档案信息化管理建设研究与应用
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摘 要：档案信息化管理与应用是实现档案部门价值的基本要求，它能够保证档案资料的完整性，降低档案管理工作难度，提高档案信息利用效率，促进档案管理方式优化。然而，档案信息化管理与应用现状与需求不对称，档案信息化管理意识淡薄，平台信息化程度低，管理标准不规范，安全意识不强，缺乏主动服务思想队伍建设滞后。本文提出相应对策，坚持科学发展观引领，提高档案信息化管理认识，加大对档案建设投入，提高平台建设水平，完善管理制度，形成统一的管理标准，人防技防相结合，提高安全意识，转变档案管理思想，提高服务能力，完善管理人员培训机制，提高管理队伍综合素质等。
关键词：档案;信息化管理;应用
信息化时代互联网+思维已经成为行业的基本思维模式，只有主动顺应信息化时代，促进档案信息化管理与应用，才能满足信息化时代档案服务需求，才能加速档案事业的可持续发展。因此，档案管理部门要主动转变思维方式，加速档案信息化管理与应用进程，抓住信息化时代带来的发展机遇，利用信息技术手段提高档案管理与应用效率。然而，档案信息化管理与应用现状与实际需求还存在一定的差距，不少档案管理部门对档案信息化管理与应用缺乏足够的认识，档案管理还存在一些突出问题，亟待提高档案信息化管理與应用认识，加速档案信息化管理与应用进程。
一、档案信息化管理与应用意义
新时期档案信息化管理与应用的意义是多元的，它不仅可以保证档案资料的完整性，而且能够降低档案管理难度，提高档案信息利用效率，优化档案管理方式。
（一）保证档案资料的完整性
档案资料不仅数量庞大，而且类型众多，既有纸质档案资料，又形成了丰富的音像档案资料等。这些档案资料的保存受外界环境影响较大，一旦保管不当，就会造成档案资料的损害甚至是丢失，影响档案资料的完整性。档案信息化管理与应用将改变档案资料的存储方式，实现无纸化存储，将传统的纸质档案、影像档案资料等进行数字化转变，利用计算机存储介质，这样能够较好地保证档案资料的完整性，将档案资料管理不当造成的遗失、损害现象等降低到最低程度，从而更好地发挥档案信息的资源价值，更好地服务社会。
（二）降低档案管理工作难度
传统档案管理模式下，档案主要以纸质或者影像等形式存储，由于档案资料数量巨大、类型繁杂，档案管理工作难度较大，需要消耗大量的人力、物力。档案信息化管理与应用实现档案资料的数字化转变，在档案管理过程中将借助先进的技术手段，实现自动化存储和归类，从而有效降低档案管理与应用工作的难度，将更多的人力、财力等解放出来，更好地服务投入到档案服务中，更好地发挥人力资源价值，在降低档案管理工作难度的同时，促进档案管理工作内涵发展。
（三）提高档案信息利用效率
档案资料的价值在于应用，在传统档案管理模式下，档案资料的利用往往受时间与空间制约，档案服务者在提供档案服务时，需要耗费一定的精力查找档案，档案服务需求者需要亲临现场，大大降低了档案信息利用效率。档案信息化管理与应用将借助先进的技术，将档案资料转变为数字化信息数据，管理人员可以借助先进的检索功能，就可以便捷地为档案资料需求者提供便捷的服务。档案服务也不再局限于现场使用，可以通过互联网获得便捷的档案服务。
（四）促进档案管理方式优化
传统档案管理主要是人工管理，无论是档案资料的搜集、整理与归类等，都需要管理人员付出大量的时间与精力。档案信息化管理应用将促进档案管理方式转变，它利用先进的信息技术构建一体化的档案管理与服务平台，借助信息技术手段自动地完成档案数据信息的采集、存储、管理、转移与检索等，各种管理行为的发生依靠网络档案管理与应用平台，从而实现档案管理从人工管理向信息化管理的转变，而且随着信息技术的快速发展，档案信息化管理模式将更加科学、高效。
二、档案信息化管理与应用现状
新时期档案信息需求不断加剧。然而，档案信息化管理与应用现状还存在滞后性，档案信息化管理意识淡薄，网络管理平台信息化程度低，档案管理标准不规范，档案管理过程中安全意识不强，缺乏主动服务的思想，档案管理队伍建设滞后，在一定程度上制约了档案信息化管理与应用。
（一）档案信息化管理意识淡薄
目前，不少档案管理部门对档案管理认识不到位，没有充分认识到档案管理在服务社会、服务经济中的积极作用。思想意识上的不到位制约了档案信息化管理与应用进程，也制约了档案管理事业的可持续发展。
（二）管理平台信息化程度较低
档案信息化管理与应用是信息技术快速发展下的产物，离不开高效运行的信息化管理平台。然而，不少档案部门受意识形态影响，不重视信息化管理平台建设，信息化管理平台建设水平较低，难以发挥档案资源的应有价值。
（三）档案管理缺乏规范的标准
档案资源涉及面广，类型多而复杂，这就加大了档案管理的难度，需要建立起统一的标准。然而，不少档案管理部门在档案资源建设与平台建设过程中还存在各自为政的现象，档案管理缺乏规范的标准，制约了档案资源的共享。
（四）档案管理中安全意识不强
档案涉及到单位各个环节，因此，档案资源管理中涉及到档案安全问题。一些档案管理部门在信息化档案建设与应用过程中，对档案信息资源的安全性缺乏足够的认识，从而导致一些涉密的档案信息泄露问题，从而造成不良的社会影响。
（五）缺乏主动服务受众的思想
档案管理的价值在于发挥档案信息资源作用，在信息化时代，管理理念发生了重要的变化，档案管理的环境也发生了改变。然而一些档案管理部门管理理念滞后，缺乏主动服务受众的思想，没有充分利用信息化管理平台开发相应的服务。
三、档案信息化管理与应用对策
目前社会发展进入转型期，经济发展也从快速发展时期进入常态化发展时期，档案需求不断升级。这就需要档案管理部门能够理性地审视档案信息化管理与应用现状，采取有效的应对策略。 （一）坚持科学发展观引领，提高档案信息化管理认识
当前社会与经济环境发生了重要变化，档案管理部门作为一个服务机构和组织，必须要根据时代发展变化做出相应的变化，这样才能发挥档案资源价值。因此，档案管理部门要坚持科学发展观为引领，将档案信息化管理与应用放大社会发展和经济发展大局中，进一步提高档案信息化管理思想认识，改变传统档案管理与应用思想，深入市场进行市场调研，了解社会和市场对档案资源的多元化、个性化需求等，从而明确档案信息化管理与应用定位，提高档案信息化管理宏观设计能力，从而提高档案信息化管理与应用科学性、有效性。
（二）加大对档案建设投入，提高信息化平台建设水平
档案信息化管理与应用的一个关键环节是信息化管理与应用平台，而档案信息化管理与应用平台的建设又离不开资金支持。这就需要加大对档案管理于建设的资金投入，根据档案信息化管理与应用定位确保信息化管理平台建设资金。档案管理部门也有积极转变管理思想，在政策允许的前提下，积极推动档案信息化管理改革，通过提供服务型档案服务获得一定的经济收入，从而满足新时期档案信息化平台建设资金需求，建设起一个高效运行的信息化管理平台，从而满足档案资源服务需求。
（三）完善信息化管理制度，形成统一规范的管理标准
档案信息化管理与应用要达到预期的效果，需要相应的制度作为保障。这就需要档案部门进一步完善档案信息化管理制度，首先对不适应时代的制度进行变革，删除陈旧、无效的管理制度;其次，档案管理部门要根据档案信息化管理与应用的需要，建立起全新的管理制度，制度建设要具有可操作性，尤其是档案信息数据的数字化转变要坚持国家统一标准，并根据档案管理部门实际，对档案管理制度进行适当的调整，从而形成统一、规范的管理标准，这样才能实现档案资源的分享，充分发挥档案资源时代价值，并提高档案管理与应用效率。
（四）做好人防技防相结合，提高档案管理的安全意识
档案信息化管理与应用是一个系统工程，档案资源涉及到的信息范围广，一些档案资源关系着个人隐私和机密，因此档案信息化管理与应用的一个重要前提是确保档案资源的安全性。如何提高档案管理的安全意识，这就需要做到人防和技防相结合。档案管理部门首先要提高档案信息化管理与应用过程中的安全意识，并通过制度建设落实档案管理人员的行为，确保档案信息化管理与应用过程中人为因素造成的安全隐患;其次，要不断提高档案信息化管理安全技术水平，及时升级信息化管理平台，及时更新系统安全软件。
（五）转变档案管理思想，提高档案管理中的服务能力
档案管理作为现代管理的一个分支，需要积极转变档案信息化管理与应用思想，提高档案管理中的服务能力。首先，档案管理部门要确立服务思想。档案部门是服务组织，需要转变管理理念，基于档案事业可持续发展的需要，牢固树立服务社会、民众的思想，通过服务优化信息化管理品质;其次，档案管理部门要提高服务主动性。新时期，档案部门面临着严峻的发展形势，这就需要档案部门根据信息化管理与应用的需要，提高服务社会的主动性，能够深入市场加强调研，精准把握市场档案服务需求，从而开发个性化档案服务项目，满足社会多元化、个性化档案服务需求。
四、 结语
总之，档案信息化管理与应用是档案部门主动顺应时代的积极转变，这无疑将有助于促进档案事业的更好发展。然而，档案信息化管理与应用需要理性审视现狀，及时地发现档案信息化管理与应用过程中存在的典型问题，提高思想认识，积极转变思想理念，在实践中探索档案信息化管理与应用的策略，发挥档案部门的时代价值。
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