输中的安全性。我们还需要对传输过程中档案信息的安全进行考虑，并且重点考虑档案信息的保密工作是否充分。除此之外要对网络环境中存在的例如病毒等的种种隐患了如指掌，在通过网络进行档案的传输之前，档案信息应先被分门别类，尤其是将能被公开的信息以及需要被保密的信息分开传输。
　　（三）软件设置
　　一般情况下，电脑通常自备着防火墙，用与抵抗外来的攻击，由此在电脑的使用过程中，要保证防火墙实时打开，防火墙的存在可以让我们实时知道电脑目前的运行情况。除此之外，还要进一步地在计算机安装上受认可度较高的杀毒软件，例如360安全卫士等，实时保护电脑，进一步提高电脑的防御性能。同时，计算机系统本身也不是毫无漏洞，也就导致了每隔一段时间需要对系统进行一次更新，在系统更新的时候尤其要注意将档案信息化系统和电脑系统分离开，防止系统更新对档案系统造成破坏。
　　三、规范安全程序，加强信息化安全监
　　相关工作人员要对于档案的数字胡化进程有一个清晰明确地把握，还未进行数字化的纸质档案要保存在一个安全保险的地方，以防止传统的纸质资料遗失或者泄漏等情况。在将纸质档案录入至系统的过程中，工作人员也注意档案的安全，以防止损坏和遗失档案，而一旦发现了纸质档案出现损坏等情况，应及时向上级汇报，并依照相应的办法进行处理。
　　四、提高档案工作人员的综合素质
　　高校应对进行档案数字化工作的团队进行进一步地优化，在招聘相关工作人员时，应进行严格地岗前考核和上岗培训，确保上岗的工作人员不存在滥竽充数的情况，除此之外，高校有责任也有义务对相关工作人员进行定期的培训，并且制定严格的规章制度，保证工作人员在遇到意外情况时能把傷害降到最低，以此保证相关工作人员的职业水平能处在一个较高的位置上，进一步提升档案数字化工作的成效。
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