高校校办企业档案管理存在的问题及对策
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作者: 张其林
摘要：高校校办企业档案是校办企业进行技术开发、科学实验、生产经营、政治生活的真实记录，是高校的宝贵历史财富和文化财富，对指导、推进企业今后的发展起着重要的作用。但有相当部分校办企业，在不断推进校企改革的同时，对档案管理认识不足、缺乏管理经验，忽视了档案工作的重要性，出现了一系列问题。高度重视和建立规范档案工作，采取有效措施提高档案人员素质，对提升校办企业整体管理水平、规避市场风险、保证校办企业健康发展都具有重要意义。
关键词：高校校办企业；档案管理；问题及对策
中图分类号：G279.20 文献标志码：Ａ文章编号：１６７３－２９１Ｘ（２０11）17－０204－02
在市场经济条件下，高校校办企业也伴随着社会的需要与发展不断地发展壮大起来。高校校办企业不同于社会的一般企业，有其自身独有的特点。它是高等教育的重要组成部分，是大学生专业实习的重要基地，是高校科研人员进行科学研究的中试基地和成果转化基地，对于发展高科技、实现产业化具有重要意义。随着校办企业的飞速发展，作为记录和承载校办企业历史沿革的档案，在校办企业发展过程中发挥着越来越重要的作用。因此，高校校办企业档案管理问题不容忽视。
一、高校校办企业档案管理存在的问题
当前，高校校办企业档案工作的基础依然薄弱，整体水平发展还很不平衡，影响和制约校办企业档案工作发展的矛盾和问题仍很突出，企业档案工作倍受冷落，传统档案管理模式难以为继。主要表现如下。
（一）认识淡薄，领导不够重视
相对于社会企业，校办企业的档案工作受法律约束和行政监督较少。学校一级设有专门的档案管理部门，而校办企业档案则处于附属地位，不受重视。许多高校校办企业领导对档案部门在企业中的地位认识不足，错误地认为档案工作只是一种资料整理工作，不能为企业带来直接的效益，纯粹是只投入不产出的赔本买卖，看做可有可无，因此，本能地排斥档案工作，没有建档的自觉性和动力。许多校办企业档案工作基础比较薄弱，几乎不设档案管理岗位，没有档案库房，档案无人管理，更未建立档案管理制度，档案即使有人兼管，也只是形式上而已。
（二）档案信息化滞后，档案利用率低
校办企业中小企业较多，有些企业在新形势下对档案信息化建设的重要性缺乏应有和足够的认识，对档案自动化、网络化的必要性、紧迫性感受不深、热情不高，有关领导没有把开发利用档案信息资源的工作提升到应有的高度，在开发企业档案信息资源上的深度不够、力度不大、速度不快，致使许多有实用价值的档案信息被埋藏起来，利用率不高，成为无人问津的“静物”，造成档案信息资源的极大浪费。部分企业档案部门虽然建立了局域网，但大多处于单机归档阶段，联网归档检索不成熟；数据库类型单一、规模小、功能少、标准化程度低、数据不完整，离档案信息的计算机管理和远程联网查询、利用相差甚远。这种状况影响了档案的有效开发利用，不利于企业更快更好发展。
（三）校办企业改制给档案管理带来新的问题
在不断深入改革开放的影响下，为保证高校校办企业能够对市场竞争尽快适应，校办企业体制改革正在如火如荼地进行， 管理体制的变化给档案管理带来了新的问题。
1.档案管理机构极不稳定，职能弱化成摆设
一些校办企业在改革和重组过程中，一些旧的机构在合并、裁撤后消失，与此同时，许多新的机构在市场的要求下建立产生。在原有管理机构被裁撤的影响下，造成了档案归口工作的困难。也就是说，一些档案不能及时被其应该所属的管理部门所接纳，而一些新成立的部门却找不到应该归属于自己管理的档案。另外，档案管理职能被弱化，个别企业的档案工作机构被设置到三四级机构中，对企业信息的集中管理和统筹运用的能力以及对所属企业档案工作的监督和指导力度都明显减弱；有的企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值，照猫画虎地建立了档案机构，充实了专职人员，结果却往往走形变样，档案工作并没有制度化，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰。
2.人员的频繁流动给档案管理带来困难
在原来计划经济体制下的校办企业，机构臃肿、人员闲置等问题广泛地存在。在改革的过程中，闲置人员被大量裁减掉，专业技术人才被引入进来。但是，在市场经济下，人员的自由流动在为企业发展提供动力的同时也会出现一些问题：一是与人员流动的速度相比，培训的频率还很慢，从而使档案培训工作的压力不断被加大；二是数个岗位压负在一个档案人员的肩上，分散了档案管理人员的精力，从而导致归档的及时性下降，档案管理工作受到影响；三是企业兼并重组改制活动较多，档案人员更换频繁，企业内部档案管理混乱，企业档案容易散失或形成监管真空。
3.人才流失严重
相对校办企业其他部门来说，档案工作人员薪酬较低，且流动频繁，在企业的地位较低。每当企业进行体制改革时，档案机构与人员往往成为首当其冲的牺牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部门，档案工作者往往感到人微言轻、回天乏力， 时常处于濒临下岗的焦虑之中。一些具有中高级专业技术职称的档案人员也不能享受相应职称待遇，严重挫伤了他们的职业自豪感和工作积极性，致使他们被迫跳槽或另觅高枝，导致企业档案管理缺乏稳定性和规范化，企业档案管理水平的迅速下降。另外，有的企业虽然配备了档案人员，却是属于兼职性质，且大多不具备档案方面的专业知识，缺乏足够的支配权和资源，无稳定性可言。
二、高校校办企业档案管理对策
针对存在的这些问题，我们要积极采取应对措施，弥补漏洞，完善管理制度。
（一）加强领导认知，提高企业档案工作地位
要搞好档案工作，领导的重视程度起主要作用。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能顺利开展。一是要加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用各种媒体、舆论及培训形式，加大档案工作的宣传力度，最大限度地让企业领导了解和认识档案工作，转变企业领导不重视档案的现状，使其把档案工作纳入重要议事日程，使档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，在企业发展规划中占据一定的位置。二是要努力做好服务，及时为领导提供信息，使档案工作在领导决策中发挥作用，从而更好地为单位的发展服务。
（二）创新理念，提高档案的经济价值
在档案利用上树立“服务创造价值”的观念。要用各种方法，充分开发利用档案信息资源，千方百计、积极主动地为企业创造价值和效益，将档案资源转变为企业的现实生产力和现实财富。在新形势下，企业档案产生的范围和类型越来越广，商务合同、基建图纸、法律凭证、信用档案、会计档案等大量积累归档，档案部门要善于运用这些档案的凭证作用，为企业争取合法的经济利益。同时，还要充分挖掘企业档案的参考研究价值。企业档案是一笔巨大的财富，校办企业要充分利用其历史凭证作用和参考研究作用为企业创造经济效益，效益的显现给企业档案提供了生存空间，为可持续发展提供了动力。档案如果常年沉睡在库，就会成为企业的负担和包袱。
（三）加强校办企业档案队伍建设
档案工作连续性强，需用较长时间才能适应。因此，必须保持档案管理队伍的稳定。要注意引进有专业知识和专业技能的人才充实档案队伍，还要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习考核。对有突出贡献的人员要适当给予奖励，力争留住人才，让其更能全面履行其职能，发挥更大的作用。另外，档案管理工作专业性强，不能作为其他工作的兼职来完成，应设专业岗位对档案进行管理。
（四）加强制度建设，防止档案遗失
要建立健全与校办企业体制相适应的档案管理体系，认真贯彻实施《档案法》，并将档案工作纳入校办企业的经营机制，将档案管理的规章制度纳入厂规厂法；档案行政管理部门要及时介入企业的档案交接工作中，对其进行监督和指导，并宣传档案法律法规的有关规定，使企业领导能够认识到档案工作违法行为的严重性，促使企业完善档案交接制度，严格交接手续。对因交接不力，造成档案损失的，要追究有关人员的责任。
（五）加强档案管理信息化建设
作为国家文献信息事业的重要组成部分，档案事业的信息化也在不断发展，正由传统的档案管理体制转变为以全方位的档案信息管理、档案信息开发和档案信息服务为特征的新体制转变。企业档案，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，是企业的基础性信息资源。随着计算机被广泛运用，电子文件普及，企业对档案信息使用量越来越大，对获取信息便捷性的要求也越来越高，因此必须加快档案信息化建设。而校办企业不同于社会一般企业，它紧密依托学校的人才优势、学科优势，坚持产学研结合、坚持技术创新，以高新技术成果转化和产业化为支撑点兴办高新技术企业，有便于信息化的优势。只有做好档案信息化问题，才能在校办企业内部乃至整个学校充分实现资源共享，为校办企业生产及学校发展提供更加快速、高效、便捷的服务，增强企业在市场中的实力和竞争力。
总之，校办企业档案管理作为企业科技发展的催化剂，是企业经济效益和社会效益的表现形式，也是企业走向成功的金桥，特别是在校办企业改制、发展的今天，不断探索校办企业档案管理的新模式，坚持与时俱进，注重服务，才能发挥企业档案的实际效能，为企业领导提供准确信息和决策依据，为校办企业的腾飞提供强有力的保障。
参考文献：
[1] 张莉，郝幸田.我国企业档案管理现状及创新[J].企业文明，2010，（7）.
[2] 李萍.档案信息化管理的重要性[J].广东科技，2007，（1）.
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