浅谈企业档案管理工作中的几点体会
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【摘 要】如何在新形势下改革企业档案管理，适应企业现代化管理的需要，更好地服务于企业发展，是现代企业档案管理工作面临的一个现实问题。解放思想，与时俱进，牢固树立服务意识，档案管理工作才能有所突破，才能真正实现档案管理的现代化、科学化、规范化。
【关键词】档案管理；制度；教育；硬件
档案管理是企业管理的重要组成部分，在企业的发展过程中起着重要作用，如何在新形势下改革企业档案管理，适应企业现代化管理的需要，更好地服务于企业发展，是现代企业档案管理工作面临的一个现实问题。在现代企业管理模式下，做好档案管理工作必须要创新工作方法、改进工作方式。解放思想，与时俱进，牢固树立服务意识，档案管理工作才能有所突破，才能真正实现档案管理的现代化、科学化、规范化。
一、用制度规范管理
建立健全档案管理的相关规章制度是做好企业档案管理工作的基础。做好企业档案管理工作必须坚持依法管档的原则，对企业档案进行制度化管理，在企业档案管理工作中，要严格遵守《中华人民共和国档案法》，并在此基础上结合实际情况建立健全档案管理工作的相关规章制度，加强对企业档案管理的收集、整理、存档工作。首先要建立健全归档制度，严格规范形成材料单位的材料报送、归档工作，定期对档案进行系统全面地整理，对缺失或不完善的档案及时通知材料形成单位报送，坚决杜绝档案不完善现象。其次要建立健全档案利用规章制度，严格规范档案利用工作，档案利用一般包括档案的阅览、借用、复制等，通过制度建设，明确档案利用的人员、期限、地点等，确保档案不丢失、不泄密、不损毁。再次要建立健全档案存档制度，明确档案管理员的职责，档案管理员要对档案及时存档，对缺失或不完善的档案及时催促相关单位报送，保存纸质档案的同时建立电子档案目录，方便档案的查询利用。
如果没有强有力地执行，再好的制度也不过是纸上谈兵，所以在建立健全档案管理相关规章制度的同时要强化对制度的执行力建设，定期对档案制度的执行情况进行考核。首先要制定考核标准，根据实际情况明确对档案管理的哪些事项进行考核，标准是什么。其次要组织人员定期对制度执行情况进行认真细致地考核，严格按照标准考核，提出档案管理制度执行中存在的问题。再次对考核结果严格奖罚，鼓励先进、鞭策落后。通过建立健全档案管理相关规章制度和对制度执行情况考核，规范档案管理工作。
二、用教育促进管理
加强对档案管理人员的综合素质培训是做好档案管理工作的前提。首先要加强对档案管理工作者的责任心教育，责任心是一个人对自己、对家庭、对企业乃至对社会应尽的责任和义务的认知态度，它是每个人都应当具备的一项基本素质，是做好任何一项工作所必需的基本条件。责任心是做好企业档案管理工作的前提，档案管理工作者要敢于承担自己的责任，尽职尽责地完成自己的本职工作。责任是一个人的立足之本，一个有责任心的档案管理员才是一个合格的档案管理员。责任心可以改变对待工作的态度，而对待工作的态度，决定一个人的工作成绩，档案管理员在工作中要清醒地认识到自己的责任，履行好自己的职责。加强责任心教育，要求档案管理工作者诚实做人、认真做事，做人有做人的标准，做事有做事的原则，但具体到实际工作中，常常是有制度、有措施，也有违章，究其原因，就是一个态度问题，一个责任感强不强的问题。档案管理工作者要时刻牢记自己的责任，工作中无小事，工作就意味着责任，要怀着热情、带着感情去做，而且要竭尽全力、尽职尽责去做好工作。
在加强对档案管理人员的责任心教育的同时，还要加强对档案管理人员的思想观念、文化素养、基本技能教育。在新形势下，档案管理人员要不断更新观念、与时俱进，增强企业档案管理现代化意识，具体到档案管理工作中，要求档案管理人员认真贯彻落实各级文件精神，勇于探索、敢于创新，增强企业档案管理工作的生机和活力。现代企业管理模式要求档案管理人员具备较高的文化素养，包括文化知识、计算机知识和一定的外语知识。只有具备较高的文化素养，档案管理工作者才能在工作中游刃有余。与此同时，还要加强对档案管理人员的基本技能教育，包括操作技能、管理技能、信息开发技能。通过一系列教育，促进企业档案管理。
三、用硬件提升管理
强化档案管理的硬件设施建设是做好档案管理工作的保障。档案管理的硬件设施建设主要是指档案室的建设。要建立专业档案室，档案室的建设要以“安全、实用、方便”为原则。企业档案室的建设，不论企业规模大小，都必须严格按照国家关于档案室建设的相关规定建设。原则上档案室单独建设，一些单位不具备单独建设的条件，把档案室附设在机关办公楼内，就必须注意一些问题。不是任何一间房间都可以作为档案室来用，要充分考虑到档案管理的安全保密，不宜将库房设在办公楼的最底层，对档案室门窗等应专门加固，以防盗窃。档案室用房要求档案库房、办公室、阅览室分开。
同时档案室要购置专业档案盒、档案柜用以存放档案，要完善档案保管的技术设备，包括去湿机、加湿机、空调、灭火器、装订机、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等。档案室要安排专人负责管理，制定严格的档案室管理制度，严禁无关人员入内。档案室的科学管理是做好现代企业档案管理工作的基本条件。
用制度规范档案管理，用教育促进档案管理，用硬件提升档案管理，创新工作方式、改进工作方法，解放思想，与时俱进，通过一系列举措推进企业档案管理工作，更好地服务于企业发展大局。
作者简介：王保英（1968－），女，河南林州人，河南煤化集团永煤公司鑫龙煤业大众煤矿档案管理员。
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