农业科研档案信息化管理存在的问题及对策分析

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　　[摘 要]作为农业科研知识和关键信息资源，农业科研档案有其特定的归档范围及利用价值。本文分析农业科研档案存在的诸多问题，提出农业科研档案在信息化软硬件、信息资源共享平台和复合型人才队伍建设等方面的对策，旨在为相关研究提供借鉴。
　　[关键词]农业科研;档案管理;信息化建设
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.084
　　[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）14-0-02
　　0     引 言
　　农业科研档案记录了农业科研团队或个人农业科学研究活动的全过程，是农业科研工作者智慧、劳动和经验的反映。从本质属性看，农业科研档案在一定程度上體现了一定阶段农业科研的学术水平，反映了农业科研工作从调研征集问题、申报立项、研究实施、鉴定验收、成果奖励申报和成果推广与转化等全部研究过程的历史资料。在“数字”“智慧”为关键词的知识经济时代，信息和知识价值日益凸显。从机构层面看，农业科研档案是重要的信息资源和显性知识，应将其应纳入组织机构的信息资源管理体系和知识管理体系中来;从科研档案管理自身发展趋势看，农业科研档案在完成了从实体管理到信息管理的发展后，正经历着从信息管理到知识管理再向知识服务的过渡。农业科研档案管理纳入信息资源管理体系和知识管理体系之后，本单位科研档案建设成为本单位的知识库和思想库。
　　1     农业科研档案信息化引领农业科研发展方向
　　国家科学技术委员会、国家档案局在1987发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》第七条规定，农业科研文件资料归档范围分为五大部分，分别是研究准备阶段资料、研究实验阶段资料、总结鉴定验收阶段资料、成果奖励申报阶段资料和科研成果推广与转化应用阶段相关资料。农业科研档案信息化是在档案管理过程中，充分利用现代电子信息技术和互联网手段，实现对档案信息资源收集、管理和利用的过程。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确指出档案信息化要具备以下六大核心内容，即档案信息化基础设施建设、资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设和安全保障建设，这六大内容板块相互支撑，不可或缺。作为农业档案的信息化而言，就是要在农业科研领域引领研究发展方向，全面利用现代电子信息技术、互联网大数据等手段，全面深入实现对农业科研档案资料的信息化，促进农业科研管理转型升级。
　　2     农业科研档案信息化管理存在的问题
　　随着互联网等现代信息技术的快速发展，档案管理部门内部外部环境越发复杂，传统工作模式和方法都需要进行重大设计和改造，档案资料的管理范围、对象和层次都发生了重大变化。管理过程的电子化、网络化、规范化势在必行。农业科研档案信息化建设要着眼于提高农业科研档案利用效率，具体涉及档案收集、数据整理、立卷方式、归档时间、保管程序、录入系统和在线查阅等所有环节的信息化和规范化管理。随着农业现代化进程的加快，农业科研成果和农业科研档案信息资源的利用需求与日俱增。如果农业科研档案信息化建设滞后于现实需要，不能使档案信息资源得到及时开发和利用，档案信息管理工作就失去了方向和意义。目前，农业科研档案信息化建设仍存在以下问题。
　　2.1   信息化管理观念落后
　　目前，农业科研档案管理中仍存在重归档、轻利用，重保密、轻共享的问题。总体来看，农业档案归档率低于普通文书档案，这由多方面的原因造成。一是农业科研档案的形成主体是科研项目负责人，而负责人所在单位的科研管理部门参与项目的结题验收工作，因此，农业科研人员必须把研究过程资料和成果资料等上交给科研管理部门。二是科研管理部门每年将形成的科研档案在移交档案部门时，由于各种原因只移交了一部分，造成科研项目档案多处存放，即科研项目主持人、科研管理部门和档案馆。这种多主体管理，势必造成科研档案不完整。三是农业科研档案具有一定的涉密性和服务对象的特定性，诸多档案主体严重影响科研信息知识产权保护、整合与利用，造成科研信息资源及其潜在价值难以有效发挥。现实中的农业科研档案收集整理是在项目结题验收完成后进行整理归档的，而项目在后续开发成果、转化与应用等过程中，产生的技术档案资料一般不作为强制归档的范畴，造成农业科研档案难以准确、完整、系统管理。
　　2.2   档案信息利用率低
　　农业科研档案信息载体具有大量资源，许多原生性农业科研信息资源以纸质形式保存，少量的电子文件载体缺失必要的软硬件设施，随着时间流逝或软硬件不断更新，不可避免地会造成原生性数据信息资源的流失或缺损，极大影响科研档案在知识、技术、凭证等方面的传承、开发和利用。对档案原始资料和数据进行归纳、分析、研究等加工处理处于低层次阶段，如档案统计基础数据、编研成果简介、科研元数据资料不能形成现实生产力，严重影响科研成果的推广和转化，形成不能对接的农业科研需求的局面。我国当前绝大多数档案馆保管的档案仍以纸质档案为主，接收进馆的电子文件格式不一，各电子文件数据库由于标准不同难以形成联动效应，造成信息孤岛现象。此外，绝大多数档案馆的数字化工作只是简单地将纸质档案进行扫描，数字化成果只是图片，没有进行数据化处理，无法利用大数据进行处理。
　　2.3   缺失档案技术标准规范
　　由于缺乏数字化、网络化的农业科研档案共享平台，农业科研档案的信息共享、信息查询、学术查新等服务不尽人意。低水平科研项目重复研究投入、学术不端行为难以抑制。随着政府信息化进程地推进，大多数国家级和省部级的纵向农业科研项目已采用在线申报、评审、填报进度、提交成果及结题、报奖等工作，依托相应网站或操作平台均留存了电子文件，档案管理人员无法实现及时归档。即使将电子文件打印为纸质文档，由于元数据依附于原设备造成元数据缺失，难以保证电子文档的真实性、安全性和完整性。此外，不同计算机硬件和软件平台不同步，元数据不能实现即时转换迁移，常常发生“读不出来”或“数据丢失”现象，势必造成现有农业科研档案收集处理处于无序状态。 　　2.4   档案人员综合素质不高
　　农业科研档案工作的专业性不置可否。以网络、软件、档案网站等信息化手段为数据闭锁，为科研档案工作开辟了崭新的业务领域，农业科研档案管理工作不能适应农业科研创新活动的要求，存在催收档案资料不及时，科研档案不完整、不系统的问题;农业科技知识相对缺乏;现代信息化知识欠缺;档案管理人员频繁换岗，专业知知识更新欠缺，业务培训不够，农业科研档案编研开发不充分等问题，农业科研档案停留在重管轻用层面，农业科研档案人员只是一个传统意义上的“保管者”，極大降低农业科研档案工作者的专业声誉。
　　3     农业科研档案信息化构建的着力点
　　《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出了档案信息化建设的具体内容。档案信息化实践证明，在信息化时代，农业科研科研档案管理工作走“数字”“智慧”道路。在转变概念、统一思想，建立健全农业科研档案信息化总体规划和规章制度的条件下，必须着力强化农业科研信息化人才队伍建设。
　　3.1   着力于构建农业科研档案信息化的软硬件建设
　　在信息转型过程中，农业科研档案信息化需要先进的硬件设备辅助完成。因此，按照国家和行业有关规定，选购标准硬件设备，要充分考虑与农业科研档案管理软件匹配、数据库和信息方式的标准化，如多功能扫描仪和ORC智能识别技术等设备将文字、图片、声像等资料转化为数据资料，高端统计分析软件对档案信息数据进行分析处理。在农业科研档案数据存储和更新过程中，云计算技术能够有效降低数据存储和管理成本，基于云计算云平台采用多种安全技术在云端控制农业科研档案数据存储、查阅和传输，确保档案数据的完整性和安全性。
　　3.2   着力于农业科研档案信息化管理模式构建
　　在现代信息技术条件下，农业科研档案的部分成果资料已经进行网络化集成，并搭建完善的农业科研档案特色资源数据库和共享平台。农业科研档案特色资源数据库和共享平台能够提供全方位、多功能的信息资源共享，提供特定用户群体的专业服务，为特定用户提供专门的交互方式信息咨询，同时对基本科研信息进行加工、提炼和深度开发，实现科研档案的资源共享目标。因此，档案行政机构依托电子政务云计算平台，建立数字档案网络系统，通过与第三方软件厂商进行合作，设立统一标准与规范，推动数字档案在不同层次、不同部门之间实现互联互通，向社会提供数字档案服务。
　　3.3   着力于打造农业科研档案复合型管理人才队伍
　　高素质的复合型农业科研档案管理人才是实现档案信息化管理的关键因素。农业科研档案工作人员要加大专业培训和继续教育的力度，通过网络课程、专题讲座、业务研讨、学术交流及信息技术培训，使其掌握档案专业方面的法律、法规、知识和技能，积极采用专业手段，在实际档案管理工作中应用专业方式，特别要强化学习先进档案管理技术、计算机知识和网络应用技术。同时，还要完善竞争机制，建立健全制度档案工作实绩同职务晋升、职称评聘、评选相结合，充分调动档案员的工作积极性、主动性和创造性，使农业科研档案管理人员由一个档案“保管者”转变为“管理者和传播者”，成为农业科研工作的行家里手，实现“数字”科研、“智慧”档案的管理新目标。
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