规范运作认证活动,减少认证机构风险
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摘 要:本文阐述了如何在认证的各个环节中采取有效措施来规范运作认证活动，减少认证机构风险。
关键词:认证 管理体系 审核
认证机构规范和有效的运作的是一个机构的立足之本，也是为获证组织提供优良服务的前提。那么从技术层面看，全程风险管理，对每个主要环节进行规范和有效控制，是降低认证机构风险的唯一措施。
一、认证受理
依据中国认证机构国家认可委员会（CNAS）制定的CNAS-CC01《管理体系认证机构要求》的相关规定，受审核方应提供，如组织的特征、名称、地址、法律义务、以及有关的人力和技术资源,具体而言受审核方应满足如下基本要求：
1.受审核组织认证申请方具有明确的法律地位；如工商营业执照,事业单位法人证书；
2.国家或行业有要求时，受审核方具有规定的资质,其申请认证范围应在法律地位文件和资质规定的范围内；如电线电缆行业的生产许可证，食品行业的卫生许可证和QS认证，建筑装饰装修行业的资质范围，家用电器的3C认证等等；
3. 被受审核方按管理标准建立了文件化的质量体系，现场审核前已正式运行了3个月，至少已实施一次内审和管理评审；
4.受审核方注册地与生产基地分离的，或同样产品/服务有多个现场的，应进行详细说明；
5.认证涉及集团公司和子公司的，应明确法律关系和隶属关系；
6.管理体系覆盖的活动和产品，如设计、生产某类产品，提供某类服务等。
认证机构在受理时如果不顾上述基本要求，超受审核方的资质范围、生产/服务活动的范围，进行认证范围的划定和发证。认证范围过大，如汽车零配件的生产；没有建立和健全营销服务系统的，认证范围中却有某某产品的销售服务；而受审核方本应承担的设计职能却同意删减；受审核方体系运行才几周甚至几天的就进行现场审核；诸如此类，既不符合受审核方的实际情况也让认证机构的公正形象受损。
另外，认证机构的收费本应执行《认证机构公平竞争规范-管理体系认证价格暂行规定》，但某些认证机构或办事处为争夺客户不顾上述规定，大幅降低收费标准，并由此为降低成本而减少现场审核时间，影响了审核的规范性和有效性，提供给受审核方的服务也大打折扣，同时增加了认证的风险。
二、审核组的构成
GC11《质量管理体系认证机构认证业务范围管理实施指南》， 认证机构根据质量管理体系认证的特点，对认证业务范围进行分类管理。对各行各业的分类目前是按照欧共体2002版经济活动统计术语制定的，共39大类，如第1大类，农业渔业， 第28大类是建设业；同对又进行了中类、小类的划分，如28.02.01，是一般建筑物的土建工程。所以认证机构审核管理人员在了解受审核方的产品/服务特点后，就按39大类进行类别划分，当受审核方有较多服务/产品时，会涉及较多专业小类。
同时，CNAS-CC01《管理体系认证机构要求》、CNAS-CC12《质量管理体系认证机构通用要求应用指南》、GB/T19011-2003《质量和(或)环境管理体系审核指南》规定：当针对某一具体审核任务指派审核组时，认证机构应确保对每一审核任务具有适宜的技能以及相应的要求。也就是说，审核时要有专业审核员。通常专业审核员负责产品/服务实现过程，如产品/服务的策划、产品/服务的开发和设计、生产/服务的提供、产品/服务的监视和测量等过程的审核。故认证机构在组成审核组时，必须有相应的专业审核员。按AG11的要求，专业审核员应有相应学历和相应工作/专业经历的要求，而审核员的专业能力是审核有效性的基础，也是为受审核方提供良好服务的前提，是构成审核组的前提。
目前，某些认证机构或办事处为弥补专业能力不足无法实施审核的窘境，往往降低专业审核员评价要求，或为审核员编造工作/专业经历，更有甚者，冒名顶替专业审核员，或实习审核员代替专业审核员，使得审核的规范性和有效性受到严重玷污。
三、审核人日数的确定
审核除文件审查外，更重要的是对受审核方现场管理体系运行的检查，这就需要一定的人员和时间。 CNAS-CC12《质量管理体系认证机构通用要求应用指南》中规定了初次审核的时间，如受审核方人员数量在86-125人之间的，需总共7人日，现场审核时间约为6人日。通俗地讲，即3个审核员应现场审核2天。另外可根据过程的复杂程度，产品的多少，现场的多少，可增加或适当减少，涉及多体系审核的人日数会更多。
目前存在两方面的问题，一是受审核方由于种种原因在递交申请材料时人数少报，现场少报，有时相差几倍甚至十几倍；二是部分认证机构或办事处审核员资源严重不足，忙于赶场，审核有效时间大为缩短，审核计划二天，而实际执行为一天。审核过程是需要与受审核方深入的沟通、仔细的观察、以及悉心的指导，如果审核时间缩水，将直接导致审核的规范性和有效性的下降，加大认证机构的风险。
四、现场审核的实施
实施审核的主要依据是GB/T19011-2003《质量和(或)环境管理体系审核指南》，主要涉及审核启动、文件评审、现场审核的准备、实施现场审核等活动，一次有效的、风险小的审核至少应体现在以下几方面：
1.与受审核方各层面员工有较深的沟通，尤其是领导层，应了解其运作模式，灌输管理的理念；通过审核使受审核方对标准及相关知识有更深的了解；
2.要善于发现受审核方原管理体系中好的方面，要充分发现并指出原有和现有管理体系融合时存在的问题；
3.管理体系需要一定的文件，通过审核应让受审核方充分认识到文件应符合自身组织结构、员工素质、产品/服务的特点，文件编制应简单易懂，操作性好；
4. 应充分关注受审核方关键生产/服务过程的人、机、料、法、环的策划是否合理，过程识别是否完整，控制方法是否合理有效，现场实施状况如何；
5.通过审核能不断稳定和提高产品/服务的质量，提高顾客满意程度；
6.审核组在发现、指出存在问题的同时应适度提出改进的建议和措施。
另外，就受审核方而言，审核本身是一次向审核人员学习、提高自身管理水平的机会，在审核过程中应充分反映和暴露存在的不足，以发现问题获取改进的机会。
参考文献
[1] CNAS-CC01：《管理体系认证机构要求》.
[2] CNAS-GC11：《质量管理体系认证机构认证业务范围管理实施指南》.
[3] CNAS-CC12：《质量管理体系认证机构通用要求应用指南》.
[4] GB/T19011-2003：《质量和(或)环境管理体系审核指南》.
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