信息技术与档案利用服务模式的创新
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作者:
The Innovation of Archives Utilization Service Mode with Information Technology
WEI Tian-tian
（The 40th Research Institute of China Electronics Technology Group Corporation， Bengbu 233000， China）
【摘 要】隨着我国社会经济及科技水平的迅猛发展，档案利用服务模式的要求越来越高，传统的档案利用服务模式已经不适于新时代发展的多元化需求，只有将信息技术与档案管理相结合，进一步改革创新，才能够在满足各项信息技术以及档案管理服务工作的同时，推动我国科技水平及信息技术的不断提升。论文将初步探索基于信息技术的档案利用服务的创新工作模式。
【Abstract】 With the rapid development of China's social economy and scientific and technological level， the requirements of the archives utilization service mode are getting higher and higher， and the traditional archive utilization service mode is no longer suitable for the diversified needs of the development of the new era. Only by combining information technology with archives management and carrying out further reform and innovation can we meet the needs of various information technology and archives management services and promote the continuous improvement of China's science and technology level and information technology. This paper will initially explore the innovative working mode of archives utilization service based on information technology.
【关键词】信息技术;档案利用;服务模式创新
【Keywords】 information technology; archive utilization; service mode innovation
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2020）03-0062-02
1 引言
社会经济及科技水平的发展带动信息技术水平的不断提升，当前，我国正处于数字世界的快速扩张时代，各种先进的信息技术被广泛应用于各行各业的发展建设中，对于档案利用服务工作的创新发展来说也不例外。目前，我们只有加强信息技术与档案利用服务工作的创新性研究，才能进一步提高各类信息处理的工作效率，强化档案的利用率，进一步服务于各项工作。因此，文章全面分析了目前信息技术与档案利用服务工作存在的不足，并针对这些问题，就如何创新工作模式提出相关建议措施[1]。
2 目前档案利用服务工作中的不足
2.1 服务被动，目标不明确
传统的档案利用服务基本处于“你来我查，你问我答，重藏轻用”的局面，被动提供服务。利用人对档案部门保存的档案缺乏足够的认识，不了解档案部门保存了哪些对其有用的文件材料，一份资料的借出通常会经历多次的尝试借阅，直至找到利用人需要的档案资料，而有时利用人想要的资料并不存在于档案库房，只能无功而返。
2.2 流程烦琐，服务手段单一
缺乏信息化支撑的档案借查阅及变更流程需要耗费利用人大量的时间精力去各个部门找各相关人员审批会签，签审流程落后。而从档案日常操作来说，档案部门和其他部门的交流往往仍是通过前往档案部门借阅档案原件、复制档案原件、摘录相关信息等方式进行档案利用[2]。
2.3 档案生成过程缺乏监督管理
档案工作不能与业务工作同步计划、同步实施、同步检查、同步考核，档案工作同各管理工作的整体部署及进展情况严重脱节，对档案资料缺乏全过程管理，不能充分了解文件资料的归属和流向，归档缺乏计划性，突击归档的现象普遍存在，档案人员直至归档验收时才能介入审查，导致文件材料在完整、准确、系统等方面存在隐患。
2.4 服务内容局限，深度广度不够
利用服务的层次无法适应信息技术的高速发展，手工计算机辅助的编研通常是以档案为基础加工而成的一次二次文献，编研内容单薄，深度广度不足，仅仅能满足日常档案资料的查找，无法提供图文并茂、可读性强的深层次编研成果，档案人员平时忙于日常手工借阅服务工作，同时有限的室藏资源束缚了档案工作者的选题范围，难以形成高层次的编研成果，无法深入挖掘档案中蕴含的价值[3]。 3 创新档案服务模式，提升档案利用服务质量
根据文中分析的档案利用服务中的不足可以明显看出，档案利用服务缺乏信息技术的支撑，不利于档案事业
的发展，需要及时对这些问题进行解决和处理。本文就这些问题提出了几點解决方案，希望能够为后期的档案利用服务提供参考和借鉴，更好地提升档案利用服务的质量和水平。
3.1 档案利用观念的创新
首先要有积极的信息化转化意识，在传统管理思维和操作模式上突破创新，树立信息化档案利用服务的观念，抛弃“看门守档，等人调卷”的旧观念，将用户主动行为的“利用”向档案人员主动行为的“服务”方向转变，以此来带动相关管理工作人员的积极性与热情，并将服务的质量、态度纳入考核，发挥约束和激励机制的效力。
3.2 档案服务内容的创新
档案的价值在于被利用，企业的档案资源像一座宝藏，档案部门要实现服务模式的创新，核心在于坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针，深度开发档案信息资源，逐步开展档案编研、专题库制作、档案文化产品的创作等，充分挖掘和发挥档案资源的作用，提供更加丰富多彩的高端档案服务产品，直接为企业中心工作服务，使馆藏档案发挥出最大的社会效益和经济价值。
3.3 档案信息技术的创新
信息技术发展推动档案科学管理水平的提升，企业要结合自身实际情况，聘请专业团队，做好档案信息技术的研究投入。形成各类档案管理的标准业务流程，固化档案标准格式，将文件收集范围与归档要求嵌入档案管理系统，增设预归档功能，实现对档案资料的事前、事中、事后全过程管理。注重完善档案检索功能，实现一键式全图文检索，提高检索准确率，便于后续更好地进行档案资源的开发利用。与此同时，根据实际情况不断升级更新软硬件设备，不断拓宽存储空间，将3D打印、云计算、人工智能等现代化技术应用到档案工作中，借助现代化手段来不断提高档案利用服务的效率。
3.4 档案服务手段的创新
通过档案管理系统的建立，可以开展移动档案服务模式，结合移动终端和社交媒体提供更便捷的服务，企业用户仅需要通过身份验证就可以在办公室在线办理借阅手续，在线查阅档案资料。同时，按照信息化标准建成的档案管理系统，能够通过用户身份、根据用户的浏览记录、查询数据，后台自动分析，预测用户需求，实现页面主动推送，为档案资料的传播与交流提供了新途径。同时，需要注意涉密档案与非密档案的隔离，避免因移动终端的使用而造成的失泄密情况[4]。
3.5 档案队伍建设的创新
面对当前电子文件归档的新形势与新要求，档案人员既要灵活运用档案管理方面的专业知识，又要具备档案管理系统构建、运行、管理及维护等多方面的数字化、网络化技术能力。因此，要针对性地吸纳专业档案人才，充实档案队伍，合理配置队伍结构。另一方面，企业应鼓励和支持档案人员参加学术交流、接受培训教育，优化知识结构，增强知识储备，提高档案人员整体能力与业务水平，为电子档案的管理提升和技术保障提供高素质档案人才。
4 结语
信息技术改变了档案的利用服务模式，新时期的档案服务工作正处于一个挑战与机遇并存的历史转折点，只有认清现阶段档案利用服务模式存在的具体问题，全面分析积极解决才能够提高档案信息的处理水平以及档案利用效率，进一步为用户提供更为优质的服务。希望本文能够对档案工作的改革创新提供参考和帮助，为新时期的档案工作转型贡献一份力量。
【参考文献】
【1】曾冀.架起信息时代诉讼档案利用之桥——小议诉讼档案信息的开发利用[J].黑龙江史志，2015（13）：91.
【2】李申凤.信息时代如何提高档案利用服务能力[J].黑龙江档案，2016（5）：87.
【3】张艳荣.高校档案利用中安全保密实践探讨[J].兰台世界，2015（29）：81-82.
【4】王文强.新时期档案工作的创新、担当、发展——从“收、管、存、用”探索档案工作的转型发展[J].机电兵船档案，2019（5）：41.
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