论高校科研经费的联合管理
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作者: 刘艳玲
摘 要:高校科研经费管理是一个系统工程,它不仅仅是财务管理部门的工作。要搞好科研经费的管理,应该实行财务部门、科研部门、国有资产管理部门、后勤部门及学院进行联合管理方法。针对高校科研管理的特点,在分析科研经费管理工作的现状和问题的基础上,对高校科研经费管各部门联合管理方法进行探讨。
关键词:高校;科研项目;经费管理
中图分类号:G647文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)24-0247-04
引言
近年来,随着高等教育事业的蓬勃发展,高校承担的科研项目和筹措的科研经费均呈现大幅增长趋势,科研经费总额占学校总收入中的比重不断上升,科研经费已成为学校重要的资金来源之一。各高校在科研经费的管理过程中,不断加强经费的管理和合理使用,保证了科研项目的顺利实施。但也存在着少数高校对科研经费管理重视不够,制度不够健全,执行不规范,致使在科研经费管理方面出现一些问题。
高校科研经费管理是系统工程,它不单是财务管理部门的工作。要搞好科研经费的管理,应该实行财务部门、科研部门、国有资产管理部门、后勤部门及学院进行联合管理方法。而目前在高校科研经费管理中,各部门相对脱节,普遍认为科研经费管理是财务管理部门的事情,极大地影响了科研经费的使用效率和科研人员积极性的。本文针对高校科研管理的特点,在认真分析科研经费财务管理工作的现状和问题的基础上,对高校科研经费管各部门联合理模式进行探讨。
一、高校科研经费管理中各部门脱节所引起的问题
(一) 科研管理部门与财务管理部门脱节引起的问题
1.分工过分“明确”导致科研经费管理不到位。目前,大多数高校的科研处负责科研项目管理工作,如项目申报、立项、结题验收、成果鉴定等,关注的是项目的级别和到账经费的多少。只要课题经费能进入学校财务账上,科研经费有大幅度增加就可以了。至于科研经费开支的情况如何,合法性如何,通过开展科学研究工作取得多少高水平成果,产生多大的经济效益和社会效益并不摆在突出的位置。对于财务管理部门而言,由于科研经费来源渠道复杂,不同项目有着不同的规定和要求,而且学校财务处本身业务量大,根本没有精力收集、整理具体科研项目的信息,加之观念上存在一些误区,认为科研经费只是一种代管经费,只进行简单收支核算,忽视了科研资金的筹集与取得、拨入和调运、耗费和补偿等,更谈不上参与科研前期、中期、后期的管理工作。科研管理部门和财务管理部门“明确”的分工客观上都割裂了科技经济活动的整体性。其结果是,谁都管理不到位,有事相互推诿,形不成一个统一的整体,很不利于科研经费活动的跟踪管理和工作效能的提高,不利于财会人员参与科研决策,不利于科技管理部门根据科研动态管理特点而采用较为灵活的方法,进行不同于规律性强的其他行业或部门的财务管理。作为科研经费的主要使用者,项目负责人的观念也是很重要的因素。有些项目负责人则认为科研经费是自己争取来的,只要能够按立项单位的要求按时保质地完成课题研究任务,上缴完学校管理费后自己理所当然地可以支配余额,不按项目预算范围与内容要求使用经费,因此,经费使用不当和超支等现象时有发生。
2.报销中的违规现象。在科研工作的实际运行中,由于科研管理部门与财务管理部门间的沟通机制不健全,信息沟通不畅,管理手段落后,造成经费使用和管理的混乱。一是由于长期以来,不论科研人员还是科研管理和财务核算管理人员,对科研经费的管理都存在一些偏见,造成管理人员不过问经费使用情况,形式审查重于实质审查,科研立项之后,经费使用过程把关不严格,报销不真实、挤占挪用科研经费等现象时有发生。主要体现为虚开招待费和劳务费,更有甚者是赤裸裸的“失真”,即课题负责人或课题组其他成员无论买什么东西,只要是科研经费支出,科研、财务负责同志签字,报销没问题。有些高校还出现了在科研经费中报销应由个人承担的家庭电话费、交通费、学费、私家车保险费和维修费等的现象。个别单位和个人甚至存在有人用科研经费买房、购车和购买其他固定资产的现象。二是经费开支科目结构不合理。由于各高校科研管理部门没有强化经费的实际开支与支出预算的对应性,各方面对支出预算不够重视。而且学校科研经费管理职能部门的分工是科技部门负责预算管理,财务部门负责支出核算,这样容易造成支出预算科目与成本核算科目不一致,导致研究过程中的实际开支与支出预算不符。项目管理费、人员经费、业务费等支出是科研经费支出的合理组成部分,各高校本应通过逐步建立和完善全额成本核算制度,确定项目管理费、人员经费、业务费等支出的合理水平。但在实际过程中,科研项目预算管理不严格,且项目支出结构不合理屡有发生。
(二)课题组与财务部门脱节
1.科研经费预算不规范。科研项目是以课题组作为基本活动单位,也就是说科研经费的使用是以课题组作为核算对象。课题负责人在课题实施过程中负责课题预算的申报及预算执行,而课题负责人往往是非财务人员,对科研经费的性质认识不够,对相关的管理办法学习不到位,不能非常科学地编制预算。科研经费管理制度中对支出预算的要求是本着量入为出、实事求是的原则编制预算表,并规定了预算表中应包含的成本收入、支出项目。而有些课题负责人为提高项目立项率,迎合项目立项单位的意图,不顾实际多列或少列科研经费,项目开支项目比例结构不合理,致使科研项目经费的预算与实际使用情况有一定差距。而组织项目申报的科研管理部门只是注重项目的论证工作,对预算关注不多,指导力度不够。财务部门的作用在项目申报阶段基本不参与,导致计划与保障、监督与控制脱节,失去了预算的严密性和严肃性,导致经费开支与支出预算不符,引发经费管理的混乱,为后续的经费开支核算和结题经费审计埋下隐患。
2.决算过程延滞情况严重。科研项目已结题不结账的问题是全国高校的普遍性问题。课题决算主要是通过课题负责人主动对科技部门提交结算单和决算报表的方式,职能部门对此过程的管理处于被动地位。在课题负责人未主动申请结算或项目提前、逾期结题的情况下,科技部门和财务部门不能及时沟通、配合,应统一的信息并未统一。由于科研管理部门管项目、财务部门管核算,财务部门不清楚哪些项目已结题,从而无法结账。课题负责人考虑到科研项目结束后的成果鉴定、后续研究工作和科研滚动发展的需求以及研究生培养等方面的费用开支,结算积极性普遍不高。对已经完成的科研项目,在验收时只注重技术、成果的验收,而很少顾及经费使用的绩效考评,也是课题迟迟不结账的原因之一。部分科研项目不及时结题或结题后不及时办理财务结算手续,剩余资金长期挂账用于项目以外的其他支出,致使学校财务无法完成项目经费决算。结余经费不结算,使得财务部门无法对项目研究过程中发生的经费进行成本归集、分析与投资效益评价,每年的财务报表中已通过验收的项目仍然有余额,不能客观反映学校目前实际的科技情况,同时也容易导致项目之间支出混乱容易出现经费使用中互相占用的现象。
(三) 科研、财务管理部门与国有资产管理部门脱节引起的仪器设备重复购置问题
目前大部分高校科研经费管理实行多级管理形式,存在着科研管理部门、科研人员所在院所、学校国资管理部门、学校财务管理部门等多头管理现象,使高校科研经费购置的固定资产管理处于都不管的边缘状态。由于学校财务账只反映科研资产的金额,而科研设备购置的数量、品名等在学校的国资处反映,科研设备的利用率财务处也不清楚,所以财务处无法知道科研设备的购置、利用是否合理,从而造成科研设备重复购置和利用率低下的浪费现象; 科研资产验收入库的手续也不像管理事业经费资产那么严格,购置后的科研仪器设备、图书资料大部分由课题组保管使用,在科研人员工作调动和岗位调动时,没有办理严格的资产交接手续,物随人走; 甚至有些科研人员为了逃避国有资产的管理和监督,购置固定资产时化整为零,将国有资产拆分成材料开具发票,从而造成学校国有资产的严重流失。更为严重的是重复购置设备,学校难以做到固定资产合理配置与资源共享。如科研工作往往需要多学科、跨专业的协同攻关,并且因科研项目而异,课题组具有相对独立性。教学科研仪器设备的“割据”和科研项目的实施往往发生一些冲突,尽管有的仪器实验设备长期闲置,而科研项目需要使用时却用不上。这样,一些项目不得不重复购置仪器设备,造成有限的科研经费严重浪费。
二、高校科研经费管理中各部门联合管理方法
(一) 建立科研管理部门与财务部门既分工又联合的运行机制
科研经费管理是否科学,科研经费使用是否合理,直接影响着科研质量和科研水平,影响着科研人员的积极性,影响着学术风气的健康发展,是事关高校发展的大事,这就要求各高校要在事业单位财务管理政策法规的指导下,认真学习贯彻《教育部财政部关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》及各项目立项单位的管理办法,要进一步明确学校科研、财务等部门及项目负责人等相关主体在科研经费使用与管理中的职责和权限,要建立起科学、可操作性强、行之有效、灵活协调的科研经费财务管理协调运行机制。学校科研部门应主要负责科研项目管理和合同管理,并配合财务部门做好经费管理的有关工作; 财务部门应主要负责科研经费的财务管理和会计核算,指导项目负责人编制项目经费预算,审查项目决算,监督、指导项目负责人按照项目立项书或合同约定,以及有关财经法规在其权限范围内使用科研经费;同时,以科技部门和财务部门为核心,其他相关部门紧密配合,共同实现科研项目运行全过程的跟踪管理与监督。强化科技部门对项目合同执行过程的监督,重点加强对预算、设备采购过程的监督以及遵照合同规定进行结题结算的监督,使其能够随时掌握项目的执行情况和经费的使用情况,真正起到监督作用;转变财务部门局限于会计、出纳层面的工作状态,从工作思路、工作层次、工作方法、执行依据等各方面入手,加强对经费使用各环节的追踪监督,提高财务服务水准,真正发挥财务监督作用。做好与科研管理人员和科技工作者的沟通协调工作,财务人员要了解科研工作的相关业务政策,与科研管理人员一道参与科研项目管理的全过程,承担起科研项目的前期投入与效益预测、中期管理、结余经费的清理等工作。注重加强政策指导和严格管理相结合,在坚持原则性与灵活性的基础上,加强科研业务管理部门与财务部门的联系和沟通,朝着有利于科技产出和发挥科研人员工作积极性主动性方面发展,从实际出发,保护科研人员合法利益,充分发挥高校各职能部门和科研人员及机构的积极性、主动性、创造性的内在要求,最终实现加强科研经费管理与调动科研工作人员工作积极性的有机统一。
(二) 科研、财务部门要共同干预项目立项的预算和项目执行期的经费开支
项目组应本着实事求是、勤俭节约的原则,合理制定支出预算,明确经费来源和经费开支计划。预算应包括与科研计划相匹配的经费收入预算、经费支出预算、经费负担能力评估与经费调剂计划、科研资产发展预估以及科研风险负担能力预估。财务部门应参与支出预算的编制,使预算既适应研究工作的需要,又符合财务的各项规章制度,增加了预算的可操作性。科研管理部门应同科研项目管理者进行良好的沟通,就科研项目的投入与产出效益进行分析与预测。避免科研预算不符合财力,减少科研投入的风险,保证推荐科研项目和资助项目的质量。同时应增加对支出预算计划的管理,将项目经下达单位审批后的支出预算计划纳入合同管理中,为下一步财务部门进行支出核算提供执行依据。科技部门应与财务部门密切配合,加强对项目支出的跟踪管理,依据项目的支出预算计划对财务支出状况进行管理监督,对支出超过预算计划的项目应严格审核,切实履行对经费开支的审批职责。财务部门应按照科技部门提供的项目经费支出预算计划,严格审核经费支出项目: 对符合预算范围内的开支,办理财务报销手续; 对超出预算范围的,暂停办理财务报销手续,对经科技部门审批后的超支项目,予以办理相关手续。特别是要强调实行根据科研项目的支出设立总账科目和明细科目,根据现实科研发展中的一般情况和本校的实际情况确定合理的经费使用范围和分类,使学校财务对科研经费的支出项目做到心中有数,使两级经费管理具有一致性和协调性。
(三) 科研、财务与国有资产管理部门联合做好固定资产管理
针对高校科研基础设施利用上普遍存在着缺资金少设备的现状,要合理使用有限资源,就要规范仪器设备材料支出的管理,将科研固定资产管理纳入到学校整个资产管理范围。对于用科研经费和学校配套资金购置的仪器设备,应严格遵循学校国有资产管理办法的有关规定,办理好预算、申报、审批、购置、验收、登记等手续。科研管理部门需要制定大型设备购买报告制度。科研管理部门和院系所应联合对设备的可利用率进行可行性论证,对已有的设备的利用率进行分析,将有关信息进行比较从而为学校统一购置设备提供依据。当科研人员变动或项目结题后,财务部门要协同学校国有资产管理部门进行资产清理,办理资产变更手续以避免国有资产的流失和浪费; 要提高科研仪器设备利用率,打破以往分项目购置科研设备的格局,形成各项目之间科研仪器设备的互通有无,防止科研设备的重复购置;要提高科研资金使用效率,尽可能实行与教学用设备的资源共享,避免科研经费的不必要浪费,增强项目之间的协作能力,使学校总体科研实力得到加强。在使用上进行协调,可以尝试校内设备租赁形式,加强科研部门之间的有效联合,既提高了高校科研设备的利用率,又避免了经费的浪费。
(四)财务、科研、后勤部门联合进行科研项目的成本核算
研项目的成本核算,是学校投入的,如水电、房费、固定资产使用费、工资费、管理费等要作为科研所需的费用计入成本。财务部门可以协同科研管理部门、后勤部门等通过对科研课题的开支费用,例如课题组成员、科研服务人员以及专门的科研管理人员等的工资、补助工资、其他工资、职工福利费等人员开支占公用支出的比例,科研组使用实验室、实验仪器等应分摊的使用费情况,科研课题应分摊水电费的测算等进行比较分析和研究。科研人员和科研管理服务人员的费用从科研经费中提出,作科研事业支出,同时冲减高等院校事业经费的人员费用支出;对测算出的课题使用实验室、实验仪器的使用费,从科研经费中提出,作科研事业支出,同时增加高等院校的专用基金――修购基金; 对测算出的水电费分摊数,从科研经费中提出,作科研事业支出,同时冲减高等院校的水电费支出。合理的计算以上应计和未计的科研成本,使科研成本核算尽可能完整、真实,同时减轻高校事业经费的过重负担,避免都吃事业经费大锅饭的现象,降低科研资金成本,为学校积累资金,扩大学校办学资金规模。
(五) 财务与科研部门联合管理进行项目结题及经费决算
在项目结题及经费决算过程中,应重点做好两方面工作:一是加强管理环节衔接。科研管理部门对提前或按期完成的项目,及时通知财务部门,财务部门据此办理项目结算手续。通过两个职能部门相互之间的有效沟通,将仅由课题负责人提出申请的结题方式,转变为三方共同管理。对未如期完成的项目,应及时督促课题负责人履行合同条款规定,监督保障项目的顺利完成。二是制定合理的结余经费使用政策。建议项目结题验收后,由职能部门监督课题组在规定期限和范围内使用结余经费以及结余经费提取现金的比例,包括本项目结题后的成果鉴定、后续研究和新项目的预备支出等。
(六)在不同部门之间搭建科研项目财务信息共享平台
搭建有效的科研项目财务信息共享平台,就是搭建以科研管理部门和财务部门为主管,资产管理部门、后勤部门、院系所等部门参与的财务信息管理系统。科研管理部门的重点是科研经费管理政策把握和项目的进程管理,例如项目的进度及经费的宏观管理等。科研管理部门只面对项目负责人,必要时可寻求院系的协助,实现对项目的监督。院系作为基层部门,一方面要从科研管理部门获取宏观经费数据,另一方面要面对下级部门( 研究所、教研室、团队等) 和教师本人,实现数据的细化管理,建立起本院系经费适时数据系统,并依此通过不同的统计方法为诸如评职称、认定导师资格、考核等一系列需求出具准确数据报表。财务部门负责进出学校经费及进出项目管理的财务手续; 向学校有关部处( 科研管理部门和资产管理部门等) 传递科研经费账务资料。各职能部门可以通过该系统实现数据共享,达到管理环节的相互协调、相互依托、相互渗透,有效地解决科研经费管理各环节部门衔接不够、沟通不畅以及数据不及时准确等问题。
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Discussion About Joint Administration of Scientific Research Fund Management in University
LIU Yan-ling
(Department of Project and Finance,Hunan University,Changsha 410082,China)
Abstract: It is a system engineering about scientific research fund management in university,which do not only involve finance management department.In order to do well about scientific research fund management,the finance management department,scientific department,logistics department and school should be allied to manage scientific research fund.In this paper,according to the characteristic of scientific research fund management in university,the method of joint administration among several departments to scientific research fund is researched on the basis of analyzing current situation and problem of scientific research fund management.
Key words: university; scientific research project; fund management
[责任编辑 魏 杰]
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