数字背景下科技档案信息化建设与管理

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　　摘   要：科技档案信息化建设作为当前科技档案管理工作的主要任务之一，通过信息系统实现对科技档案的虚拟化和资源数字化建设，为科技档案的管理及开发利用提供了便利条件。但在当前数字化背景下，科技档案的信息化管理还存在不可忽视的问题，科技档案工作的效率和服务质量还有待提高，本文对科研单位科技档案信息化建设的作用与优势进行了综述，分析了我国科技档案信息化管理和建设中存在的问题，并就推动数字背景下科技档案信息化建设提出了可行性建议。
　　关键词：科技档案  数字背景  信息化建设  管理
　　中图分类号：G270                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2020）06（c）-0154-03
　　Abstract： As one of the main tasks of the current management of scientific and technological archives， the informatization construction of scientific and technological archives realizes the virtualization of scientific and technological archives and the digitalization of resources through the information system， which provides convenient conditions for the management， development and utilization of scientific and technological archives. However， in the current digital background， there are still some problems in the information management of scientific and technological archives， and the efficiency and service quality of scientific and technological archives need to be improved. This paper summarizes the role and advantages of the information construction of scientific and technological archives in scientific research institutions， analyzes the problems existing in the information management and construction of scientific and technological archives in China， and advances the scientific and technological archives under the digital background The feasibility suggestions are put forward.
　　Key Words： Scientific and Technological Archives; Digital Background; Information Construction; Management
　　隨着当前科技体制的不断改革，科研院所的科研活动更加频繁，并且逐渐与市场广泛融合，在市场化行为的过程中出现了较多的问题，急需进行科技档案的信息化建设，并调整当前档案管理模式，提升服务的水平。许多科研院将工作的重点放到档案的信息化和网络化建设中，通过网络和信息化技术将科技研究成果进行完整的保存，为后期的科研人员的工作提供丰富的资料和有价值的参考信息。但在数字背景下，许多科研单位档案信息化基础工作薄弱，电子档案系统建设保密性等问题仍然存在，因此，科学定位科技档案信息管理的目标，选择合适的科技档案管理的软件，加强电子档案管理制度的建设，拓展信息服务领域成为当前科技档案信息化管理的必然选择。
　　1  科技档案信息化建设的作用与优势
　　随着计算机网络技术的不断发展，电子图书、电子文件以及电子图像等逐步替代传统的图书和文件，并且通过计算机网络能够搜索到大量的资料和信息，信息的共享超越了时间和空间的限制。在当前数字化的背景下，科技档案的信息化建设显得十分的重要，也成为未来科技档案管理的主要发展趋势和必经之路[1]。
　　1.1 信息技术为科技档案的建设提供了便利的条件
　　信息技术的飞速发展，使得现代电子产品在生活和工作中的应用越来越广泛，这也为科技档案的信息化建设提供了必要的前提和条件，同时也为档案的建设提供了极大的便利。信息技术的发展使得数据库建立更加简单方便，光盘的存储功能更加强大，将科技档案储藏起来变得更加简单和便捷，从而为资源的共享提供了必要的条件。
　　1.2 档案管理软件的发展为科技档案的信息化建设提供必要的保障
　　档案的信息化建设有赖于档案管理软件的开发速度和水平，随着计算机网络技术的不断进步，在软件的开发市场中已经形成了相互竞争的发展趋势，并且为档案的信息化管理和建设提供了便利的条件。在市场中各类型档案管理软件已经在市场中占据着大量的份额，并且逐步开发出一系列完善的档案管理软件和系统，这也为科技档案的信息化建设提供便利的前提条件，也成为科技档案管理工作提升服务水平和质量的重要发展途径。 　　1.3 科技档案信息化管理是创新管理工作的必经之路
　　创新科技档案管理工作的服务和水平成为当前科技档案管理的必经之路。传统的科技档案管理工作手段主要是依靠管理人员的人工操作，不但需要繁琐的装订和操作，而且需要大量的人力物力来进行整理和保存。当前数字化背景下，科技档案的管理已经不能使用传统手工方法的发展水平，必须进行创新管理手段，跟随时代的发展趋势，不断提升档案管理的服务和水平。通过科技档案的信息化建设加强对项目档案的日常管理、分类和查询，依靠信息系统来完成这些步骤的操作，节省了人力、物力，还规范了档案管理工作的流程，建立科学的机读档案目录检索，实现手工检索向计算机检索的发展，从而大大节省了档案检索的效率。
　　1.4 科技档案信息化建设能够提升服务水平
　　随着我国科技的逐渐发展，科学研究越来越频繁，社会各界对科技信息的需求量也越来越大，同时对科技档案的质量也提出了更多的要求。利用信息化能够在科技档案的建设中为需求者提供及时、便捷、实用的信息资源，并且能够确保科技档案的真实性和准确性。数字背景下为科技档案管理服务水平的提升提供了便利的条件，通过科技档案的信息化建设能够对科技类的信息进行提取和分类等，从而满足社会各界对科技信息的需求，同时也为后续的研究者提供强有力的科研资料。
　　2  科技档案信息化管理和建设中的问题
　　电子档案的形成、管理和存储的方式与传统的纸质存储方式存在着很大的不同，因此也为科技档案管理中带来了极大的便利。在当前数字化的背景下，許多科研单位逐渐应用较为先进的管理软件来管理档案，但科技档案的信息化管理只是流于表面的文件的档案管理，科技档案的管理还需要人工操作，大大降低了科技档案的工作的效率和服务质量。
　　2.1 科技档案信息化建设基础工作薄弱
　　由于各种条件的限制，科技档案的业务管理工作水平相对较低，案卷的质量普遍不高，尤其是对各种著录的归档，缺少细则，系统软件的移植性较差。在我国科技档案的管理中还没有出现以达到数据交换为目的的机读目录档案系统，科技档案的信息化建设各行其是，没有形成统一的规范和完整的体系，缺少共享性、服务性和开发性，因此不能满足档案的资源共享需求。科技档案的自动化管理目前在我国还没有形成统一的体系和标准，科技档案的管理无法规范的实施和全面的推广，制约了科技档案管理信息化发展的程度和未来发展的趋势。
　　2.2 电子文件不易长久保存
　　科技档案的信息化建设不仅需要对档案的收藏，还需要加强对档案的保管和保存，确保档案的永久完整性，因此可以利用新技术提高档案的永久性。但有些技术如果利用不当就会造成对档案完整性的破坏，缩短档案的保管寿命，降低档案的使用效率。电子文件的形成时间还较短，缺少技术性的验证，因此电子文件的长久保存是当前档案信息化建设所面临的一项重要的技术难题，也是当前科技档案信息化建设和管理所要研究的重要课题。
　　2.3 电子档案系统建设保密性问题
　　电子档案主要是依靠计算机网络技术来对档案的信息资源进行管理，一方面网络具有开放性的特点，另一方面科技档案的管理需要加强其保密性，两者之间出现较大的矛盾[2]。科技档案包含着许多的科研数据和个人的隐私。电子档案虽然能够保障档案获得有效的保存，但如果外界人利用不当的技术手段对相关的科研内容进行剽窃，侵害他人的知识产群，将会给档案的管理工作带来极大的困扰。因此在档案的信息化建设中需要协调好网络的开放性与科技档案的保密性之间的关系，为档案的信息化建设提供更安全可靠的环境。
　　3  推动科技档案信息化建设的创新举措
　　3.1 科学定位科技档案信息管理的目标
　　科技档案的信息化管理需要长期的不断努力，建设的周期较长，需要花费大量的时间和精力。因此在科技档案的建设中结合本单位的实际情况，对档案信息化建设中的各个方面的因素进行综合的考虑，科学的确定科技档案信息化建设的具体目标，这样才能够保障档案信息化建设少走弯路。首先科技档案的建设要综合考虑本单位的科技人员对信息的需求程度和深度。科技档案的管理和建设主要是为了本单位的科技人员服务，因此考虑科技人员的需求能够在档案的建设中具有针对性。数字化背景下，科技人员对科技信息的需求也不断的在发生着变化。因此建立与科技人员的沟通平台，了解科技人员对信息的多样化需求，并且利用多渠道开拓科技档案信息的利用途径，从而使科研人员更好的为科研生产服务。其次，要综合考虑科技档案管理部门人员对管理功能的需求。在档案的管理中需要重视数据和检索功能，并且充分做好科技档案的管理和归类。综合考虑管理的功能时要注意将科技档案自身的管理质量、服务以及保密性相结合。
　　3.2 选择合适的科技档案管理的软件
　　科技档案管理主要存在于科研单位和一些科技型企业中，由于企业的性质和规模存在着很大的差异，因此科技档案在不同单位和企业的管理也会出现不同的差异。有些单位的规模较大，科技档案的管理需要花费大量的时间和人力，但单位的人员不够。因此在科技档案的管理中要综合考虑选择合适的管理软件提高档案管理的水平和自动化程度。科技档案管理软件可以由单位自主研发，还可以与一些专门的档案管理软件公司进行合作研发。综合考虑单位科技档案管理的实际情况，选择科学的管理软件，既能够节约时间和成本，还能够提高档案管理的规范化和科学化。目前市场中的档案管理软件良莠不全，因此在选择是要广泛进行信息的综合分析，尽可能地选定多家优质的软件公司，进行综合的考虑和评价，剔除不科学的管理软件。科技档案软件的选择要综合考虑系统的构架、性能以及硬件设备等各项指标，进一步缩小选择的范围。选择的管理软件要与本单位的科技档案管理要素进行对比研究，结合本单位的实际情况进行购买。
　　3.3 加强电子档案管理制度的建设
　　纸质科技档案管理模式是经过不断的工作实践总结出来的档案管理流程，与科技档案的国家标准、行业标准以及企业标准的工作实践相一致，并且具有一定的科学性和规范性。但随着数字化背景下计算机和网络技术的不断发展，科技档案的信息化建设步伐的逐渐加快，电子档案的大量出现，科技档案的管理工作实现了信息化的转变，科技档案的管理也有了新的载体，传统的纸质档案已经不能满足当前数字化背景下档案管理的发展趋势，因此需要建立一套完善的科技档案管理制度来对档案信息化管理的流程和操作进行统一的规范[4]，对新的管理业务进行指导。因此在数字化背景下科技档案的信息化建设需要建议一套完善的配套制度，指导电子档案的归档、保存和管理，从而指导档案信息化建设的顺利展开。
　　3.4 更新服务理念，拓展信息服务领域
　　随着档案的信息化建设脚步的不断加快，电子档案的应用越来越频繁，科技档案建设的服务领域、环境以及模式和内容也需要作出相应的调整和完善。电子文件的普及给科技档案的信息化建设提供了便捷的途径和新的信息资源，科技档案的管理逐步迈向信息资源的建设途径，也为科技档案的管理人员提供积极的应用计算机网络提升服务质量的机会。科技档案的管理人员能够利用科学的管理软件，发挥管理的优势，为档案信息化建设作出一些新的突破和创新，更有利于工作人员进行档案的编研，提高科技档案信息化建设的深度和广度，提高信息化建设的服务质量。还能够利用档案的管理为企业或者单位提供个性化的服务内容，转变服务的态度，满足科技人员对科技档案的多样化需求，不断拓展档案信息化建设的服务领域，提高科研人员的工作效率。科技档案的管理人员需要不断加强自身的素养，提高自身的学习能力，总结科技档案的工作经验，创新工作方法，不断提升自身的理论和实践能力，确保科技档案管理的顺利进行和规范化管理。
　　4  结语
　　科技档案信息化建设是科研单位信息化建设的组成部门，是推动科技档案可持续发展的必然选择。本文通过对科研单位科技档案信息化建设的意义与作用进行了综述，分析了我国科技档案信息化管理和建设中存在的问题，并就实现数字背景下科技档案信息化建设提出了可行性建议。科技项目档案的信息化建设作为一项长期而复杂的工程，需要科技档案管理人员在工作中不断8尝试和努力，总结工作的经验，推动科技项目档案的信息化建设步伐稳步前进。
　　参考文献
　　[1] 朱丽梅.构建档案信息化建设的绩效评价指标体系研究[J].档案与建设，2015（8）：20-25.
　　[2] 黄思颖，彭韵杨，石继辉.基于大数据技术与与办公自动化系统应用的电子公文归档讨论[J].办公自动化，2019（3）：42-44.
　　[3] 洪源清.科技计划项目档案信息化建设中的信息安全及防护措施[J].北京档案，2015（7）：33-34.
　　[4] 马小雯.新形势下科技档案信息化建设与思考[J].中国管理信息化，2019，20（18）：169-170.
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