浅谈医院人事档案管理工作的局限性和效率提升

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　　【摘要】新时期医院人事档案管理工作需要积极深化改革，灵活运用前沿技术和手段，整合医院人事管理活动相关资料，反馈医院的运营情况，在提升人事档案管理工作效率的同时，为医院管理和决策提供可靠依据。本文就医院人事档案管理工作中的不足多角度探究，寻求合理有效的效率提升措施。
　　【关键词】人事档案管理;信息化管理;绩效考核
　　医院人事档案管理工作涉及众多内容，整合医院各种人事管理活动资料，客观反映医院职工的工作经历和工作情况，以及绩效考核结果、专业能力和实战业绩等众多内容，是人力资源合理配置和管理的重要依据。面对新时期医疗市场规模的不断扩大，新时期医院内部管理工作发生了不同程度上的变化，尤其是档案管理工作方面，由于信息技术的应用，促使纸质档案和电子档案信息共存，这就导致很多不可控因素的出现，严重影响到人事档案管理工作水平。
　　一、医院人事档案管理现状
　　随着医疗卫生事业的不断发展，新时期医院人事档案管理工作发生了不同程度的变化，人事档案管理主要由人事文件构成，需要保证人事档案资料真实性与可靠性，强化部门职责，为医院管理和决策提供可靠依据，医院人事档案并不能直接带来经济效益，加强人事档案管理，有助于资源合理配置和利用，促进人才合理流动。
　　（一）人事档案管理制度滞后。从当前医院人事档案管理现状分析，人事档案管理制度滞后，内容与实际情况存在较大差异，难以满足新时期医院人事管理需要。在长期改革和发展中，医院的人事档案管理手段在不断简化，由于现有医院的人事档案管理制度不健全，未能结合新时期发展现状进行及时修改和完善，很大程度上影响了人力资源合理流动。在部分医院人力资源管理中，引进了众多专业水平较高的人才，但在人事档案管理中，却由于部分人员的档案资料不符合要求，无法正常调动派遣。加之人事档案管理制度不健全，原始档案未能及时输入到系统中，导致人事档案资料不完整，极大影响了医院人事档案管理工作的成效。
　　（二）人事档案管理方式单一。人事档案管理是一项专业性较强的工作，其中涉及到保密性质的内容，需要单独存放。但部分医院在内部科室设置上，由于人事档案资料总量大，资料类型复杂，档案室会与人事办公室合并在一起办公。医院人事档案管理人员数量不足，在面对较大的工作强度时，人事管理人员负责档案管理，有时也安排其他非专业人员负责。在信息化档案管理方面，缺少专门的档案管理软件，或是档案管理系统使用时间较长，没有及时进行软件功能更新，可能导致档案资料丢失、不完整，影响到人事管理工作。
　　二、医院人事档案管理工作的局限性
　　纵观当前医院人事档案管理工作现状，受客观因素影响，出现了一些实际人事工作中的梗阻和效率低的问题，影响到人力资源合理配置和利用。主要表现在几个方面：
　　（一）人事档案管理工作人员理念滞后。在医院人事档案管理工作中，由于对人事档案管理重视程度不够，导致部分人事档案管理工作人员工作积极性不高，对自身工作重要性缺乏足够的认知，同时，由于管理人员通常是其他部门抽调或兼任，接受系统的档案管理知识培训不到位，专业素养不高，实际工作中仅仅是按部就班将资料归档保管，或是定期将资料下发到各个科室，缺乏动态化的档案管理意识。
　　（二）人事档案管理工作方式单一。当前医院在人事档案管理工作中，普遍采用计算机和信息技术管理人事档案资料，但仅仅是将档案资料简单扫描和保管，档案管理信息化水平较低。部分人事档案资料填写不规范，仅仅是将其收集起来，却并未对资料仔细甄别和鉴定，潜在价值挖掘深度不足，可能存在重要资料丢失的情况发生。在这样环境下，人事档案管理工作较薄弱，资料残缺不全，会影响到人事档案资料的系统性和权威性。
　　（三）人事档案管理意识薄弱。面对医院之间激烈的竞争，核心工作是医院管理机制创新，改善就医环境，为患者提供优质医疗服务和人文关怀，以便于塑造良好的医院形象，在竞争中占据更大的优势，谋求可持续发展。所以，由于医院将工作重心放在医疗服务和运营发展方面，在人事档案管理工作中投入的精力较少，无论是医院行政人员还是人事档案管理人员都未能真正认识到档案價值，意识薄弱，不利于人事档案原有价值充分发挥。
　　（四）人事档案利用范围狭窄。纵观当前医院人事档案管理现状来看，由于档案管理在医院内部管理体系中处于边缘地位，受重视程度不高，所以人事档案利用范围狭窄。而人事档案具有较强的保密性特点，所以难以广泛利用，导致人事档案资源利用效率不高。依据人事档案管理制度，实际工作仍然按照传统工作流程进行。而在市场经济稳定发展中，高素质人才数量急剧增长，大中专毕业生流向非公有制经济组织、中介组织和外资企业，受到市场化人力资源配置，很大程度上加快了人才流动频率。所以，原有的人事档案管理制度局限性较大，难以更好地满足医院人力资源的开发和利用，有待进一步改进和完善。
　　三、医院人事档案管理工作效率提升策略
　　（一）提高人事档案管理人员专业素养。针对当前医院人事档案管理工作中存在的问题，如何有效提升工作效率？首先，是优化工作环境，转变工作理念，将更多的精力投入人事档案管理人员专业素养提升中。人事档案管理人员需要培养专业的业务能力和职业素养，定期参加专业培训，应熟练运用所学的人事档案管理知识和技能，并熟练运用信息技术进行档案管理。其次，医院应加强绩效考核，将考核结果同薪酬挂钩，充分调动人员参与培训的积极性。另外，面对复杂多样的人事档案资料，由于人员流动性较大，人员流动的同时人事档案资料也需要调整，所以应该培养人事档案管理人员的敬业精神和奉献精神，端正工作态度，拓宽档案管理利用路径，为医院人事工作提供支持。
　　（二）建立人事档案信息化管理系统。在信息时代背景下，现代化信息技术以其独特的优势广泛应用到医院人事档案管理工作中，促使医院办公自动化水平大大提升。为了有效提升医院人事档案管理工作效率和质量，应该明确人事档案管理的重要性，注重档案开发和利用，构建信息化管理系统，降低人力劳动强度的同时，有效提升人事档案管理工作效率和质量，对于人事档案价值挖掘具有深远的意义。通过信息化人事档案管理系统，依托于现代化信息技术，通过计算机检索方式查询各个员工信息，合理配置人力资源，可以真实反映医院职工个人信息和工作经历，为医院人才招聘和绩效考核提供更加全面的资料。另外，建立人事档案信息化管理系统，及时对系统进行更新和完善，设置信息安全防火墙，避免个人信息泄漏造成不良影响。
　　（三）强化人事部门招聘职能。在医院人事档案管理工作中，如何为医院可持续发展做出更大的贡献，重点是不断强化人事部门职能，明确医院各科室招聘人员标准和要求，对招聘对象专业能力和职业素养进行考核;明确医院战略部署要点，聘用相对应人才，推动医院人才建设，打造一支高素质人事档案管理队伍。人事档案管理人员应认真学习相关工作条例和法律规定，将所学的专业理论知识灵活运用到实践中，促使各项工作高效展开。另外，加强人事档案管理人员德育教育，丰富人才储备，养成良好的职业素养，自觉规范言行举止和行为方式，促使医院人事档案管理规范化、标准化发展，为医院可持续发展提供坚实保障。
　　四、结论
　　综上所述，面对医院之间激烈的竞争，推动医院人事档案管理改革很有必要。需要转变人事档案管理理念和方式，正确认识到人事档案管理工作的重要性，灵活运用现代化信息技术整合资源，提升人事档案管理工作效率的同时，为医院管理和决策提供可靠依据。
　　【参考文献】
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　　[2]严金瑜.新《干部人事档案工作条例》背景下医院人事档案管理新模式探讨[J].兰台内外，2019，10（14）：13-14+20.
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