新形势下物资采购模式的特点

来源:用户上传      作者: 王洪荣

　　业务流程优化是提升企业竞争力、增强内部运营管理能力的一个有效手段。近年来，冀中能源机械装备有限公司邢台机械厂对物资供应管理的工作流程、规章制度等方面进行了一系列的完善和创新，新的业务流程在计划准确性审核、价格形成机制等方面得到改进，更加规范高效。
　　以前我厂采购的流程首先是由使用部门编制用料申请表，报送采购部门；其次，采购部门根据库存情况确定采购数量；最后，采购部门经招标比价后确定价格，编制合同报主管领导审批。采购模式的特点为：(1)分散采购管理。由于部门之间的协调是一项费时费力的工作，造成业务信息共享程度弱，重复采购造成不必要的浪费。同时采购计划频繁，临时性计划特别多，随意性很大。往往今天这个部门采购了一种物品，第二天别人又要同样的东西。部门之间缺少必要的沟通和衔接，采购部门在疲于奔命地买东西，根本没时间做详细的市场调查。(2)物资申购计划仅由物资管理一个部门审核，其控制效果较弱。物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；(3)采购者与技术、质检部门有脱节现象。采购物资的质量有时达不到技术要求。现代机械加工企业用户对质量的要求不断提高，交货周期越来越短，规格品种繁多，而购料支出约占制造成本的55％以上。
　　为降低成本，并提升质量与技术，使企业更能适应客户化和产品多样性的需求，针对以上情况，我厂对采购流程进行了优化整合。运用职责分析方法，将同一类业务进行集中处理，体现集中管理的思想。采购工作职责集中由供应科负责运作；如此不但减少了不必要的沟通协商，极大地提高了办事效率，减少了大量采购资金。
　　
　　一、从传统采购模式转向科学分类模式
　　
　　众所周知，传统的物资采购是受库存量变化驱动而实施的，企业为了保证生产设置了一定数量的大型仓库，并储存了应有尽有的物资。这些物资沉淀于企业中，等待着投入生产，占用了企业大量的资金，造成资金周转慢、利用率低的不良现象，影响着企业的发展壮大。这种模式是传统计划经济下的产物，很难适应现代市场经济的发展。当前情况下针对现有物资分类，(1)对辅助消耗材料、零配件等实行准时制采购。准时制采购就是在一定的时间、一定的地点、确定的价格，购入一定质量、一定数量的物资。前提条件是必须了解市场行情，掌握市场动态，储备充足的供应商。准时制就是即用即购，按时购入企业所需的物美价廉的物资，实现企业物资零库存，使有限资金发挥更大的作用。(2)对价值较高的严格按计划实施控制，实行无风险订货。(3)对成批采购，占用资金量大的(如钢材类)，采用统购策略，可享受一定的价格优惠。
　　
　　二、从实物储备模式转向信息储备模式
　　
　　信息化时代向每个企业提供了更多的便利，经营单位为了销售自己的产品，通过各种宣传媒体向市场发布信息，同时用户企业为了适应市场的需要，由网上、报刊广泛的收集数据，整理与之相关的物资供求信息，企业不再储存大量的物资，取而代之的是大量信息的储存。随着我国市场经济的不断完善，大多数物资由原来的卖方市场转变为买方市场，物资供应部门由原来的后勤，转变为现在的前线，成为企业降低成本、挖掘利润的关键环节。企业在掌握了大量的市场供求信息后，无形之中这些物资供应商就成为企业的物资储户，企业需要什么、需要多少，通过电话预约或签订合同随时购货，无需再投入大量的人力、物力、财力备货待用。
　　我厂的供应工作随着市场经济的发展，通过公司“四换工程”(换思想、换作风、换面貌、换本领)的创新理念，把企业所需物资分类整理，通过报刊、上网、同行业间收集整理各类物资的供应商信息，大大降低了企业的管理费用。生产流动资金下降，为生产发展提供了更广阔的资金空间。
　　
　　三、实施“四比”制度。优化供应商管理
　　
　　按照“优质、诚信、低成本”的原则，大力进行供应商的优化评审工作，实施“比质量、比价格、比服务、比信誉”的“四比”制度，消减供货中介和部分规模小、实力弱、质量不稳定的供应商。对供应商实行动态管理，定期评审淘汰那些质次价高、服务差、不诚实的供应商，不断推陈出新，打破一类物资独家供应的格局，努力拓展资源的搜寻视野，优化供应商结构。企业每申报一次用料计划，采购部门首先对此类供应商逐一进行质量比较，在质量可靠的基础上进行价格比较，同质比价格，同价看质量。质量和价格是采购物资的关键，这两项因素选定了，再进行服务、信誉的比较，服务好、信誉高的供应商势必给用户后续工作的顺利完成奠定了基础。通过比较，比出了质量，比出了效益，选出了合格的供应商。对符合供货条件，经评审比较达标的供应商，列入合格供应商名录，给予准入资格，精选了供应商，使后续进货有了丰富的资源和可靠的保障，从而赢得了采购的主动权。
　　
　　四、实施源头控制，强化招标采购
　　
　　为避免风险，提高进货物资的质量，对候选供方的经营现状及潜在的能力做广泛的分析和评估，在经营状况、供货能力、技术能力、质量保证能力、管理业绩、资质等六个方面作综合评定，在动态管理方面对供应商在一段时期内的供货质量、价格、服务、信誉等各方面进行综合全面评审，通过各种方式全面掌握每一类物资的名优品牌及生产厂家信息，积极主动与名优大厂建立业务合作关系，加大与“名、优、大”厂家的合作力度，优化供应商结构。
　　实施各项管理制度，以人为本，精细管理，利于发展。人是生产活动的主体，随着市场经济的变化，供应人员应是具备高素质的复合型人才，人员的品德觉悟、专业层次、职责意识、敬业奉献等方面尤为重要，因此在目前物资供应日新月异的形势下，从业人员务必要与时俱进，不断充实自己的业务理论知识和实际技能，不仅要掌握物资的相关知识，还得懂得法律、财务、运输等方面的知识，全面适应今天乃至今后的形势发展需要。
　　大力推广采购过程的招投标制，实现公开、公正、公平的竞标采购方式，规范招标采购组织程序，确立人员组织和评审原则，签订供货合同，明确违约责任的追究，系统地建立采购物资的质量标准。掌握物资的质量标准是采购物资工作的重要前提，也是约束供应商规范工作的重要手段。我国目前物资质量标准有国家标准、部颁标准和行业标准，作为煤矿机械制造企业，应系统地收集这些相关的质量信息，因为它是国家公认的，具有权威性的，是物资采购强有力的保证。

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