实物档案收集与管理工作中存在的问题及对策

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　　【摘要】实物档案是档案体系重要的组成部分，实物档案的收集和管理需要安排特定人员进行妥善保管。本文针对企业在实物档案的收集和管理过程中存在的问题进行了剖析，并对如何加强和完善实物档案的收集和管理工作提出了相应的对策。
　　【关键词】实物档案;收集;管理;方法
　　实物档案是企业在业务工作中所形成的以及个人在其工作、生活中形成的以实体为载体的物品档案，它直接承载着企业的荣誉与历史，不仅对国家、社会和企业具有极高的保存价值，而且对企业未来的发展也具有很高的参考价值。随着经济社会的飞速发展，企业拥有的实物档案越来越多，对于空间占用比较大的实物档案，在收集和管理方面，存在着很多的问题，也存在很多的困难，这就要求我们在日常工作和生活中妥善处理好实物档案的收集和管理。
　　一、档案的收集与管理工作中存在的问题
　　随着我国现代化进程的加快，国家对档案的收集和保管日益重视起来，《档案法》的颁布和执行也是为了进一步加强档案管理，以形成一套规范化和标准化的管理流程。但是在现实中，实物档案的管理并没有引起各企业的足够重视，在保管过程中尚存在诸多问题，主要体现在如下几个方面：
　　（一）实物档案归档意识不足，保管工作不到位。很多企业对文书档案建立了一套规范完整的管理体系，而对实物档案却不够重视，归档意识薄弱，究其原因主要有三：1.对实物档案认识不足，意识不到实物档案对企业的价值与意义。2.没有建立相应的监管及奖惩机制，造成实物档案在保管上的疏忽。3.沟通不及时，造成实物档案归档不及时，甚至造成实物档案的破损或丢失等。
　　（二）实物档案的应用价值体现不足。由于实物档案来源广泛，不同属性的实物档案大小、形状均不一致，个性化明显，而且不同类别的实物档案使用频率不一，因此有些企业为了图省事，往往将各种实物档案集中统一存放，这就造成了在日常工作中，使用和展示实物档案的机会较少，其在宣传教育、弘扬企业文化的应用价值方面未得到充分的体现。
　　（三）实物档案的保管条件较差。与纸质档案和电子档案相比，实物档案在存放上往往对空间范围要求较高。很多企业为了节省空间，在进行实物档案存储和保管时，所提供的空间范围与妥善保管实物档案必需的合理空间严重不符，容易造成实物档案的过度堆积。这对于实物档案的保管工作很不利，过度堆积的结果会导致实物档案的意外破损，不仅会破坏实物档案的完整性，而且也会导致实物档案的价值大大降低。
　　（四）实物档案保管的手段落后。档案管理人员在进行实物档案空间管理时，对实物档案保管位置的编号分类， 大部分还停留在手工登记，对实物档案随意挪动，如有其他部门来借调实物档案时，不容易快速地查找到该借调实物档案排放的确切位置;借调实物档案归还时，没有对该实物档案进行原位置排放，对实物档案的编号信息也没有及时进行更新，编号前后不统一，导致对实物档案查找困难。
　　二、改进实物档案收集与管理的措施
　　（一）强化实物档案管理意识，建立健全档案管理工作制度。加强与深化实物档案收集与管理意识，最直接的办法是进行教育宣传活动。企业可以结合《档案法》在员工中普及实物档案的价值与作用，加大对实物档案收集与管理人员的培训力度。这些教育宣传活动不仅能让普通员工充分认识到实物档案所承载的意义和历史目的，从思想上提升对实物档案的价值认知;对于实物档案管理人员而言，可以从制度上对收集与管理行为进行规范和约束，进一步提高实物档案工作人员对其本职工作的重视程度，提升实物档案的管理意识以及管理水平。在进行宣传教育的同时，企业还应当制定在实物档案收集与管理方面的规章制度以及奖惩机制，对于因某些部门或人员的疏忽大意而导致实物档案遗失或损坏等行为，应结合实物档案的价值进行问责。此外，还可以将实物档案的收集与管理成效纳入员工的绩效考核体系，奖勤罚懒，通过合理的管理制度，积极促进实物档案管理人员自主学习和自我提升，有效提高其工作能力和管理水平。在实物档案的收集、归档过程中，各部门应当积极配合，加强沟通与协调，保证实物档案的完整性以及归档的及时性，确保实物档案的收集与管理工作顺利进行。
　　（二）拓展实物档案的利用途径，提高实物档案的使用率。在实物档案的利用过程中，可以在适当地方对其承载的信息进行分类标识，使观览人员清楚不同实物档案的基本信息、文化背景、实物的性质与功能。对实物档案的具体信息进行明示，不仅可以充分发挥实物档案的价值与作用，也提高了实物档案的使用效率。为此，各企业可以结合本单位的经济及资源情况，因地制宜地对各实物档案进行展示，有空间条件的，可以搭建实物档案的展示台、展示走廊等多种展示载体。企业还可以利用广播、多媒体、LED屏幕、展示架等宣传途径，充分发挥实物档案的初始记录作用，展现企业文化。如很多企业都将具有荣誉性质和功能的实物档案在企业单位较为显眼的地方进行摆放，在加强企业荣誉感的同时，可以起到展示企业独有的文化特色、弘扬企业多元化文化的作用。（下转第163页）
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　　（三）升级实物档案的管理条件。在实物档案的收集与保管方面，企业结合自身实物档案的性质、功能、利用率、价值等特点，设立专门的实物档案室。针对某些实物档案对保管环境有特定要求，比如在防潮、防尘、防高温等方面对储存环境有较高的要求，可以按实物档案的材质确保特定装具的规格，并对实物档案室的空间结构进行合理的规划设计，以改善实物档案的保管条件，提高档案室空间的利用效率。在提高空间利用率的同时，尽量做到实物档案摆放有序，确保各实物档案的安全距离，这样可以有效避免与其他实物档案因意外碰撞而造成毁损，也可以方便工作人员对其日常维护和保养，实现实物档案的精细化管理。
　　（四）对实物档案进行数字化的收集与管理。在采用传统方法对实物档案进行保管的同时，企业还可以将先进的数码技术引入到实物档案的管理工作中，如可以对实物档案进行拍照，对照片进行电脑图片处理，也可录制成光盘进行宣传，制定实物档案数字化信息的管理方式，并与相关的文书档案建立相对应的标识关系，形成一套对实物档案具有索引查找的电子数据库管理模式，以便快捷地调用抽取实物档案的图像，方便查找及利用，减少手工登记的失误与涂改，對实物与编号及时进行更新，前后信息一致，节省人力物力。同时，利用互联网功能建立网页，将实物档案图片加入简洁的文字介绍，进行编辑后上传到网页以供浏览，拓展宣传渠道和范围，使得实物档案得到更充分的宣传与利用，管理更加科学。
　　三、结束语
　　实物档案不仅记载了企业在不同发展阶段所取得的成绩，也体现着企业文化的沉淀与积累。为了加强实物档案的收集与管理工作，各企业不仅应当建立健全完善的实物档案收集与管理制度，还必须采取行之有效的措施以确保这些规章制度落到实处。企业在不断地总结自身实物档案管理中所取得经验的同时，也可以吸收和借鉴其他单位在实物档案管理方面的一些好的做法，适当加大在实物档案收集与管理方面人、财、物等投入力度。也只有这样，才能稳步推进本企业档案管理工作的规范化和标准化进程，以更好地发挥实物档案的独特作用。
　　【参考文献】
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