独立学院后勤财务内部控制建设的探析

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　　摘要：近年来，随着高校獨立学院后勤社会化改革的不断发展，独立学院后勤既要追求经济效益又要维护独立学院的稳定，为教学、科研提供后勤保障，追求社会效益，后勤实体财务内部控制建设显得尤为重要。独立学院后勤财务内部控制是通过一系列的制度、措施来规范财务工作，降低风险，提高经营效率，保证财务信息的真实完整，有利于后勤的持续发展。本文基于A独立学院的实践，分析了独立学院后勤财务内部控制建设的现状和必要性，阐述了后勤财务内部控制建设存在的问题，并结合实际经验和自身的体会提出了独立学院后勤财务内部控制建设的建议和对策，以期为其他院校提供参考。
　　关键词：独立学院后勤;财务管理;内部控制
　　一、独立学院后勤财务内部控制建设的现状
　　（一）独立学院后勤社会化改革以来的管理模式
　　自2000年教育部等部门印发了《关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》至今，高校后勤的社会化经过了近二十年的实践和探索，主要形成了以下几种高校后勤管理模式：一是成立后勤公司，具有独立法人资格，独立核算，与学校行政相分离，管理部门代替学校对后勤进行管理和监督;二是成立后勤服务中心或保障部，没有独立法人，仍然属于学校的行政部门，接受学校的管理和监督;[1]三是引入社会力量为高校提供后勤服务，由学校管理和监督;四是跨校式合作，两个或两个以上的高校通过资源整合，共同成立后勤公司，为多所高校同时提供服务[2]。目前，大多数独立学院后勤采用第二种管理模式，以A独立学院为例：A独立学院设立后勤服务与经营发展中心，该中心属于A独立学院的行政部门之一，下设中心办公室、经营部、饮食服务部、物业管理部等部门，没有独立的企业法人，只是模拟企业化运作，自主经营，采用A独立学院“统一管理，统一核算”的财务管理模式。A学院后勤实体虽然管理模式发生了变化，但核算形式不变，其本质没有发生变化，容易引起责任不明、资金使用不规范等经济隐患[3]。加之独立学院的蓬勃发展，经济活动日趋复杂化、多样化，更需要进一步完善内部控制建设加以规范，保障独立学院后勤实体的持续健康发展。
　　（二）独立学院后勤财务内部控制的现状
　　在理论上，财政部于1996年印发《会计基础工作规范》的通知首次提出“内部控制”的概念，要求加强会计基础工作，规范工作秩序，提高工作效率。1999年，中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第十二次会议修订并颁布了《中华人民共和国会计法》，使内部控制有了法律依据。财政部、教育部也高度重视高等学校的内部控制建设，先后出台了一系列的内控文件：2012年，财政部印发了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号;2015年财政部又印发了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）;教育部也于2015年出台了《教育部关于加强直属高等学校内部审计工作的意见》（教财[2015]2号）;2016年出台了《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》教财厅〔2016〕2号;该指南颁布实施之后，在全国高校范围内掀起了内部控制建设的高潮，A独立学院也不列外，在全院范围内开展内部控制建设，制定了相应的政策制度，并于2016年单独设立监察审计部，有效防范了各种舞弊事件的发生。但是，随着独立学院规模的不断扩大，经济来源的多渠道化，经济活动的复杂化，为独立学院后勤的发展提供了更多的机遇和挑战，而且后勤不具有独立法人资格，是独立学院行政部门之一，它的内部控制建设完全依赖于学院，由学院组织和开展内控建设，后勤只起到了配合和协助的作用，在内部控制建设中缺乏主动性，内控意识不高，敷衍了事，因此，在独立学院后勤财务管理中建立一套符合独立学院后勤特点、兼顾经济效益和社会效益的内部控制体系是现阶段亟待解决的问题。
　　二、独立学院后勤财务内部控制建设的必要性
　　（一）独立学院后勤财务内部控制建设是国家法律法规的必然要求
　　内部控制是高校管理工作的重要内容之一，财政部、教育部高度重视，相继出台了一系列关于内部控制建设的法规政策，要求高校进一步推进内控建设，规范经济活动，保证财务会计信息的真实完整，提高内控管理水平。独立学院后勤作为高校的一部分，不可避免地应当参照执行。
　　（二）独立学院后勤财务内部控制建设是后勤社会化可持续发展的重要保证
　　独立学院后勤模拟企业化运作，自主经营，自负盈亏，必须以市场为导向，注重经济效益。但作为独立学院的后勤其首要任务是维护独立学院的稳定，服务教学科研，服务师生，同时还要兼顾社会效益。因此，建立和完善内部控制体系，既可以规范经营活动又可以提高后勤保障力度。
　　（三）独立学院后勤财务内部控制建设是防范经济犯罪利器
　　后勤服务涉及范围极广，包括饮食服务、经营采购、物业管理、招待所、文印室、医务室，修建、园林、运输等各个方面，随着独立学院规模日趋广大，后勤物资采购有所增加，掌握的资金也日渐增多，经济违规行为也日益增加。建立和完善后勤财务内部控制体系，有助于降低风险，防止各种经济案件的发生。
　　（四）独立学院后勤财务内部控制建设是资产安全和会计信息真实完整的重要保障
　　后勤属于独立学院的行政部门之一，很多资产是和学院公用，没有进行产权划分，这就要求有健全的内部控制体系来保证资产的安全和有效使用，同时还可以确保会计信息的全面真实，为管理者提供决策依据。
　　三、独立学院后勤财务内部控制建设存在的问题
　　A独立学院后勤经历了管理模式的改革、校区搬迁、扩大招生、大兴基建等一系列典型的发展过程，在A独立学院后勤财务内部控制建设中存在的问题在其他独立院校后勤中也普遍存在，并非个例，具有一定的代表性。本文以A独立学院后勤为例，从内控环境、资产管理、会计核算、物资采购、审计监督等方面进行阐述，分析独立学院后勤财务内部控制建设中存在的问题。 　　（一）内控环境方面
　　1.财务内部控制意识薄弱，执行不力
　　A独立学院后勤是学院下设的行政部门之一，后勤领导由学院统一聘任，不独立设立财务部门，财务人员由学院财务人员兼任，业务人员则由后勤部门自行招聘，各层次人员素质参差不齐，内控意识薄弱，意识不到财务内部控制的重要性，从而对现有的内控制度执行不力，敷衍了事。
　　2.财务内部控制制度缺失，流于形式
　　一方面，A独立学院根据国家的法律法规制定了诸如不相容岗位相分离、财务管理工作的内控制度、审计监督制度等一系列的内控制度，但是由于后勤是学院行政的一部分，后勤没有专门针对自身的内控制度，造成内控制度的缺失。另一方面，后勤相对独立，涉及范围极广，使得学院现有内控制度流于形式，稍不重视，很难及时发现，埋下隐患。
　　（二）资产管理方面
　　1.资产管理不规范，内控能力不足
　　A独立学院后勤的资产有的是跟学院共同使用，有的是后勤申报，学院统一购买，也有的是后勤自行购买，但不管是哪种方式，资产都是在学院财务登记入账，后勤部门使用，这就存在资产管理的权责不清，管理不规范，缺失必要的内部控制制度，存在资产流失的风险。
　　2.资产报废不合规，监控力度不够
　　A独立学院后勤对于到期资产或不能继续使用的资产处理缺乏依据，比如：运输队的车辆已经不能使用，由于各种原因，车辆一直没有进行报废处理，资产管理系统和财务系统中一直显示使用状态，实际已不能使用，这就造成账实不符，必然会导致会计信息的失真。
　　（三）会计核算方面
　　1.财务预算控制不严谨，准确性不高
　　A独立学院后勤没有独立的财务机构，虽然设立了财务核算小组，但由于小组成员非财务专业人员，没有专门的知识和岗位进行财务预算，同时也认为财务预算是学院计划财务部的职责，在提供后勤财务预算时，不够严谨，只是对上一年决算数据作了随意性的增减，准确性有待提高。
　　2.收入支出控制不重视，风险度较高
　　A独立学院后勤收入来源多渠道，主要靠独立学院补贴，也有经营收入，比如商铺、招待所、餐饮等，由于后勤收入类型多样，而且直接接触消费者，存在坐收坐支及不能及时确认收入的風险。同样后勤支出也繁杂多样，涉及金额巨大，项目众多。A独立学院后勤款项的支付，都是由后勤主管领导一人审批或授权审批，内部控制重视度不高，存在较大的风险[1]。
　　（四）物资采购方面
　　1.招投标制度不够完善，缺乏专业人才
　　A独立学院后勤进行物资采购之前对供应商都要进行招投标，成立招投标小组，由学院办公室、审计、检查、计财、综合保障等成员组成，由于招投标小组成员专业水平不高，对投标人提交的项目参数等不能做出正确的判断，常以价格为导向，加之招投标制度不够完善，存在一定的风险。
　　2.合同签订不够规范，存在法律风险
　　A独立学院后勤物资采购种类繁多，数量庞大，经常要签订各种类型的合同，由于专业知识的缺乏，合同的签订往往不够规范。比如合同上规定双方签字盖章后生效，而A院后勤的很多合同没有签字或者非主管领导签字;合同时间随意填写;合同附件如品名价格随意更改，在很大程度上存在法律风险。
　　（五）审计监督方面
　　1.审计的独立性、主动性强
　　A独立学院设置了独立的审计部门，但是人员配备不足，专业不对口，办事人员并非审计专业出身。由于人手不够，学院审计部门对后勤的审计缺乏主动性和独立性，一般都是事后审计，缺少对过程的审计和监督，审计力度和深度也有待进一步加深。
　　2.监督力度不够，缺乏有效手段
　　A独立学院对后勤的监督力度不够，缺乏必要的有效的监督设施和手段。比如A院后勤招待所是半开放式对外经营，承接一定数量的培训住宿等，但是招待所缺乏管理系统，不能与财务实时对接住宿情况，仅凭前台手工记账，月底对账时以招待所手工汇总表的金额作为本月收入依据，存在截留收入、私设“小金库”的风险。
　　四、独立学院后勤财务内部控制建设的建议和对策
　　（一）关于内控环境方面的建议和对策
　　1.提升后勤人员内控意识，优化内控环境
　　独立学院后勤应当重视对工作人员的培训，特别是管理人员和财务人员，应当定期开展财经法规、财务制度、经济风险、内部控制等专业培训，加强宣传力度，提升后勤人员内控意识，同时应当建设好组织结构，明确各级职责，发挥好监督审计部门的功能，优化内控环境。
　　2.完善内控制度建设，构建内控体系
　　独立学院后勤管理要取得成效要以健全的财务制度和完善的内控制度作为保障。在社会化改革不断推进的过程中，不断建立和完善各类财务及内控制度，着重建立完善财务预算制度、资产管理制度、固定资产报废处置制度、招投标制度、合同管理制度等，同时要注重制度建设的时效性和适用性，构建完善的内控制度体系。
　　（二）关于资产管理方面的建议和对策
　　1.规范资产管理，加强管理力度
　　独立学院后勤应当建立和完善资产管理制度，明确职责，采用“谁使用，谁负责”的原则，加强对资产的管控力度，同时应采用先进的信息化资产管理系统，使后勤使用的资产信息能够同步到学院财务和信资部门，规范资产管理工作。
　　2.优化资产流程，强化监控力度
　　独立学院后勤应当加强对资产的审批、招标、采购、验收、使用、盘查和处置等流程的监控。特别是对资产的报废处理，应当严格执行报废流程，做到“不审批、不报废”，使资产账实相符，账账相符、账表相符，保证会计信息的真实完整。
　　（三）关于会计核算方面的建议和对策
　　1.重视财务预算编制，加强执行力度
　　财务预算是对一定时期内资金的规划。通过规范的财务预算编制，可以避免不必要的浪费，达到资源的优化配置。独立学院后勤应当高度重视，设立预算编制小组，详细分析上一年度财务决算报表和各部门经费使用情况，充分考虑已经或即将发生的特殊情况，从而编制合理、科学的财务预算。财务预算一旦编制完成，应当严格执行，不得随意更改。如确有需要更改预算，必须严格执行预算变更审批程序。 　　2.加强收入支出管控，降低财务风险
　　独立学院后勤在面对收入来源多元化、收入类型多样化的局面时，应当引入各种信息化收费平台，确保所有收入直接进入学院账户，避免后勤人员直接接触现金，从而降低风险。在支付分类款项时，应当在引入无现金报销系统的同时改变传统的“领导一支笔”的审批情况。凡是超过一定金额的支付，应当由后勤负债人和监管后勤的甲方同时审核。
　　（四）关于物资采购方面的建议和对策
　　1.完善招投标制度，提高人员素质
　　独立学院后勤应当高度重视招投标工作，全面建立和完善招投标制度，注重培训，努力提高招投标的业务水平，更要利用先进的信息手段，对招投标过程进行监控。
　　2.加强合同管理，防范法律风险
　　合同一旦签订就具有法律效力。因此，独立学院后勤应当加强合同管理，规范合同细节。比如：合同的时间、范围、金额等都应仔细考量，避免纰漏，必要时可以咨询法律机构。合同需要变更或补充时需要启动合同变更程序，严格执行审批手续。
　　（五）关于审计监督方面的建议和对策
　　1.强化审计的独立性和主动性
　　财务内部控制的过程中必须充分发挥审计部门的独立性和主动性。独立学院获取应当设立独立的审计部门，受学院直接管理，对后勤的经营过程、各种事项进行定时、不定时的审计，做到“不隐瞒、不包庇”，保证审计结果的真实可靠，并接受学院审计部门的审计，更应加强审计过程的监督。
　　2.加强财务监督力度，及时纠错
　　独立学院应当采用先进的技术手段加强财务监督力度。比如：针对后勤招待所，应当购买住宿登记系统，与财务系统实时对接，实时掌控住宿收入情况。独立学院后勤还应做好收入支出的及时入账，避免账外账的发生[5]。
　　五、结语
　　财务内部控制对独立学院后勤管理意义深远，是独立学院后勤可持续发展的重要保障。财务内部控制工作范围极广，任重而道远，需要全员参与。新形势下，针对独立学院后勤的独特性建立和完善财务内控制度，严格执行，实现对学院后勤全面管理和监督，提高资金利用效率，降低财务风险，保障独立学院后勤的健康发展，最终为学院的发展保驾护航。
　　参考文献：
　　[1]曹颖.关于高等学校后勤财务内部控制制度的探讨[J].财会学习，2018（1）.
　　[2]陈倩.关于高校后勤财务内部控制体系的探讨[J].时代金融，2015（33）.
　　[3]李萌.高校后勤财务内部控制体系构建探讨[J].财会通讯，2012（33）.
　　[4]王亚清.高校后勤实体内部控制体系设计探讨[J].财会通讯，2013（8）.
　　[5]郭海平.高校后勤財务内部控制建设探讨[J].行政事业资产与财务，2019（5）.
　　作者简介：金 娜（1978—），女，浙江诸暨人，会计师，硕士，主要从事内部控制、财务管理、科研经费管理研究。
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