如何运用计算机辅助审计
来源:用户上传
作者: 申南林 王瑞云
一、计算机辅助审计的运用方法
计算机辅助审计主要依靠审计软件开展工作。通用性的审计软件一般包括了数据的采集转换、审计项目作业管理、财务数据查询分析、进销存查询分析、通用工程审计系统、法规查询等,先进的审计软件甚至还配备了专家系统和审计实时监控系统。实际工作中,计算机辅助审计(特别是现场审计)主要包括数据采集转换和数据分析两个核心环节。
数据的采集与转换。数据采集就是应用一定的方法,对被审单位的数据信息进行迁移,按审计方案的要求以及财务管理的基本原理进行整理。
目前,通用的审计软件都提供了较为完善的数据采集和转换工具,解决了当前主流财务软件及数据库采集的问题,如中普审计管理平台,能采集几乎所有财务软件的数据,可以针对不通用财务软件,专门定制数据采集接口,利用网络技术,还能实现远程数据采集,大大提高了计算机辅助审计的通用性,拓宽数据处理的范围,提高了审计的效率。
审计数据分析。我们可以直接将被审单位的财务、存货、固定资产、工程结算等数据采集回来后,可以导入access2000、foxpro、SQLserver等数据库,利用数据库中可视化的查询分析器对数据进行筛选,得出所需要的数据。对大多数审计人员来说,更多地结合使用通用审计软件。通用的审计软件具有极其强大的分析功能,通过数据分析模块或工具,利用计算机超强的数据处理能力,进行多层次、多角度的数据比对分析,使用起来也特别方便灵活。
我们以中普审计管理平台软件功能为蓝本,主要是采取以下几种方法进行数据分析:
一是利用审计软件的“对应科目发生分析”功能,发现不正常的会计分录。主要通过查看明细账、记账凭证,审查会计科目的对应关系,发现不正常的会计分录。如:“实收资本”科目一般对应“银行存款”、“固定资产”或者是“原材料”等资产类科目,如在查询中发现,有的对应科目却是“应付账款”、“其他应付款”等科目,就可将这种不正常的会计事项作为审计重点,经调阅有关的原始凭证和调查相关往来单位,容易发现虚列股本、转移国有资本、化公为私等情况。
二是利用“账户综合审计分析”功能,对科目余额表进行实质性测试,对关联科目进行智能疑点分析,对单个科目或多个科目进行纵向或横向比较分析,发现疑点。以“生产成本”审计为例,将本期、上期生产成本各明细项目作比较分析,必要时比较本期各月份生产成本,对有重大波动和异常情况的项目所注明原因,必要时作适当处理。审计工作中,我们通过对生产成本各项目的构成、各个时间段成本的变化,特别是按照费用的变化率进行排序,很容易查出虚列成本、超计划列支、人为调节成本、转移利润之类的情况。
三是利用分类汇总、规划求解和拖动复制柄等功能,可帮助我们提高工作效率。比如审查债权债务,对于有的单位往来款项多、金额大,若一个审计人员用人工查账法,按账龄分析其发生的现状,摸清其真实合法情况,需要几天时间。但运用计算机辅助审计,在EXCEL电子表格中,按照“单位”、“账龄”等检索条件,一个小时之内就可查出三年以上的不良资产金额和往来单位的多少。在审查电价标准方面,我们首先将被审计单位用电量数据库采集过来,存为EXCEL电子表,售电量中分居民生活电量、农民排灌电量、优惠电量等,通过对电价、二次综合加价等电量收费分类汇总,再把每项价格的收取标准编制计算公式,定制为相同公式单元格,并使用规划求解模拟计算出二次综合加价、农网还贷等每项的收取总额,再与入账收入核对,以此可以查出违反电价多计收入之类的情况。
四是利用账套功能,可发现收入不入账等问题。这一点主要体现在行业性、系统性的审计中。尽管其中某些单位使用的财务系统版本不同,但只要我们使用通用审计软件,就可把多单位、多版本的电子数据,统一到一台电脑中,通过选择账套功能,调阅不同单位的电子账,关注关联单位异常的经济往来。抓住疑点,通过追踪查询、核实,容易查出单边挂账、收入不入账之类的情况。
五是利用报表分析,查证人为调整会计报表。会计实行电算化后,会计报表可以由账户系统自动生成,但是对生成后的报表允许手工修改,被审单位可能会基于某种需要手工修改报表某些项目数据。运用审计软件,可以生成资产负债表、损益表、现金流量表、经济技术指标表,系统内置了各行业的报表模版,可快速生成各会计期间的财务报表,如生成“比较分析表”、“比较和百分比资产负债表”等,与被审单位进行比对,并可对其进行结构、趋势、比率分析,容易查出人为调节报表项目之类的情况。
此外,运用计算机开展辅助审计,要重视运用其强大的二次数据加工能力,包括:升序、降序重序;按金额、科目、摘要过滤;再统计;快速数据运算等,通过数据的整合,查找数据变化的规律,从而查找数据变化的原因和实质。计算机辅助审计还可以运用“计量经济学”方法,建立财务等数据的数学模型,由系统从数据的突变点直接找出可能存在的疑点。
二、运用计算机辅助审计能开展的一些新审计工作
1.开展IT审计。采用会计电算化后,计算机舞弊日益严重,主要表现在:被审单位在检查部门来之前基于某种目的,手工修改财务数据库,等检查完再改回去。开展“计算机信息系统审计”,也就是针对目前存在的问题,要求审计人员检查被审单位“电子”数据的正确性,即IT审计。由于涉及到复杂的计算机软件技术,对审计人员来说具体操作上难度太大。运用计算机辅助审计,通过审计软件的“重新记账”技术,将被审计单位的科目年初数及所有记账凭证、往来、项目等核算数据采集到审计系统中,再按照“财政部”标准的记账方法,重新记账,产生各种汇总数、明细账簿;然后利用财务数据本身的勾稽关系,从多个角度,对记账后的数据进行自身核对及与被审单位提供的资料进行校对,充分利用计算机强大的计算能力,快速、准确地完成以上工作。
2.固定资产账卡审计。对于大中型企业,固定资产有几万项,甚至十几万项,固定资产占资产总额一般比例都较大,固定资产折旧费占总成本比例逐年上升,对固定资产的账卡审计显得很有必要,而手工完整地对固定资产账卡进行审计几乎是不可能的。开展计算机辅助审计,通过导入资产卡片数据,利用“固定资产专项调整工具”功能,重新计算固定资产增加减少,重新计提折旧费并与账户比较,按类别对比资产折旧率,从数据采集到数据分析过程全部自动化完成,上万张卡片不过一个小时就能完成,折旧率的正确性、折旧费提取的正确性、固定资产分类的正确性、固定资产卡片增减变动与账户的一致性能够迅速地得到查证,大大地提高了审计效率,降低了审计风险。
3.抽样审计。由于审计的资源有限,对于企业较长期间发生的经济业务,审计人员不可能每张凭证都审到位,所以审计抽样是常选的审计方法。而手工抽样在样本的选择上随意性大、对所有业务同等对待,无法控制审计风险。计算机辅助审计能够运用“现代统计抽样原理和技术”(分层属性货币统计抽样),帮助审计人员设计有效的抽样计划、衡量证据的充分性,并根据抽样条件,由系统自动计算出样本总量、样本量,指导样本的选择以及评价发现的问题,对重点业务,发生金额大的业务抽中的概率比较大,可以控制审计风险。审计软件还提供详尽的内部控制制度测评模版,采用量化技术帮助审计师完成内部控制制度的测试与评价工作。强大、全面的审计分析工具再结合科学的计算机统计抽样技术,可大幅度地提高审计工作效率、审计质量,降低审计风险。
4.审计工作的流程化管理及审计过程的规范化、网络化。计算机辅助审计可以建立审计网络,通过审计网络,组长或审计部门领导可以对一个审计项目从准备阶段、实施阶段到审计报告阶段,实施全过程计算机管理与监控,项目进展到什么程度,发现了哪些问题、疑点、做了哪些底稿可以一目了然;审计人员可随时调用法规系统,查看被审单位的财务处理是否合乎相关法规及会计准则;审计组长通过局域网、广域网,可实时了解及协调审计工作进程,审计小组成员共享审计工作中发现的疑点与问题,轻松实现现场审计、非现场审计及异地远程审计。
三、存在的问题及对策
1.从事计算机辅助审计的人才较缺乏。计算机辅助审计需要一批既掌握财会知识,又熟悉计算机技术的复合型人才。但从目前审计人员的知识结构来看,大多属于会计或工程专业,对计算机的应用局限在上网浏览、用WORD打字或是用EXCEL做图表上,远不能满足计算机辅助审计的要求。这就要求我们一方面加强对在岗审计人员计算机应用能力的培训,不断扩展和更新他们现有的计算机知识,以适应会计电算化审计的需要;另一方面也要有计划、有重点地培养一批IT审计人员,对他们进行审计理论和业务的培训,以满足计算机辅助审计的需要。
2.计算机辅助审计受信息化及自动化水平制约。计算机辅助审计的基础是数据的电子化,从目前信息化建设来看,发展很不平衡,财务上基本实现了电算化,但物流管理、工程管理、人力资源管理、生产管理等自动化、信息化水平还不高,一些电子数据难以取得,影响了计算机辅助审计工作的开展。社会的进步以及信息技术的革命,要求我们重视信息化的建设和发展,改变审计手段落后的局面,应随信息化的发展而不断发展。
3.计算机辅助审计制度建设滞后,影响了计算机辅助审计工作的开展。一些单位对计算机辅助审计认识不深,没有相关的计算机辅助审计制度作保证。在开展计算机辅助审计时,有可能遇到被审计单位以各种理由,数据不让采集,不提供数据接口,数据多层加密,为审计人员数据采集设置障碍等情况;也存在计算机辅助审计不提供必要装备,不组织人员培训和学习,软硬件设备难以满足审计工作的需要,这些现象反映了计算机辅助审计制度不完善,软件和硬件都得不到保证,使得计算机辅助审计工作难以开展。因此,要统一对计算机辅助审计的认识,建立健全完善的计算机辅助审计管理制度,切实为开展计算机审计提供制度保证,以促进计算机辅助审计。
4.计算机审计软件功能还较为单一,审计技术和审计方法研究探索得不够。目前的审计软件还不具备审查会计软件的功能,使审计在制止被审单位在恶意篡改程序、故意违反国家财经法纪方面还存在盲区;计算机辅助审计在政策法规的应用方面还有待完善。计算机辅助审计目前尚处在初级阶段,在实践中还有许多新的方法和技术,需要我们去研究、去探索。
(作者单位:赣州供电公司)
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-786344.htm
