档案管理存在的问题及对策

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　　摘要：档案是珍贵的信息资源，随着社会的发展，档案资料不仅是纸质的文本，还有大量的数字、影像、数据等资源，这些资源需要妥善留存与利用，但目前要各单位档案管理中仍旧存在着对档案意识不强，人员配备不足，标准化不够等问题，必须要切实提高档案管理的水平，使信息资源得到有效的管理与利用。
　　关键词：档案;管理
　　中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2019）018-0125-01
　　一、目前存在的问题
　　1.档案管理意识不强
　　在人们习惯意义的认识中，档案管理是专职人员从事的工作，在一般的单位里，档案工作就是整理上级和本单位下发的文件，然后按照顺序装在盒子里保存，从普通干部到领导层次，大多数人都认同这个做法，档案管理工作岗位一般也由一些比较闲的人来负责。
　　2.档案人员配备不足
　　人是这个社会最重要的资源，档案管理工作只有配备专业化的管理人员才能胜任当前的工作，一些档案软件如：量子伟业、中信信息、东方飞扬等软件才能运用得起来，才能发挥出效率。但实际情况是大多单位的档案管理人员都为后勤人员，文化程度和专业水平都较低，运用现代信息技术的能力较弱，档案管理只局限于整理简单的资料和传递文本的工作。
　　3.档案设施设备落后
　　目前各部门均对档案管理的认识程度有限，因此在档案设施设备的投入少之又少，配置好些的单位有一间档案室，给一至两台电脑用来存放电子资料，条件差一些单位几乎没有独立的档案室，档案资料存在在办公室的柜子里，长期以往，档案的遗失就非常严重，当想查阅某年某月的资料时，无从寻找，使珍贵的档案资源永远封尘在柜子角落里。
　　4.档案基础工作不够
　　档案管理更多是基础工作，比较档案的归纳，目录的整理，都需要背后的大量的时间、精力去完善，而目前大多数单位的档案不同程度存卷宗质量低下，无法检索的问题，使很多资源很难得到多次利用，一些有价值的资源，要想引用或作用佐证，只能靠模糊翻阅，效率低下。
　　5.档案管理的标准化程度低
　　档案管理是一个体系，如果不进行标准化、规范化的约束和管理，那么档案资源的流失是再所难免的，从这个角度去看，必须要规范档案管理的，这需要上级领导的重视，需要全体人员的能力配合，各单位规范档案的标准，引入专业的档案管理人才或加大資金投入下大力气培养本单位专业化的档案专职人员，使档案尽早实现标准化。
　　6.档案资料得到不充分利用
　　在一些单位的档案室，几乎鲜有人进入，长期处于封闭状态，资料整理又不系统，人们想查阅某一资料是难上加难，渐渐档案资料便无人问津，由于不重视，这一工作也渐被遗忘。加上对档案的投入资金有限，导致一些档案没有得到妥善存放，比如电子资源，很难保存，过一段时间便不见踪影，以后很难再查阅。
　　二、档案管理现代化的对策探讨
　　1.更新档案管理观念
　　观念是一种根深蒂固的认识形成，在各个行业均存在。档案管理也一样，只有从上到下改变对档案工作的认识，档案管理水平才能得到长足的提升。而这不仅仅的缺设备、缺人才，而要从主要领导到中层干部到普通行政后勤人员都要改变对档案的观念，在做工作的过程中存在档案意识，提高整体对档案工作的重视，这样再采取相应的组织机构，管理制度，行为手段，最终使档案走向科学化、规范化。
　　2.加强对档案人才的培养
　　档案管理工作是项普通的工作，但对人才的素质极高，首先要吸纳热爱档案管理的优秀人才，不怕苦、不怕累，耐得住寂寞，守得住清贫，有默默奉献的精神品格。其次要有专业的技能和宽泛的知识面，档案管理别看是项谁都能做的工作，但做的好与坏差别很大，需要较高的水平来处理各类档案业务，其中涉及的知识面也很宽，比如档案收集、档案真伪鉴定、档案保管、档案统计、档案修补、档案提供利用等专业知识。再次要掌握现代信息技术如：多媒体技术、网络技术、图片视频处理、各种文档转化等，在现代的社会中是非常必要的。最后是档案的开发利用的能力，一名合格的档案管理人员应该积极开发有利于档案管理的应用软件，使档案更方便查阅或管理，让档案变活，变成有价值的资源。
　　3.加强档案室硬件设备的改善
　　目前的档案室的设备急需更新，一些单位的档案到用的都是其他办公室淘汰下来的桌椅、电脑。上级来检查时充数而已。要及时更新档案硬件设施，如办公电脑、消防设备、打印设备、扫描设备、移动硬盘、光盘等用品，采购或者开发档案管理软件，使档案尽快实现规范管理。
　　4.档案管理要采取标准化流程
　　标准化代表着质量和效率。实现档案管理的现代化，必须要采用标准化的流程来管理。一是为档案的归档和提档服务，方便使用者的借阅。二是规范档案的管理，各类资料分门别类存放，规范有序。三是当档案管理人员更换后，可以方便交接，在一些场合，也适合档案之间的交流。
　　5.手工处理和现代化技术运用的协调
　　在档案管理中，手工永远是基础，档案资料的整理、编号、验证、入档等等都需要手工一一来完成，即使在信息技术非常先进的今天，纸质的档案仍然占绝大部分，手工处理是非常必要的。档案管理在未来很长一段时间仍然要依靠手工来处理档案。当然对于新的信息技术的出现，要全面的掌握，在处理纸质资料的同时，要做好对电子档案的收集、整理。当前档案的种类在不断增多，需要协同处理好各类资源，音频、视频等都是珍贵的档案，都需要手工与现代手段来保存。
　　6.档案现代化的实现
　　档案管理的作用是使文献更有价值。使档案更方便地为查阅者服务，这里面需要做以下几方面的工作。一是档案场馆的建设。纸质的档案存入在档案柜里，整理的清晰明了，当读者可以轻松、方便地查阅相关的资料。比如一些桌椅可供摘录、笔记，有方便的复印、打印等设施，能够公开的文献方便读者拷贝。有供读者使用的电脑，可以方便用来查阅相关的电子文档、图片、音频、视频资料。二是网络档案的建设。实体的场馆仅仅局限了借阅的时间和空间，要让档案走向开放，具有更大的价值，要发挥当前的网络优势，使档案走向网络化、数字化，以数字的形式来通过网络访问，使一部分可以公开的纸质档案也通过扫描等方式成为电子文档，方便读者远距离的进行资源的共享。
　　科技的飞速发展，对于档案管理工作的要求更高了，档案管理完全可以凭借当前成熟的网络信息环境得到长足的发展，当然这对档案管理人员也提出了要求，要不断学习，不断创新，改革创新天地宽，奋有为正当时，要不断迎接挑战，不断学习，做好当前的档案工作。
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