浅谈全面预算管理与ERP的有机融合
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作者: 汪霞
【摘 要】 全面预算管理作为现代企业的一种管理模式，若能充分发挥作用可以有效地组织公司的生产经营活动，确保既定目标的实现。ERP系统则借助信息技术优势，能够促使现代企业先进的管理思想和管理方法得到更加充分的实现。文章针对传统全面预算管理的困境，结合A市供电公司的具体实践，分析了ERP系统与全面预算管理有机融合的可能性和重点环节，并提出实际应用应注意的问题及未来发展方向，对以信息化手段推进全面预算管理的实践进行了初步探讨。
【关键词】 全面预算管理； ERP； 信息化
一、全面预算管理与ERP的比较分析
全面预算管理是以企业经营目标为核心，通过对人力、物力和财力等资源的合理分配，结合管理会计核算，确保企业实现经营目标，并对经营目标的实施进行过程监控的一套系统的管理方法。它通过业务、资金、信息的整合，明确、适度的授权、分权，战略驱动的业绩评价等，实现资源合理配置、作业高度协同、战略有效贯彻、经营持续改善、价值稳步增加的目标。
（一）传统全面预算管理的困境
在实践中，作为一种有效的管理工具，目前全面预算管理已经被大多数企业所接受和实施。但是随着社会的发展，企业内外部环境日益复杂多变，特别是大中型企业对管理精益化的要求越来越高，在缺乏信息化工具支持的情况下，传统的全面预算管理在推行过程中不断遇到工作量大、实施成本高、有效控制难等挑战。主要集中在以下几个方面：
一是实现手段存在一定的缺陷。传统全面预算管理的手段主要是电子表格和财务管理软件，这两种管理手段虽然可以避免大量的手工运算，但是由于全面预算涉及的范围广泛、部门繁多、指标间逻辑关系复杂，因此实践中很容易导致数据管理散乱，缺乏对业务、财务模型的支持。同时，电子表格信息和财务管理软件也存在着信息难以集成与共享、不支持预算跟踪、安全性差、协调性弱等缺点，难以有效协调各预算单位共同参与预算，企业中“信息孤岛”的现象在不同程度上仍然存在，预算管理效率较低。
二是管理周期较长。全面预算管理多与企业绩效相关，各职能部门在进行预算管理时，往往存在一定程度的本位主义，相互之间进行博弈，常会导致预算周期拉长，使得信息传递速度较慢，严重影响预算管理作用的发挥。
三是预算执行和实时控制难度更大。当经济业务发生时，在缺乏信息化工具支持的情况下，传统财务难以获得实时动态数据，预算管理难以进行真正意义上的实时控制，预算差异的及时分析、调整措施的适当采取就受到限制。而事后层层汇总的实际数据只能是事后控制，至多可发挥“亡羊补牢”的作用，难以充分实现全面预算管理事先计划和事中控制的思想。
（二）ERP系统为全面预算管理的完善创造条件
传统全面预算管理遭遇的困境促使企业对信息化技术给予越来越多的关注。如何融合、集成先进的理论、方法、工具来创新预算管理，成为实现高水平全面预算管理面临的一个重要课题。而当今社会信息化技术的迅猛发展为此提供了可供选择的途径。最为突出的当属ERP系统的引入和广泛应用。
ERP（Enterprise Resource Planning），即企业资源计划，是以市场和客户为导向的，以实行企业内外资源优化配置、消除生产经营过程中一切无效的劳动和资源，实现资金流、物流和信息流，价值流和业务流的有机集成和提高客户满意度为目标，以计划和控制为主线，以网络和信息技术为平台，集客户、市场、销售、采购、计划、生产、财务、质量、服务、信息和业务流程重组等功能于一体，面向供应链管理的现代企业管理思想和方法。ERP系统就是利用这种思想开发的软件。
ERP作为融合了现代企业管理思想、先进管理方法和现代信息处理技术的企业级一体化管理系统，其主要特点是拥有集中化的管理模式、精益化的管理方式和标准化的管理平台。它通过应用信息技术把企业紧耦合类业务集成在一起，把资源信息、业务基础数据和财务分析数据以统一的标准整合成实时、共享的信息平台，为企业提供高效、自动、实时的管理。这为全面预算管理的完善、发展和应用创造了条件。
第一，ERP系统与全面预算管理体现了相同的核心理念。虽然两者有一定的区别，前者侧重于基础数据管理，后者侧重于目标管理。但是两者的目的都在于优化企业资源配置，使之为企业创造价值，并逐步实现企业的战略目标。
第二，ERP系统的推行优化了全面预算管理的实施环境。ERP系统以规范化、标准化的业务流程为前提，逐步实现业务流程的整合。流程变革必然对传统生产方式、经营方式、管理方式构成实质性冲击。一方面，各业务之间、业务的各环节之间、业务与财务之间相互协同与集成的程度更高，有利于克服传统预算管理中的“信息孤岛”现象，促进更加合理的预测、统筹安排企业资源，将资源的使用与相关活动结合起来以达到有效控制，保证预算目标实现。另一方面，倡导团队合作和整体意识，带来管理者思想观念的变革，有利于克服传统预算管理中的“本位主义”现象，优化了预算环境，有利于企业资源在各部门之间更加协调和科学的配置。
第三，ERP系统的功能实现为全面预算管理提供了技术支持。全面预算管理涉及企业各方面的数据和流程指标，而ERP系统能够整合数据与业务信息，能提供全面预算管理所需要的大部分数据，其余的数据可通过扩展较容易地获得。丰富的功能模块相互耦合、强大的数据工具开发，有助于实现预算信息的及时传递与共享，以及预算执行的实时监控和修正，从而有利于全面预算管理职能作用的充分发挥。
二、利用ERP系统强化全面预算管理的实践重点
基于上述分析，下面结合A市供电公司近年来关于全面预算管理与ERP系统有机融合的实践，对利用ERP系统强化全面预算管理的重点环节进行探讨。
（一）预算编制与下达
虽然从理论上来讲，可以借助ERP系统对数据的快速传输和处理能力以及能够实现数据集成和共享这两大特点，实现快速、准确地编制和调整预算。但是由于ERP存在不能直接提供全面预算所需要的各种政策性数据，且ERP的文本信息处理功能相对较弱等特点，考虑成本―效益原则以及企业各种内外部复杂因素影响，实践中一般较少直接应用ERP系统实现预算编制。更多的是通过ERP系统的高度集成性，开发其他管控系统与ERP系统的接口，有效结合并发挥各系统的优势功能。例如A市电力公司在ERP系统运行后，预算编制的各项功能仍在原有财务管控系统中使用，通过双系统数据实时传递，达到对资金进行实时监控，并对预算消耗进行明细化管理的效果。
该阶段利用ERP系统的重点在于预算下达的方式上。首先在预算编制时要细化预算内容，即根据不同业务类型，分类别编制损益预算、成本预算（项目类预算按照作业频率、作业标准加以编制；非项目类预算根据定额规模、费用标准加以测算）、资本性支出预算、资产负债预算、专项预算，使预算具体细化到每一个作业项目和每一个费用项目上。然后，利用会计科目与预算科目体系的衔接对应，按照ERP运行规则，以费用归集对象为基础统一下达财务预算指标，即资本通过WBS、成本通过承诺项目，确定各自预算目标，从而为预算控制奠定基础。
（二）预算控制与分析
在ERP系统下，财务人员能够动态地收集业务信息、财务信息，能够获取实时动态的实际数据，并实时与全面预算管理系统的数据进行比较分析，即在期初预算下达的基础上，平时做相关业务时，系统自动检测相关预算是否超过，若超过则不能继续向下做业务，从而实现预算的事前、事中控制。另一方面，ERP系统中预算信息与核算信息的集成，也便于在业务开展的同时实现实时控制和多角度动态预算分析。
例如，A市供电公司即利用ERP系统中“基金管理”功能实现预算控制。其中最主要的功能包括承诺预算、支付预算及可用性检查。“承诺预算”是指在采购申请和采购订单阶段就要对其进行监控分析。“支付预算”是指财务在即将对外付款时候的一种控制方式，比如在发票阶段进行控制。系统主数据中，“承诺项目”代表了收入和支出的种类；“基金中心”代表了管理基金的组织结构，可用以区分项目类的资本性预算与非项目类的资本与损益性预算；“基金”则是用于跟踪资金的来源和使用的。通过基金中心与承诺项目的组合就能够完成针对特定部门和特定费用类型的预算控制。在此基础上，通过FM模块的账套管理，从采购申请、采购订单、发票校验、价格变更等关键环节，全程跟踪资金使用情况，有效集成各模块的业务数据，便于预算的监控管理及分析预测。
另外，ERP系统下有关数据可以从其他模块获得，如物料、资产管理等模块的业务，能通过特殊的科目指定，自动地将有关数据传送到成本核算模块中，有时甚至不需要通过总分类账模块的记录。记账、算账、报账的会计核算职能逐步减轻，直接促使会计的预测、决策、控制和分析等管理职能大大加强。
三、应注意的问题和发展方向
综上所述，全面预算管理与ERP都必须以价值创造和公司战略目标为主线，以提高公司核心竞争力为目的，既不断调整，又有机结合，成为具有互相配合、协调、自我组织功能的新型管理模式。从实践看，多数企业目前还仅是浅层次、初步地将全面预算管理与ERP进行了结合，在两者有机融合的过程中还存在许多问题需要注意，许多方面还有待进一步提高与创新。
（一）不断优化系统接口与数据传递
一般的ERP系统均能提供开放性接口，可以将第三方软件产品有效地集成到系统中来。与其他模块的接口，主要包括财务模块接口、营销系统接口、物料管理接口、生产计划接口和人力资源接口等。如果根据企业自身实际，不断优化各接口的顺畅衔接，提高数据传递质量，实现必要的多个功能模块的有机集成，提高数据实时交换、流程无缝集成的程度，将会使ERP与全面预算管理的结合提升到新的水平。
（二）继续深化预算控制与分析
多数企业目前在ERP系统中的预算控制与分析还处于初级阶段。要充分发挥全面预算管理的作用，ERP系统功能还有巨大的利用空间。例如，通过预算模块向核算模块、业务模块进行穿透查询的功能。预算管理人员能实时查询每个部门的项目申请内容、审批状况、厂商报价等信息；能实时查询到某一预算项目的实际支付金额、当前余额、实际用途、使用申请部门等信息；能及时对前端业务传输过来的数据、预制凭证进行审核确认等功能的充分实现，可以促使预算管理事前、事中控制更加及时、有效。
就预算分析而言，一方面要研究利用信息化技术，丰富预算分析手段，利用ERP强大的数据功能进行企业获利能力、偿债能力、发展能力、资产运用效率等多角度分析和预测；另一方面要研究在ERP系统中如何建立预算分析机制，通过及时的预算分析，对差异进行分解和细化，从数据上挖掘到差异的问题所在，并结合企业的全面经营分析，从经营角度寻找产生差异的根源，发挥预算辅助决策的职能作用。
（三）延伸与预算评价考核的衔接
在多数企业的实践中，预算评价的客观有效与预算考核的严格执行长期以来都是预算管理的薄弱环节。ERP系统应用为预算评价考核的真正落实提供了可能。如果将预算模块与绩效系统进行有效衔接，通过预算执行情况分析，反映各部门的管理业绩以及是否做到了资金的合理、有效使用，自动进行预算考评，从而促进各部门不断提高管理效率，促进企业经营效益和管理水平的提升。
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