试谈测绘档案的管理

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　　摘 要：本文主要介绍了如何管理和利用测绘档案等问题，使测绘档案管理工作更为规范，笔者在这里做了些探讨。
　　关键词：测绘档案；职业道德；工作人员；行政管理
　　0 引言
　　测绘档案是一种专业性很强的档案资料，随着社会经济的发展，测绘档案与信息的重要性日益突显。如何加强测绘档案的管理与利用，成为紧要的任务。测绘成果资料是通过测绘生产所形成的信息产品，形式包括测绘记录、图表、照片、文字说明和成果成图等。测绘档案是在测绘资料基础上产生的，具有保存、利用价值，并按一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管。随着科技的发展，测绘档案的形式也有了很大变化，从传统实物档案向机读电子档案方向发展，这就要求测绘档案管理人员在档案管理工作中，不断研究新方法、探索新模式，作好新时期现代测绘档案的管理工作，使其更好地为工程建设进行规划设计、为经济发展提供数据资料、为行政决策提供参考信息，更好地发挥测绘档案在国民经济建设中的作用。
　　1 测绘档案的内容及分类
　　1)按记录的内容不同分类
　　测绘管理档案、生产技术档案、科研与教学档案、仪器设备档案以及基本建设档案。
　　2)按档案性质不同分类
　　基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势资料参考档案。
　　3)按载体形式不同分类
　　图纸档案和电子档案。前者包括: 纸质测绘记录、图表、卡片、照片文字说明、成果成图等。后者，即经过电子计算机编辑、处理的测绘档案，需要光盘、磁盘、硬盘等存储介质进行保存。
　　4)按范围、比例尺不同分类
　　全国性测绘档案、地方性测绘档案和专业性测绘档案。全国性和地方性测绘资料档案按照 《全国测绘资料和测绘档案管理规定》实行统一领导、分级管理、归口负责的制度，专业测绘资料档案由各专业部门参照规定自行管理。《中国档案分类法测绘业档案分类表》中将测绘档案分为一级基本类目 ( 15个 )和二级属项类目 ( 69个 )，给测绘系统的建档提供了归档范围、档案分类、档号编制等标准的参考依据。
　　5)常用的档案分类
　　1.职能分类; 2.时间分类; 3.作者分类; 4.专题分类项; 5.项目分类; 6.型号分类;7.区域分类; 8.外形分类。
　　2 建立健全测绘档案管理制度
　　作为测绘档案的管理部门，要严格执行《档案法》《测绘法》《保密法》《中华人民共和国测绘成果管理规定》以及《科技档案资料管理工作暂行规定》等相关法律、政策，充分认识其在测绘资料档案的管理中起到的重要作用，结合本单位的实际情况制定相关制度细则。如，档案管理制度，明确人员职责; 测绘档案保密制度，使管理人员严格按制度办事，在测绘档案的收集、接收、提供、借用、销毁等各个环节上，严格履行各种手续， 确保资料档案安全;测绘档案验收、建档制度，严格验收、规范建档。健全与完善电子测绘信息数据的采集、更新、运行和维护的长效机制，作为测绘档案管理工作的重点难点加以突破; 建立测绘档案借阅、使用、收费制度， 界定无偿使用与有偿使用测绘档案的范围，确定收费标准; 测绘档案管理、利用及开发相关奖惩制度，激励措施。使测绘档案管理工作有章可循， 把测绘档案管理工作纳入测绘行政管理体系当中。
　　3努力提高测绘档案人员的业务素质和思想道德水平
　　测绘档案的管理人员不仅要有精湛的业务素质、爱岗敬业的品格，而且，还要具备较高的政治素养和职业道德。对内作好档案的管理和利用工作，对外作好保密工作。档案管理部门要加强对档案管理人员的业务培训，加强相关法律、法规的学习与考核，制定相关激励制度，形成良好的业务学习氛围，有条件的单位可以聘请测绘专家讲课、座谈，开展测绘档案人员普法班、测绘档案专业培训班以及测绘高新技术普及班。还可以组织相关人员到同行业先进单位考察学习，交流经验，开阔视野。随着档案管理信息化程度提高，档案工作人员不再是单纯意义上的保管员，而是信息的组织者、分析者和开发者，这就要求他们不但要做好思想和心理准备，还要在知识和技能上能应对更高地挑战，掌握计算机网络通信技术，具备开发和维护电子档案的能力。同时，测绘档案管理部门还要定期开展对档案管理人员的思想政治教育工作，培养从业人员责任感、使命感。
　　4 加强测绘档案室基础设施建设
　　根据《全国测绘资料和测绘档案管理规定》，保管测绘资料档案应保持资料档案的良好秩序，确保资料档案的安全，尽最大限度延长资料档案的寿命。尽量做到档案室、办公室、 阅览室各自分开。对档案室的要求不仅要建筑牢固、门窗严实，还要有防火、防潮、防虫、防晒、防尘等设施。对于存放航空摄影和薄膜黑图档案的库房，还要保持适当的温湿度。对于磁盘、磁带、胶片为介质的测绘档案存放要符合防湿、防潮、防磁的要求。同时，要求有警卫或指定人员看管。电子信息科学技术不断发展，测绘档案信息化进程不断加快，但是， 目前只有少部分测绘档案完成了信息化录入，大部分测绘档案还以传统管理方式保存，这就要求我们不能忽视对测绘档案馆基础设施的建设与维护，加强档案馆基础设施建设，改善保管条件，给予政策和资金支持是必要的。
　　5 研发测绘档案电子管理程序系统，加快测绘档案信息化进程
　　目前，测绘档案管理的趋势是，测绘数据信息录入、保存，以及测绘档案管理、利用都向电子化和数字化方向发展。全国各省市正在积极进行地理信息公共平台和基础地理信息数据库建设，并在部分省市开展了全国性示范项目，取得了良好的效果。建立测绘成果分发系统是十分必要的。该系统具有信息发布、查询检索、分析处理、影象扫描、数据提供与备份、 信息开发等功能。它利用国家基础地理信息数据库等测绘档案资料成果，通过国家基础地理信息系统的传输网络系统，进行测绘信息发布，根据各类用户的不同需求，经过周密的分析处理，为国家的经济建设和社会发展提供测绘成果信息、档案资料查询、数据分发及产品供应等基础地理信息服务。测绘档案管理登记系统 ( S AMS )的设计和开发给测绘档案的管理和利用带来了便利。本系统包括应用程序和数据库两部分，应用程序由多个模块组成，主要完成数据录入、修改、删除、查询、统计、打印等多种功能。数据库设计方面，按照测绘档案的特点，分成数字类、 航片类、 地形图类和大地成果类 4大类。SAMS的主要功能有: 用户权限管理识别，快速建立测绘档案、灵活查询、测绘成果交换、统计输出、测绘档案借还以及建立用户日志等。在专业化的信息系统的帮助下，测绘档案的发展进入了电子化时代。
　　6做好测绘档案的收集、验收、分类和归档工作
　　测绘活动中一些技术性的文件材料、技术设计书、技术总结、验收报告、展点图、成果表、航摄鉴定表等测绘成果资料形成过程复杂，涉及专业相互交错，记录介质种类多，如果收集、管理不到位，容易造成测绘科技文献材料存档不规范、失真。收集测绘科技、生产和管理活动过程的重要科技资料，是测绘科技归档的前期工作，作好这项基础工作，对测绘档案的形成、积累、整理、归档都起着重要的作用。测绘资料归档前，生产单位要进行分类系统的整理，测绘档案管理部门要进行严格验收。测绘科研项目验收时，档案人员应参加验收， 了解项目的内容，明确归档范围、归档材料鉴定内容、归档移交手续。移交测绘材料，还要注意移交期限、成果最终版本、归档数据成果是否经过产品检验或项目鉴定验收、归档份数、 整理立卷要求。归档时，管理人员要作到及时、规范，严格按照《中华人民共和国测绘成果管理规定》《全国测绘资料和测绘档案管理规定》等相关法律、法规进行归档。对于归档范围、数据采用标准、通用格式、数据成果形成单位、管理部门责任，以及涉密数据档案在保管、利用、销毁及运输等过程中的要求等，都要认真按标准执行。收集与归档的具体内容包括: 基础测绘成果数据、依法汇交的成果数据副本、正式出版发行的产品数据及有关的专用软件或专业设备参数等。需要整理上架、入馆的测绘资料，要及时登记、精准分类、规范编号，制作检索卡片或编入电子测绘档案目录，及时上报，方便查找; 需要编入电子测绘档案信息数据库的， 则要求档案人员熟练使用各种专业录入设备、软件进行分类归档，做好系统维护，对重要信息资料进行备份保存。
　　7结束语
　　测绘档案的科学管理和合理利用，是进行经济规划的有效科学依据，是进行对土地、林业等国土资源调查的基础，也是编纂各地经济、文化等发展情况的真凭实据，因此管理工作的重要性便不言而喻。在日常的管理中要随时补充和完善，对于档案信息资源做到合理开发和利用，为祖国的改革开发和发展提供一份重要的保证。
　　
　　

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