事业单位档案管理信息化建设分析
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摘 要：档案对于一个单位和涉及个人来说至关重要，随着信息化的发展，信息技术在档案领域也越来越广，档案信息化建设进程不断加快，为单位和查档利用人员带来极大便利。但是限于种种原因，档案信息化建设发展并不均衡，还存在不少问题和困难。本文对事业单位档案管理信息化建设中的问题和困难进行了分析，并有针对性的提出了解决意见。
关键词：事业单位 档案 信息化建设 对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）05-00-01
随着信息化的普及，国家对档案管理信息化越来越重视，中央办公厅和国务院办公厅出台的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，文件中明确要求加快推进传统载体档案数字化，切实推进档案存储数字化和利用网络化，这充分说明信息化管理逐渐成为档案管理的主流趋势。随着国家综合档案馆信息化的普及和利用，大多数的事业单位也开始探索档案管理的信息化建设，但是在信息化建设过程中却存在着种种问题，影响着档案管理信息化建设的进程。
一、档案信息化建设的含义和原则
档案信息化建设，就是对单位室藏纸质档案通过数字化扫描的方式进行加工，并利用档案管理软件进行档案信息资源的管理。室藏档案资源，只有通过数字化加工，才能实现信息化，进而实现存储数字化和利用的网络化。
在档案的信息化建設过程中，要明确遵循以下三点原则，确保档案信息化建设的有序推进，一是规范性原则，在档案信息化建设的全过程都要秉持规范性的原则，这是做好档案信息化建设的首要原则，尤其是在数字化加工过程中，一定要注意规范性，要制定合理的纸质档案数字化加工方案，确保数字化扫描档案资源的规范性;二是注重档案信息化建设的效益，室藏档案涉及的档案类型较多，每种档案有每种档案的专业特点，这就需要多个岗位人员的配合，提高档案信息化建设的效率;三是注重档案资源的安全管理，这不仅是指在数字化过程中对档案资源的保护，还指档案信息化资源的安全保护，要加强网络安全防护措施，坚决避免档案信息泄露和丢失。
二、档案管理信息化的意义
事业单位档案管理的信息化对于单位自身及单位的服务对象来说都具有重要的意义。一方面，对于单位自身来说，可以更便捷更快速的做好档案的收集和整理工作，还可以节省传统档案管理模式中的人力和财力消耗，同时还会避免对纸质档案的损坏和丢失，增加了对纸质档案资源的有效保护，大大提高单位的档案管理水平。另一方面，档案管理的信息化重要的一点就是利用的网络化，信息化管理更方便于档案的查找，可以节省大量的时间和人力，查档服务效率高，对于查档利用人员来说，这不仅节省了宝贵的时间，还大大增强了档案查找的精准度，更方便找到所需档案信息。
三、档案信息化建设中的困难
虽然越来越多的事业单位也开始了档案管理信息化建设，进行了有效的探索和尝试，也积累了大量的实践经验，但是我们通过分析当前的推进情况，仍然可以看到档案信息化建设还面临着不小的困难。
1.对档案信息化建设重要性的认识不到位
档案信息化建设是大势所趋，但是限于当前社会档案意识的淡薄，对档案重要性的认识不够等原因，除了国家综合档案馆、高校档案馆和部分高层次企事业单位外，大多数的基层事业单位对档案信息化建设的认识还不足，尤其是单位的领导，对本单位的业务工作格外重视，在人力、物力和财力上舍得投入，但是对于档案工作总认为收集好、整理好，不出问题就算可以了，没有意识到档案对单位发展的重要意义，导致对档案信息化建设的认识也存在误区，没能积极实践档案信息化建设。
2.档案信息化建设所需专业人才较为匮乏
专业的工作需要专业的人才从事，档案信息化建设对档案管理人员的要求极为严格，不仅要懂得档案管理的相关知识，还要熟悉掌握档案信息化的各种操作技能。目前，现有的档案管理人员对于传统的纸质档案的管理流程相对熟悉，但是对于计算机等信息化设施设备的操作却知之较少，现有的计算机方面的人才又普遍不熟悉档案业务知识。加上现在大多数的事业单位在人才招录和人才引进中大多注重对业务人才的引进，而忽略了对档案专业复合型人才的引进，导致档案信息化建设所需人才较为匮乏。
3.档案信息化建设配套软硬件配备不齐全
档案的信息化建设必然离不开档案信息化管理所需要的计算机、服务器等，但是前面提到的，单位领导对档案信息化建设重要性的认识不到位，这往往会导致在档案信息化建设中投入的资金较少，尤其是机房建设所需资金又相对较多，单位领导往往是将资金用于单位业务建设的投入，而导致在档案信息化建设中投入的资金少之又少，进一步限定了档案信息化建设的步伐。
四、加强档案信息化建设的对策
1.提高思想认识，充分认识档案信息化建设的重要性
各事业单位领导要从思想深处认识到档案工作的重要性，切实转变档案管理理念，把档案信息化建设工作作为本单位的一项重要工作来抓，要高度重视档案信息化建设，早日把档案信息化建设提上日程。同时，要不断加强对档案相关业务知识的学习，尤其是加强档案信息化知识的学习，提高自己对档案信息化建设的掌握能力，方便在今后的信息化建设中发现问题、提供意见建议，以便使档案信息化建设工作更快、更规范的开展。
2.培养专业人才，努力构建档案信息化建设专业人才队伍
对于现有的档案管理人员要有针对性的制定培训计划，努力提升他们的档案综合业务能力，培育有潜力的工作人员成为满足档案信息化建设的复合型人才。在人才招录和引进工作中，要有重点的加大复合型人才的引进，确保有足够的专业人才推动档案信息化建设。
3.加大资金投入，完善档案信息化建设设施设备
档案信息化建设离不开资金的投入，各单位一定要加大资金投入，首先单位要提供足够的资金用于纸质档案的数字化扫描加工，实现传统档案资源的信息化管理;其次，要提供足够资金购买计算机、高清扫描仪、服务器等设施设备，并根据单位需求，购买满足需求的档案资源管理系统，方便档案的信息化管理;最后，还要投入必要的资金购买防火墙等安全管理软件，确保档案信息资源不被黑客攻击，不出现损坏和失泄密情况，切实维护档案资源的安全管理。
总之，各单位要从思想和行动上来为档案信息化建设提供支撑，不断提升本单位的档案信息化建设水平，加快实现档案数字资源的集中统一管理，将本单位的档案工作推向一个新的高度，发挥档案的价值，带动本单位工作的全面提升。
参考文献
[1]林秀清.机关档案管理工作信息化建设研讨[J].现代交际，2018.[2]郭晓冬、徐文娟.加强档案信息化建设提升档案管理水平[J].办公室业务，2017.
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