基于企业管理计划职能的会计信息系统研究
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作者: 王慧慧
提要本文以管理学中计划职能的理论为指导,分析会计信息系统的相关内容体系。衍生出会计信息系统的目标确定与实现、任务与目标的导向关系、资源对未来不确定因素的影响,以及会计信息系统控制等内容,并对其做出横向范围的探讨,以期更好地推进会计信息系统建设。
关键词:会计信息系统;企业管理;计划职能
中图分类号:F23文献标识码:A
一、会计信息系统与计划职能的融合
目前,我国大中型企事业单位都实现了办公的计算机管理,但只是浅层次的完成了会计核算电算化替代手工记账,会计电算化的基本要求还未达到,距会计信息系统的建设目标尚远,更不用说实现会计信息化管理了。与此同时,企业管理学理论中的计划、组织、领导、控制四大职能已经日臻完善,其中计划职能更是排在企业管理学中的首位,贯穿企业运行的各个方面。因此,在会计信息系统的开发分析和研究过程中始终以管理学中的计划职能作为会计信息系统实现的导向具有重要意义,因为只有会计信息系统与管理学水平达到相对应的层次,会计信息系统的全局策略才可能被合理的制定、规划和实施,管理学的应用更是贯穿于会计信息系统实现的各个方面。
二、计划职能作用理论对会计信息系统的指导方法
1、计划职能的作用之一:通过清楚地确定目标和如何实现目标,为企业管理行动提供行动路线图,减少不确定性和模糊性,并对有限资源做出合理的分配。会计信息系统已经清晰地定义了其目标:“数出一门、信息共享”。但怎样建立以计算机技术、数据库技术和网络技术等为基础的基本工具,对单位业务流、资金流、信息流和工作流进行管理与核算的信息系统,即如何实现目标还需要做出具体的规划。如会计信息系统对业务管理活动的手段是原始单据,如购销发票、收款单、付款单、入库单、出入库单等。通过以计算机内的原始单据作为纽带,不断传递、接收、再现和保存各种业务数据,形成全面严密的信息网,并模拟、指导、规范和监控业务活动中瞬时的或无形的经济业务流转轨迹,从而达到对企业物流、资金流、信息流和工作流,即资源流的实时管理。
此外,掌握会计信息系统的结构和功能,应用会计信息系统管理精英,对于会计信息系统目标确定和目标实现也是极其重要的。会计信息系统主要包括以下子系统:账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统、材料核算子系统、成本核算子系统、销售核算子系统、报表管理子系统,同时还包括具有管理会计职能的财务分析子系统、预测决策子系统、资金管理分析子系统以及内部经济核算管理分析子系统等。熟练运用这些子系统进行计划、组织、管理和控制,最终实现信息的共享和预测,是实现目标的重要环节。
2、计划职能的作用之二:通过清楚地说明任务和目标之间的关系,制定出指导日常决策的原则,并培养计划执行者的主人翁精神和责任感。目前,会计信息系统的功能是不断完善的,完善过程中必然会出现各功能系统之间的功能差异界限模糊化和部分重叠的现象。大量数据信息是已被采集并存在于数据库中的,但是由于传统软件特定功能的限制,使得这些信息并不能根据用户的真正服务需求达到有效利用,任务和目标的关系不明确造成任务分工不明确,目标难以达到,经营效率低下,重复性和浪费性的活动不减反增。企业战略的下行贯彻与企业内部的信息透明度和共享度密切相关,由于各部门之间的业务操作关系,导致企业内部必然存在相互的信息不对称现象和信息的主观选择性供给问题。同时,随着企业规模的扩大,许多原来手工环境下由不同个体分别完成的业务处理环节集中由计算机统一处理,又出现了难以形成手工会计系统下的相互牵制、相互制约问题。这样导致的权责利不对等必然无法激励员工,同时也会对企业会计信息系统控制实施构成威胁。
以上情况的出现不是偶然的,这就要求会计信息系统自身是一个协调完善的有机体,而实现这一阶段目标需要专业技术部门根据企事业自身的具体情况购买配备或自主研发、构建和完善并最终形成适合企业规范、决策和发展的会计信息系统。同时需要建立内部网络连接,加强部门之间信息的交流与共享,解决信息不对称、内部控制机制难以实现的问题,在组织规范系统本身的基础上协调企事业单位的各项活动。
3、计划职能的作用之三:借助计划可克服由于资源的短缺、未来情况的不确定性所带来的困难,使本来难以实现的或者难以有效实现的目标得以实现,使管理者预见到行动的结果。计划职能考虑到了企业未来行动可能出现的各种结果,同样会计信息系统也需要包罗各种企业决策有用的信息,如企业主页被访问次数、外部使用者对财务报表的关注点、客户满意程度、市场价格信息,尤其是企业所持有证券的价格信息等,而不是仅限于收集基于会计事项的企业部分业务活动信息,只有达到此项标准,企业未来突发事项的不确定性才能更好地得以预测和控制。因为信息在企业管理中的作用日趋重要,网络环境促使的信息存储高度集中、单位时间传递的信息量提高,所以企业的运营管理越来越依赖会计信息系统。
此外,对于会计信息系统能否正确地发挥其预期功能,实现企业绩效提升的目标不仅要考虑会计信息系统的各子系统开发水平,更要关注系统内部各项软资源的作用是否能够得到有效发挥,如系统化管理思想的应用和会计信息系统开发中人力资源与各子系统的有效整合等。对会计信息系统而言,软资源环境属于不可控的环境因素,对系统功能的实现和效用的发挥具有一定的约束作用。由此看来,在企业运用会计信息系统时,必须事先做出完整的规划,能够充分考虑各个因素对会计信息系统的影响,这样才能尽快克服和解决不确定因素对会计信息系统的影响。
4、计划职能的作用之四:其设立的目标和标准是为了以后实施控制。会计信息系统如果达到了特定的自我协调与完善的标准,也可以做到无形的控制。在市场经济环境下,通过资金筹集和运作谋求效益的最大化永远是企业管理与控制的主旋律,但由于会计系统运行机制和运行环境的变化,控制的侧重点、控制的内容与方法不可避免地会发生裂变,并且这种影响将会在较长时期内发生作用。企业原有的会计控制制度会消失、弱化,最终转变为网络经济环境下的控制。因为网络经济环境下的会计信息系统需要实现远程处理、查询、网上支付等功能,需要信息的进一步开放与共享,而开放与共享将增加安全控制的难度。这就需要建立新的控制机制,如会计信息资源控制、资金安全控制、系统开发控制、系统维护控制、系统应用控制等。
三、结束语
计划职能理论作为管理学的基础理论,对企事业单位各项活动的指导规范作用是不言而喻的,因此也是值得我们进行深度研究和借鉴的,以计划职能为基础来讨论作为企事业单位各项工作与部门、信息与沟通的衔接链条,以及具有全面监控作用的会计信息系统是具有初步探索思维的,但其深层次的融合还需进一步的探讨研究。
(作者单位:山东财政学院会计学院)
主要参考文献:
[1]斯蒂芬・P・罗宾斯,玛丽・库尔特.管理学[M].中国人民大学出版社,2004.
[2]郑庆良,张明明.会计信息化教学改革探微[J].财会月刊(综合),2007.
[3]李立志.会计信息系统内部控制特点的演变[J].经济经纬,2002.
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