全面预算在高校内部控制管理中的应用
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作者: 卞 凡
[摘 要] 内部控制是高校财务管理的重要组成部分,健全有效的内部控制能合理保证高校资产安全,提高财务管理水平,促进高校实现整体发展战略。本文阐述了全面预算在高校内部控制管理中的重要性,从全面预算的编制、执行、考核三方面找出关键控制点,提出相应的控制措施,对全面预算在高校内部控制管理中的应用进行探讨。
[关键词] 高校 全面预算 内部控制
全面预算是指企业对一定时期经营活动、投资活动、财务活动等作出的预算安排。是对企业战略规划的一种正式、量化的表述形式。内部控制是由企业各级监管人员和全体员工共同实施的,旨在实现控制目标的过程。2010年4月,财政部、证监会、审计署、银监会、保监会等五部委联合发布了《企业内部控制配套指引》,将全面预算控制纳入企业内部控制应用指引第十五号,明确了全面预算控制在企业内部控制中的重要性。随着各级高校财务制度改革的进一步推进,全面预算不再仅限于反映高校在未来某一特定期间事业收支活动的财务计划,更成为建立建全内部控制制度的基础和保障。高校应当加强全面预算工作的组织领导,明确预算管理体制以及各预算执行部门的职责权限,撑握全面预算控制各环节的关键点及控制措施。
一、全面预算在高校内部控制管理中的重要性
1.全面预算是高校内部控制的基础。
我国高校目前的预算体制是统一领导、集中管理,规模较大的院校实行统一领导、分级管理。统一领导、分级管理的财务管理体制有利于理顺校内财务关系,充分调动各预算单位当家理财和增收节支的积极性,但是其有效运行要求高校严格内部控制制度、完善机构设置、配备专业管理、明确财务关系的责权利。全面预算控制的内容涵盖了高校财务活动的全过程,高校通过预算编制和检查预算执行情况,比较、分析内部各单位未完成预算的原因,并通过对未完成预算的不良后果采取改进措施等一系列财务活动,为内部控制的适当性和有效性提供了评估参照依据。
2.全面预算是高校内部控制措施落实的保障。
高校内部控制目标的实现需要各职能、监管部门和全体教职工的共同努力实施,全面预算以高校整体发展战略为基础,将学校各职能部门和院系的各项管理工作联系起来,通过分析战略目标实施所必需的内在驱动因素,制定出年度预算目标,并将预算目标层层分解到执行单位,按照战略计划指导实际工作,起到了规划预测、管理控制、沟通协调、考核激励的重要作用。因此,全面预算是实现高校内部控制总体目标的有力手段和重要保障。
二、高校全面预算编制环节的关键控制点及控制措施
1.设立预算管理委员会履行全面预算管理职责。
在高校最高决策机构下设立全面预算管理委员会,负责组织学校的全面预算工作。预算管理委员会是全面预算管理体系的枢纽,起着预算协调、控制与考评的作用。预算管理委员会下还可分设预算管理办公室、审计工作办公室和业绩考核办公室,负责全面预算管理实施过程中的具体工作,包括对各预算责任单位的预算编制、执行控制和业绩考核进行组织协调和全过程控制。高校各职能部处和院系作为预算责任单位,在全面预算管理委员会的领导下负责本单位预算的编制和实施。
2.建立和完善全面预算编制工作制度,确定科学的预算目标。
全面预算管理是一项系统工程,由部门预算、专项预算和学校总预算组成。高校应建立和完善预算编制工作制度,制定一套包括预算目标、预算编制、预算审批、预算下达、差异分析、预算调整、预算控制和预算考核等环节的实施流程,使预算工作有据可依。预算目标是预算管理的核心,是高校办学目标和事业规划的具体体现,它包括长期目标、中长期目标和短期目标。确定预算目标时要坚持“量入为出、收支平衡”的总原则,统筹考虑高校事业发展需要与财力的实际可能性,收入预算的编制要坚持稳健原则,支出预算的编制要坚持统筹安排、保证重点、勤俭节约的原则。
3.明确全面预算编制依据,保证预算编制依据合情合理。
上年度预算收支执行数,是编制下年度预算的基础,在编制年度高校预算之前,预算编制部门应对上一年度预算收支的执行情况进行分析,检查各项收支是否严格执行国家和上级主管部门有关财务规章制度规定,分析各项收支定额、收支标准执行情况和完成或未完成的原因,找出存在的问题,及时总结经验,提出增收节支的措施,为编制下一年度高校预算提供可靠的数据。与此同时,预算编制部门还应认真学习上级部门颁发的相关财务文件,深入领会政策精神,掌握变动项目新的收支标准,结合高校党委、行政提出的年度工作要点,明确学校要办的大事和用钱的方向,作为编制年度高校预算的依据。
4.预算管理委员会负责审核全面预算草案,确保全面预算与学校整体发展战略相协调。
校级预算草案、部门预算草案及学校总预算草案编制完成后,由预算管理办公室报高校预算管理委员会讨论审核,重点关注预算的科学性和可行性,确保全面预算与学校整体发展战略相协调。预算管理办公室根据预算管理委员会审核结果对需要调整的事项进行修改,修改后的预算草案需报学校最高决策机构审议通过。
三、高校全面预算执行过程中的关键控制点及控制措施
1.落实预算指标的下达,明确执行单位责任人
经审议通过后的高校全面预算应当以学校文件形式下达执行。各执行单位要核实预算指标分解方式、预算执行审批权限和要求、预算执行情况报告等项目,认真组织预算实施,将预算指标层层分解,从横向和纵向落实到内部各部门、各环节和各岗位,形成全方位的预算执行责任体系。最好将年度预算细分为季度、月度预算,通过实施分期预算控制,实现年度预算目标。高校必须强化预算执行责任制,对不同级别的预算落实不同的责任人,部门预算的责任人由部门一把手担任,专项预算的责任人由项目负责人担任,以此确保预算的刚性。
2.严格预算执行受权,加强预算执行控制
全面预算确定后由各预算单位负责组织实施,在执行预算的过程中按照“权责分明、相互制约、相互监督”的原则,授予有关部门和责任人在预算控制中的相应职责和权限。在执行受权时应遵守内部牵制制度,将授权批准与业务经办、监督检查等不相容职务进行分别受权。在审批时,责任人只能在授权范围内进行审批,不得越权审批。高校应严格控制预算外支出,对于预算内的支出,按照既定的职责和程序进行常规授权审批,预算外支出需提交预算委员会审议,高校党委和行政审批通过后方可实施。
3.强化预算执行过程中的信息沟通
高校预算管理工作机构应当及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在学校预算管理工作机构和预算责任单位之间、各预算执行单位之间的沟通和反馈。在信息收集的过程中要注意进行合理筛选、核对、整合,提高信息的实用性,将预算执行进度、执行差异及其对预算目标的影响等重要的财务信息和相关资料,采用恰当方式及时向高校预算决策机构和各预算执行单位报告,促进企业全面预算目标的实现。
4.把握预算执行差异的分析和调整
全面预算执行过程中,高校预算管理工作机构应当建立预算执行情况分析制度,各预算执行责任单位要及时检查、追踪预算的执行情况,运用合理的方法对照预算目标找出预算执行的差异,形成预算差异分析报告,分析报告应解释预算目标的完成情况,并对影响目标完成的差异提出改进建议,为全面预算管理委员会对整个预算的执行进行动态控制提供资料依据。高校预算管理机构必须定期召开预算执行分析会议,通报预算执行情况,对发现的重大差异进行分析,研究、解决预算执行中存在的问题,明确责任归属,提出整改措施以及形成有利差异的原因和今后进行巩固、推广的建议。
5.保持预算执行过程的稳定性
经高校预算管理委员会审核,高校党委和行政审批后下达的全面预算应当保持其在执行过程中的稳定性,不得随意调整和增减。由于国家政策或不可抗力等客观因素,导致预算执行发生重大差异确需调整预算的,应当履行严格的审批程序。
四、高校全面预算绩效考核方面的关键控制点及控制措施
1.建立严格的预算绩效考核制度。
高校应当建立严格的预算执行绩效考核制度,对各预算执行单位和责任人进行考核,切实做到有奖有惩、奖惩分明。预算管理委员要定期或不定期组织预算执行情况考核,将各预算执行单位负责人签字上报的预算执行报告和已掌握的动态监控信息进行核对,确认各执行单位预算完成情况。必要时,实行预算执行情况内部审计制度。
2.确定全面预算考核指标。
高校全面预算考核的指标是下达的预算目标,配合学校考核政策,对预算责任单位的预算完成情况进行业绩评价与奖惩。预算考核包括对预算执行情况和预算管理情况的考核,前者考核预算涉及的事项和预算的完成情况,后者考核各预算责任单位的预算编制、执行、分析、控制、调整以及例外事项的申请、执行行为的及时性、规范性和严肃性,高校根据自身情况来确定两者在预算考核中所占的权重。
3.保持全面预算考核的独立性。
预算考核由高校预算管理委员会下设的业绩考核办公室负责,按照内部控制不相容岗位相分离的内部牵制制度要求,绩效考核委员会应该具有独立性和专业性,由预算执行单位以外的人员来担任考核任务。
参考文献:
[1] 财政部等:《企业内部控制基本规范》
[2] 财政部等:《企业内部控制配套指引》,立信会计出版社2010年版
[3] 孙静博:论全面预算与内部控制的关系,《新科教》2009年第7期
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