财务共享服务对基础财务工作的影响
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作者:包梅铃
[摘 要]近年来，随着信息技术的快速发展，财务共享服务中心在企业中的运用越来越广泛。在国家的大力推行下，很多集团公司已认识到财务共享带来的积极作用，且已逐步建立财务共享服务中心。财务共享服务中心的上线，对企业的基础财务产生了较大影响。文章针对集团公司在基础财务方面存在的问题进行了探讨，并有针对性地提出了相应对策。
[关键词]集团公司;共享服务;财务工作
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.12.199
1 集团公司在基础财务方面存在的问题
1.1 集团内企业间的财务核算管理水平不一
有些集团公司从未制定统一的核算标准，各分子公司的财务根据各自的经验将业务入账，从而导致各单位的财务处理结果差异较大。如财务处理中存在不按规定设置账簿、科目，同一业务不同核算结果，不同业务同一核算结果;发生的费用未正确入到归属的单位、部门等情况，导致财务核算结果不准确，财务信息失真、可比性差。即使有些集团公司制定了统一的核算制度，但因为没有以信息系统为载体来管理核算工作，而且集团内财务人员的专业能力存在不同，所以也导致财务结果差异较大，从而無法为管理层提供有用的决策信息，无法体现财务的高价值。
1.2 职责不清、审批不规范
很多企业的员工、领导为推脱责任，想方设法找多位领导签字，出了问题找不到责任人;或者不管发生的业务金额为多少，都上签到总经理，使公司处于混乱的秩序中。很多企业即使制定、发布了规章制度、审批程序、审批流程，但实际操作中存在制度形同虚设、职责不清、权责不明的情况。为了规避责任，甚至有相关领导会选择性的审批业务。而传统纸质单据的审批，存在领导出差、单据遗失等问题。这些都将导致审批时间过长，延误工作的正常开展。
“一支笔”的审批方式可以适应企业初创时期，但企业发展到一定规模后，引发的弊端必将阻碍企业的发展。但传统的管理方法，无法避免此类情况的发生。
1.3 内控基础薄弱，财务风险高
国内很多民营企业没有建立严谨的内部控制体系，决策者仍简单、粗放的管理企业，且对财务的认知仍停留在简单记账、付款的初级阶段，认为只要能做平账，能应付外部机构就是好财务。企业决策者对财务的认知不高，导致企业内所有员工对财务不重视，使财务制度形式化。财务无法参与企业的相关决策会议，岗位的设置违背不相容岗位相互分离原则的情况，如同一人既管账又管物等情况不在少数;不按合同或协议约定付款等问题屡禁不止。内部控制的缺失，导致企业容易滋生舞弊的情况，从而使财务风险一直居高不下。
1.4 财务工作效率低下
随着整个社会信息化的推进，基本已没有手工账，但很大部分企业的财务仍处于最基础的会计报销、核算、记账和结账的初级阶段。一线财务人员的绝大部分时间用在整理报销单据;核对报销金额是否准确;在银行系统输入、核对付款信息后进行付款，并根据报销单据与付款凭证，在财务系统中录入会计分录，最后进行记账、结账，出具财务报表;每月15日前报税。财务人员绝大部分的时间都处理这些基础的内容，工作中他们只关注有没有打错款、做账是否错误、税务申报是否遗漏等这些最基础的关键点，没有多余的时间与精力来思考如何提高效率，如何更好地体现财务价值等问题。导致财务工作效率低下，无法给其他部门提供更有用的信息，同时使得财务部门的地位一直处于较低的状态。
2 财务共享服务对基础财务的提高
2.1 财务核算规范化
财务共享系统的推进，对财务核算的作用最直接、最明显。财务共享系统维护人员根据企业的核算标准，在系统后台将报销业务、报销事项与会计分录进行匹配设置。报销人员只要选择正确的事项，完成审批流程后，系统会自动把对应的会计分录推送到记账软件，生成记账凭证。任何人无法在系统前台修改会计科目的设置。利用财务共享服务系统，企业可以执行统一的核算标准，减少了手动记账发生的错误，避免了相同业务不同科目等情况的发生，使集团内部能实行统一的财务核算。
2.2 财务审批流程标准化
通过上线财务共享服务系统可以重新整合资源，梳理现有流程、优化和再造审批流程。在共享平台报销的单据，相关审批会随着系统设置自动流转，实现流程标准化管理，从而达到不越级、不超额、不叠加审批的效果。财务共享服务系统处理的报销单据从提交到归档，都是根据事先制定、配置的节点流转，不存在纸质单据审批时审批人不清、流转部门多的问题。同时报销人员可以随时追查流程的状态、流转到的节点。流程的标准化管理，可以加强集团对下属运营单元的管控，加强内部控制的执行，节省处理单据所需的时间和精力。
2.3 职责清晰，内部控制加强
根据制定的审批制度，系统维护人员在财务共享系统后台设置好各业务的审批节点及审批权限，一旦经办人提交流程，系统会按设置自动流转。即使部门负责人或管理层有变动，系统会按设置的岗位节点自动更新审批人，不影响审批的流转，保证各岗位职责清晰。
在财务共享系统报销的流程，最终都会流转到财务共享服务中心进行审核，企业对财务共享中心的设置一般直属于集团总部，独立于各单位，且流程会随机分派到各财务共享成员，大大降低了串通舞弊等风险。目前很多企业将财务共享系统与银企链接，一旦共享审核完毕，系统会自动将付款信息传递到银行，降低了付错款的可能，减少了人为操作的风险。
2.4 财务效率的提高
通过财务共享系统，经办人可以在电脑端或手机端随时随地提交报销单，领导也可以随时随地的在系统上进行审批，大量节省了单据周转的时间。同时，财务人员不用考虑特殊业务该如何处理的问题，业务会根据设置自动流转，财务人员只需审核业务员是否选错了事项、是否填错了金额等信息。财务共享人员审核单据无误后，系统会自动生成记账凭证，并通过银企直连支付，节约了人工输入付款信息的时间;而且财务共享系统可以与合同、资产管理等平台结合，缩短了查找信息的时间，提高了取得信息的准确率。
在财务共享模式下，原本分散于不同地区、不同实体的业务可以进行集中记账和报告，是一种高效率、节约成本的管理方式。同时，财务共享服务与全面预算管理体系的有效结合，报销人员可以在处理单据时第一时间知道预算情况，从而减少了报销人员判断、核对预算的时间。
2.5 解放财务状态、信息挖掘
财务共享系统可以使集团内单一、重复性的财务工作实现集中核算，将一线财务人员从大量重复、烦琐的基础工作中解放出来，有更多的时间投入到分析、管理等方面的工作，从而提高财务部门的运营效率，实现财务转型，为公司提高财务管控水平提供有力的支持。
通过财务共享流程标准化和规范化处理的数据，采用分析、比较等方法可以获取可靠、有用的信息，从而更好地分析集团各部门、各公司间的经营情况和财务状况，为公司的经营决策提供数据支撑。
3 结论
财务部门作为企业数据的集中地，可以为决策提供大部分数据。好的财务基础工作能为企业财务管理提供高质量的信息，可以帮助管理层作出正确决策，避免决策失误带来的损失。随着经济发展，很多跨国、跨区域、多公司的大型企业要实现转型，财务共享服务的建设实现了数据标准的统一，数据来源、处理的统一，实现了信息全程共享，为企业财务基础工作的建设带来积极作用，推动了业财的融合，使财务信息的收集、处理、分析不再是难题，为企业财务转型带来极大的作用，加速中国企业实现转型。
参考文献：
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[2]赵学梅.新时期加强企业财务基础工作的重要性[J].财会研究，2018（3）：74-75.
[3]何振杰.对加强财务基础工作的思考和分析[J].商业会计，2018（11）：114-115.
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