基于PMBOK知识管理体系信息工作问题及对策研究
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摘要：信息工作已经成为上飞公司的一项重要基础性工作。根据美国项目管理协会（PMI）编写的《项目管理知识体系指南》（PMBOK）将信息管理作为项目管理中的一项重要内容，并结合项目管理学有关知识对上飞公司目前信息工作进行再认知，从信息工作、信息员管理、信息工作人员三个方面分析目前信息工作现状存在的问题，提出改进措施及建议。
关键词：PMBOK;信息工作;知识管理体系;对策研究
中图分类号：F562.6 文献标识码：A
上海飞机制造有限公司（简称上飞公司），成立于1950年，2009年对其进行公司制改革，是我国商用飞机的制造总中心。20世纪70年代起，上飞就拥有了一定自主知识产权，成功研制并设计了我国四发喷气式客机，并与美国麦道飞机合作生产飞机。截至2016年年底，上飞已经成功研发并设计了2架ARJ21，己成功交付四川航空公司投入运营。此外，2017年，C919大型客机也在上海浦东国際机场成功试飞。经过68年的发展，上飞已经成为集飞机关键零部件研发制造、供应链管理、新材料与新技术研发于一身的高新技术企业，成为中国最具有发展潜力和最值得信赖的飞机制造商。虽然上飞的硬实力在最近几年发展得非常快，实现了质的飞越，但是其却忽略了信息工作等软实力的建设。上飞公司信息管理包含了信息收集、整理至更新全过程，各环节基本完整，建立了信息收集长效机制，信息工作人员观察、询问、调查获取信息，与二级信息员队伍定期报送信息相结合。总的来说，信息管理全过程较为完备，但在信息工作、信息员管理、信息工作人员方面有待进一步整合。本文基于此，对此提出相应的解决策略，以进一步提高上飞信息工作的效率及效果。
1信息工作中存在的问题
1.1信息工作缺乏全面的信息管理平台
上飞公司信息管理包含了信息收集、整理至更新全过程，各环节基本完整。同时也建立了信息收集长效机制，信息工作人员通过观察、询问、调查获取信息，与二级信息员队伍定期报送信息相结合。信息整理、分发（交换）成为信息日常工作，形成了较为固定的信息编发载体，各类载体有明确的定位，用于编报动态性、综合性、专项性信息，各类载体有明确的报送范围。现有信息化平台（门户“信息综合”），集中展示了主要的信息载体，利于信息的查询、利用、存储和更新。目前，公司的总体流程为《每周要事》信息员，每周以邮件形式报送信息，《上飞公司简报》信息员，每半月以纸质形式报送信息。信息工作人员另行统计信息员报送信息及采用情况。此外，各类信息载体编发的审批分发环节，依靠现有的公文处理平台。公司没有相应的全面的信息管理平台，导致在整体工作中，信息员仅停留于报送动态信息，仅参与简报编发。部分部门报送的动态类信息采用率低，信息员在专题类信息中发挥作用小，信息工作处理效率低下。
1.2信息管理员工作积极性较低
信息管理员工作积极性较低，主要表现在三个方面。
沟通方式不对。目前上飞主要采用的是单项沟通方式，单纯以自上而下方式与信息员沟通，信息工作人员与兼职信息员日常联系限于报送信息（或催要信息），一年一次信息工作会议（单向传输：信息工作人员宣讲，兼职信息员听讲），横向沟通少且弱。对信息员的尊重、沟通不够，不能激发信息员对信息工作的热情。
考核方式过于笼统。目前兼职信息员队伍与公文管理员队伍管理方式，尤其是考核方式相同。对部门公文复核工作有明确的考核要求：公文内容、格式、流程正确。对部门信息报送考核要求：按时报送、可直接被采用。事实上，信息报送工作与公文复核工作性质不同。信息报送工作具有很强的主观能动性，如果仅有考核，将使更多的信息员重量不重质，导致信息工作人员工作积极性下降。
缺乏一定激励措施。由于信息工作人员和兼职信息员形成的是一个弱矩阵管理模式。办公室信息工作人员对兼职信息员的考核权限非常有限。另外，信息工作需要很强的主观能动性和一定的创造力，但是，目前上飞并没有针对信息工作人员制定一套完善的激励措施，导致信息工作人员总体积极性不够强。
1.3信息工作人员工作内容深度不够
2017年，信息工作人员牵头经营计划部合同管理人员梳理了重大合同审批流程，分析问题，提出改进建议。牵头情报档案馆有关人员查找、整理公司重大经营决策的参考信息，着手深入驻供应商总代表室，思考完善管理，起草调研报告，配合项目管理部谋划、拟定全年项目管理宣传口号，鼓舞士气，督办工作逐渐走向系统、全面，促进公司领导各项工作部署有效落实。信息工作人员向信息调研人员转变迈出了重要一步，尝试由日常信息的采编向深度调研转变。但是，目前信息工作人员从事调研成果数量较少，质量待提升，效果有待进一步发挥和肯定。尚未形成深度信息调研的长效机制。多数调研作为专项任务，信息工作人员往往独立开展，寻求得到相关部门的支持力度较少。
2基于PMBOK知识管理体系信息工作对策
PMBOK要求完整的信息管理包括信息的收集、整理、分发、交换、查询、利用、存储和更新。这就要求一个企业在信息工作中要基于PMBOK进行知识管理体系建设，具体对策如下：
2.1建立全面信息管理平台
一是建立全面的信息管理平台，涵盖信息工作全过程。一方面通过信息化平台，实现信息员无纸化报送信息，便于信息员实时了解信息被采用情况，信息工作人员回溯信息来源，统计部门报送情况。另一方面通过信息化平台，打通信息的审批、分发、查询各环节。二是建立信息素材库（局部开放），共享信息和经验，包括有益的学习资料、上飞公司及中国商飞公司有关资料、未以信息载体发布的作品，便于信息工作人员和信息员交流学习、借鉴、查找使用。三是信息工作人员根据业务条线，专项跟进，实时掌握中心任务进程、关键信息。建立与分管领导就专题性信息的命题、要求，建立沟通桥梁。四是信息工作人员加强与信息员的沟通，提高信息员对信息工作的热情;加强对信息员的培训，提高信息员的信息工作水平;加强与信息员的合作、互动，进一步发挥信息员队伍作用。 2.2提高信息管理人员工作积极性
提高信息管理人员工作积极性可以从三方面入手。
加强信息管理人员之间的沟通。沟通是事关项目管理成败的重要因素之一。信息工作人员作为改进信息工作的项目经理，需发挥知识能力、实践能力和个人能力，其中沟通方式尤为重要。一是提高团队成员对信息工作的认同感。营造信息工作的独特氛围和特色，加大信息成果展示。鼓励部门兼职信息员参与采写专题性信息载体等，并将成果反馈至该部门负责人等。二是增强团队成员的凝聚力。信息工作人员与信息员平等对话，定期开展座谈等交互性沟通。三是聚拢信息写作爱好者，形成优秀信息员核心团队。对部分信息写作工作爱好者，可参与信息工作人员的集体学习，共同提高;可参与相关专题信息的调研、撰写，组建专题IPT团队。
转变考核方式。一是实行信息员聘任机制，每年颁发一次聘书（加盖公司办公室印章），增强信息员荣誉感。根据报送情况、采用情况决定是否续聘。如果不被续聘，建议该部门更换信息员。二是例行通报各时期内，信息员的信息报送及采用情况;三是对在专题性信息采写中发挥重要作用的信息员，予以信息员队伍范围内通报表扬。
完善激励措施。兼职信息员属知识型员工，奖励方式不应仅停留在物质奖励上。例如给普通信息员订一份报刊。不仅奖励方式体现了信息工作特色，且每月签收，会持续加深激励作用，对该部门其他员工会形成辐射影响。
2.3提高信息工作人员工作内容深度
让信息工作人员参与上飞公司重大专项活动，协助开展相关工作。以大型客机项目2017年度宣传主线的确定为例，信息工作人员参与，有利于提炼专项工作的特点。相比较而言，客服公司的“快响”、上飞院的“百日攻坚”，都能看出很明显的策划痕迹。一方面上飞公司重点工作很多，亮点的提炼却很少。另一方面，在重点工作开展过程中，信息员往往是旁观者身份，看不明，而此时工作人员异常繁忙，可提供的信息素材很少、很散。此時，就要让信息工作人员广泛参与其中，每月信息工作人员都要制定若干选题，由部门负责人甄选，选定题目。部门负责人向相关部门引荐信息员，直至完成专项工作的某重大节点（一月为宜）。信息工作人员参与该专项活动，在确保完成日常信息工作的同时，参与专项活动讨论会，指导部门办文等事务，协助起草专项工作相关阶段总结，同时，信息工作人员完成专题写作，提升工作内容的深度和吸引力。
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