集中采购物资结算风险防控策略和措施研究

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　　摘要：目前我国社会政府集中采购物资过程中具有流程多、采购金额大以及物资采购与实际使用相分离的特点，在这个过程中物资风险最为突出的要数物资结算。本文将详细阐述物资采购供应链的全过程各环节对物资合同结算以及参与项目中各方面的因素对物资结算产生的风险，并针对各种风险选择相应措施进行应对。
　　关键词：集中采购物资;结算风险防控;采购绩效
　　集中采购能够降低企业的生产成本，达到合理配置资源的目的。但是集中采购过程复杂，极易受到某些因素的影响，另外，企业的采购和实际应用处于相对分离的状态，企业没有设置相应的奖励机制，负责采购的人员工作积极性不高，采购工作成效较低。一般来说，企业集中采购物资时涉及的金额较为庞大，一旦结算过程发生风险就会给企业带来非常严重的损失。站在集中采购合同环节来看，采购风险主要来源于招标过程的前后阶段以及执行合同内容时所有涉及到的企业自身所存在的风险因素，而这些风险因素都会在很大程度上影响企业的采购工作效果，并妨碍结算工作的准确性。另外，结算环节本身存在的因素也会对资金支付操作产生较大的风险，对结算工作的绩效指标产生影响，让企业的利益受到损害，对企业的资金安全带来威胁，会阻碍企业项目的正常运行。
　　一、集中采购物资合同结算风险类型
　　仔细分析集中采购合同结算关键要素以及相关环节可能存在的风险，做到知己知彼，有效预防和防范。
　　（一）采购预算管理
　　若采购预算不足，会对后期采购资金以及签订合同存在较大影响。
　　（二）采购招标
　　第一，企业应当根基采购物资的情况制定完善的招标文件，并明确合同内容，若内容不清，合同签订后条款的履行以及资金结算就可能缺少相关的依据;第二，招标文件所用的合同模板有误，合同中某些重要的条款与此次物资的采购方式相悖;第三，招标采购标包在设置过程中存在漏洞，签订的合同与招标文件中设置的支付比例不符，对后续合同的签订和结算产生不良影响。
　　（三）合同签订、变更以及解除合同
　　首先，未能清晰理解招标合同中的条款说明或者是因为某些外来因素，导致双方不能依据招标的结果签署合同，又或者是合同在制定过程中某些物资的信息表义不明，进而阻碍后来双方履行合同内容以及资金结算;其次，合同变更和解除时处理手续有误，缺少相关的材料证明可能会影响后期的资金支付，对合同内容引起纠纷，对企业项目资金的安全产生不利的影响，一旦处理不及时就会引来供应商的投诉，产生法律风险，更为严重的是引发社会舆论。
　　（四）合同履约管理
　　合同履约管理过程中的风险来源于五方面。第一，制定的物资供应计划，供货时间过紧，供货商无法及时供应物资，极易产生矛盾，对后期合同结算工作带来困难;第二，项目单位可能因为各种因素延遲图纸确认时间，比如项目受阻工等，供货商无法对工厂实施排产计划，很可能影响供货时间、数量以及后期的结算工作;第三方，供货商没有按照合同约定的时间送货;第四，接受物资的单位忽视了验收工作的重要性，没有根据合同条款以及实际需求对物资验收，也没有相应的记录，无法为后期的货款结算工作提供依据;第五，正处于验收物资质量问题约谈、惩处期间，索赔金额依据支撑材料不足或存在争议，企业内部业务脱节或信息不对称，导致未能及时对供应款项的暂停支付;第六，投运单或质保单支付申请不符合合同的约定，阻碍了相应资金的支付。
　　（五）资金支付管理
　　资金支付管理活动中的风险主要来源于四方面。第一，由于工作人员的失误，对不符合申请条件的订单进行付款操作或者是具备条件的订单未能及时付款;第二，资金支付环节以及数据报送环节出现偏差，可能无法在约定时间内向供应商付款;第三，支付资金时账目出错;第四，由于供应商银行账户在汇款期间发生变动却未及时向企业递交更改的信息，导致供应商无法及时收到汇款。
　　（六）履约保证金与发票管理风险
　　企业在管理保证金和发票的过程中可能因为各种因素的侵扰从而产生风险，经过相关分析与研究后发现，其风险主要来自以下几方面：一是供应商所持保函存在问题，不满足相关要求;二是保函在履约期间已经超过最后期限;三是部分合同供应商得到的预付款远超其按规定缴纳的成本，减少了对供应商的限制;四是供应商提供的发票信息有误，比如银行信息、税号等信息与签订合同时登记的信息存在出入，致使企业汇款不成功，无法在当月内完成汇款工作。
　　二、主要措施
　　（一）构建完善的制度
　　对采购结算过程中可能出现的风险进行深入分析，并在相关讨论下构建有效的信息收集制度;建立完善的风险评估制度，评估各种因素的风险对企业产生的影响;对影响较为严重的突发事件制定相应的应急方案;针对结算风险建立相应的监督机制，对合同结算工作进行长效管理;明确结算工作的任务和要求，防止因为人为原因出现失误。
　　（二）加强物资采购管理与预算管理的有效融合
　　预算的拟定首先要对从前的招标结果进行分析，然后认真考察目前的市场行情，最后两相结合预估物资金额，在招标需求审核过程中，对预估价格以及相关事项进行严格地审核，避免预算超支;另外如果预算超出单位设定的范围，应当及时向公司财务部门进行申请，并及时调整和完善最初的招标计划。企业应当最大限度地降低合同并及时签订产生的影响;与此同时加强企业各部门之间的联系和沟通，及时应对此期间存在的风险。
　　（三）细化招标文件中履约内容
　　在合同中明确规定物资供应商到现场交货应具备的条件，明确告知物资供应商具体的交货的时间，尽可能避免延期交货的可能性，降低货物无法及时上交为双方产生的风险;另外企业在细化招标文件中的内容时应当选择合理的招标模板，与此同时对合同中的授标比例进行相应的调整和改善。
　　（四）规范合同签订等相关内容
　　企业与供应商双方签订的合同必须合乎相关规定，仔细研读合同内容，加深对合同内容的理解;物资采购中重要的信息必须在合同中有所体现，这也是日后履行约定以及结算工作中必备的依据;如果需要对合同进行变更处理，如及技术变更单等，双方必须签署补充合约;若要解除合同，则需要涉及的所有部门共同处理，并了解解除合同的原因以及双方履行的责任等进行严格的审查，为解除合同提供有力的数据支撑。 　　（五）加强合同管理
　　企业单位应当建立合理的计划，并按照实际的工程建设需要，向企业的物资部分提交供货申请计划书，然后物资部门会与供应商根据提出的供货需求和时间，从而制定出一个详细的采购方案;另外应当加强企业与供应商之间的紧密联系，随时掌握工程的实施进度;与此同时，对合同实施期间出现的各种问题，物资部门应当本着主動处理的原则对相关问题进行及时处理，督促相关方尽快履行合同中规定的各项工作;项目建设单位以及运行单位要根据合同中的相关规定分别维护投运信息以及质保信息，并签署相关单据。
　　（六）应用信息技术保障物资合同结算的规范性
　　移动信息技术的有效应用有利于开展信息反馈通道，建立统一平台，完善业务功能处理能力，通过对高风险业务的提醒、限制功能完善，加强制度执行，切实加强高风险业务管控，杜绝人为因素，避免员工管理不到位、状态不佳，工作不严谨不尽责，疏忽对供应链上下游，企业内外部使用单位，供应商不良行为的约束和管控，导致企业资金错付、漏付、多付或超期支付的风险。
　　搭建物资系统与财务系统、营销、基建（生产运行）系统信息融合统一平台，引入企业资源管理ERP、MRPII核心理念，实现“5流合一”（物流、资金流、信息流、增值流、工作流）。
　　1.超概算的提前预警提示、启动预算调整。项目需求上报环节与设计概算金额、预算划拨进行系统匹配，否则，提出提醒，启动预算调整流程，同步开展招标采购-合同签订-履约流程。缩短超概调整的空耗时间，减少协调成本，反复核查工作量。
　　2.完善物流宝--现场到货APP功能。避免手工填制验收单、入库单产生的错漏，及时掌握收货的进度，加快后续物资结算方面的工作。
　　3.全面实现物资款暂停、恢复功能自动控制。物资入库后，履约专责人员通过电商平台提供合同项目履约跟踪环节、完善结算支付与供应商交互业务流程推送功能，如发送供货函、结算函，索赔提醒、限制结算公告等;同时，供应商提交物资款结算申请，发票登记环节，录入合同、项目名称、项目编号等各系统唯一对应信息时，根据系统的履约事件、不良行为模块的记录进行匹配提醒、限制;待整改完成或惩处期限后，自动解除限制，恢复支付业务。
　　4.质保金的支付条件自动检索。质保金申请支付在信息系统中设置固定的审批流程，如此一来，只要在系统中输入审批信息，便能对审批流程进行自动判断，避免外在因素影响审批流程;与此同时，在系统输入质保单、结算单的物资供应合同、项目名称、编号等关键信息，自动关联该供应商期间的不良行为、运行评价、惩处信息，能够在很大程度上避免因业务信息不对称而产生的数据错误。
　　（七）加强履约保障金和发票提交管理
　　对供应商提交的保函以及发票严格检验;检查供应商提交的银行信息，若不符合要求，需要其重新递交信息;针对部分合同预付款金额大于履约保证金的情况，必须对模板中的重要条款进行针对性的修正;若发票存在问题，财务人员需要将问题发票返回至供应商，并要求其提供正确的发票信息;若登记系统中税号信息需要更改，供应商应当及时到屋子部门更改税号信息。
　　（八）提升相关业务人员的能力
　　在企业内对相关人员进行定期培训，以提升他们的专业能力和综合素质，并在培训后进行统一考核，检查工作人员培训理论与技能的培训效果;若在日常工作中存在人员调配现象，需要原工作人员与对接人做好对接，并对交接的内容进行记录。提升人才的综合素质是促进企业快速发展的重要手段和措施，能够有效解决企业存在的人才缺口。
　　三、结束语
　　由于某些因素的影响，物资结算过程中可能出现各种风险，一旦风险出现，会给企业带来较大的经济损失，所以企业物资部门必须仔细分析风险的来源，并制定相应的解决策略和措施，建立应对方案，解决风险带来的安全隐患。
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