大数据时代背景下的档案管理探讨

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　　摘  要：档案管理作为现代化社会发展的重要部分，在大数据时代背景下，如何进行档案的高效管理与存储工作已成为时代关注的重点问题。该文通过对于大数据时代背景下的档案管理所面对的具体问题进行全面的分析，找出现阶段我国档案管理工作与信息技术相融合发展的优势，并针对高科技时代下档案管理工作的快速发展提出具体的措施，为进一步指导我国新时代下的档案管理工作提供参考。
　　关键词：大数据时代  档案管理  分析与探讨
　　中图分类号：G271    文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）07（b）-0253-02
　　1  大数据时代背景下的档案管理面对的巨大挑战
　　现代的社会是一个飞速发展的社会，科学技术日益发达，信息交流更加广泛，大数据作为高科技时代的产物，其应用范围十分广泛，一般的软件是无法容纳全部的数据的，且由于大数据的类型众多，需要用高科技新型软件进行数据的获得、存储、管理等。大数据一般存在以下几种特点：数据运算效率高、数据形式多样化、数据价值高等。针对以上大数据时代的特点，我们可以看出大数据时代下的档案管理工作主要面对众多的挑战[1]。
　　1.1 档案管理的方式及观念面对巨大挑战
　　大数据时代的到来，使得原有的档案规划管理理念及流程逐步被推翻。传统的档案管理工作一般是由档案管理的工作人员进行档案资料的分类并做好相应的标记进行分类工作，以便于日后档案的查询工作;随着大数据时代的到来，档案资料普遍存在信息量大、信息内容多样化等现象，原有的档案管理模式已经无法有效地对档案进行统计管理工作。
　　1.2 档案管理的存储形式面对巨大挑战
　　大数据时代对于档案管理的存储提出了新的挑战[2]。目前，数据信息的主要应用形式是电子文档、电子音频及电子图片等，这些数据进行在进行存档工作时，传统的档案管理工作无法满足。因此，日后的档案保存的形式应该更加趋于多样化发展，对于档案进行分类智能化存储，在进行档案调用时，仅通过关键词的查询即可找到相应的文件。
　　1.3 大数据时代下档案管理工作人员的业务能力面对巨大挑战
　　大数据作为新型时代产物，对于档案管理工作人员的水平也是一项重要的挑战。大数据时代的主要特点就是信息处理复杂化及信息多样化。对于传统的档案管理来说，只需要掌握档案管理的基本思路及管理的具体操作流程就可以。然而，新时代下的档案管理工作需要相关人员掌握的管理技术极为复杂多样，包括对于档案资料的分类、软件操作、数据查询、数据审阅等，所以，大数据时代下需要对于档案管理工作人员进行全面培养。
　　2  档案管理工作在大数据时代背景下的主要优势
　　2.1 档案管理效率明显提高，管理成本逐步减少
　　大数据可以同时进行大量数据的统一处理工作，因此在档案管理数据处理过程中，其优势较为突出[3]。一方面，很大程度上提高了数据处理的效率;另一方面，明显地提高了档案管理工作的效率。随着各行各业的档案数量越来越多，运用传统的纸质材料进行档案的保存工作成本较高且所需的保存空间较大;而通过大数据进行档案的存储工作，不仅可以将大量数据准确无误地保存到数据库中，还可以节约存储时间以及降低档案的存储成本。
　　2.2 档案管理质量得到保障
　　传统的档案管理一般运用纸质版的资料进行保存，其抵抗风险的能力较差，一旦档案室出现火灾或者水灾后，纸质档案无法进行安全的保存，并且纸质档案存储一定时间后会发生字迹模糊、纸张破损等。这一系列的问题在大数据时代下都是不存在的，仅通过少量的电脑存储空间便可将全部档案进行分类汇总。
　　3  针对于大数据背景下提高档案管理工作的主要措施
　　大数据时代是现代社会的重要特点，合理面对大数据时代下的挑战与机遇，是我国档案管理工作的重要任务，为全面增强我国的档案管理水平，现提出以下措施。
　　3.1 加强运用大数据进行档案管理的高端人才培养
　　大力培养应用大数据进行档案管理工作的高端人才[4]。传统的档案管理工作人员在大数据知识领域的业务能力较差，若仅对于档案管理系统进行更新工作，而缺乏专业的管理人才进行系统的具体操作，致使管理系统应用效果不能全部发挥出相应的作用，导致档案管理效率低下。因此，加强运用大数据进行档案管理的高端人才培养对于档案管理工作十分重要。
　　人才是一切工作的开端，大数据时代下对于人才要求也同样严格，对于档案管理人才的培养一般从以下几个方面着手开展：一是政府鼓励高校对于多样化专业的开展，如信息技术与档案管理学交叉学科;二是学习国外高端档案管理技术人才培养模式;三是投入大量资金进行人才培养，人才的大量培养需要以资金作为物质保障。
　　3.2 全面优化档案管理人员的构成，为工作引入新生力量
　　通过对于档案管理人员结构进行相应的优化工作，为管理工作注入新的力量。目前，我国的档案管理工作人员主要的结构形式为：老龄化严重、中年人员较少、青年力量几乎没有。产生这一现象的主要原因是，我国对于档案管理工作不够重视，致使档案管理者在社会人群中处于弱势地位，因此几乎没有年轻人愿意从事档案管理的工作。大数据时代对于人才的要求十分严格，若没有专业化人才参与工作，实现信息化发展的可能性为零。所以，在大数据时代下，应注意全面对于档案管理人才结构进行优化，将老龄化严重、中年人员较少、青年力量几乎没有的人员结构逐步优化成为以年轻人为主力军、中年人进行辅助、老年人适当参与的档案管理员的构成模式[5]。
　　3.3 加强大数据时代背景下档案管理的安全性
　　大数据时代的档案管理安全性问题一直是备受各界关注的话题。目前，虽然大数据时代的到来，使得档案的管理工作更加便捷高效，管理的成本也明顯降低，与此同时，大数据时代致使重要档案数据失窃概率明显增加，档案管理数据具有高风险性，因此，档案管理的数据安全问题十分重要。信息化时代下的数据档案可以通过一个小小的储存卡就可以解决一系列问题，保存优势十分明显，但数据丢失风险也进一步加大，例如电脑病毒、存储卡芯片损坏，所以，大数据时代背景下档案管理工作的安全性应给予高度重视。
　　档案管理的工作人员应进一步增强档案数据的安全保护意识，以免在工作中将电脑病毒带入档案管理数据过程，造成重要数据的丢失或者盗取。此外，政府可以出台相关的档案管理的具体工作细则，避免操作流程不规范导致数据的破坏。
　　4  结语
　　综上所述，大数据时代背景下的档案管理工作，在面对发展机遇的同时，也充满了时代的挑战。在档案管理工作中，要抓住发展机遇，积极迎接档案管理所面对的巨大挑战，不断地进行工作的优化，将档案管理工作与大数据时代充分融合，促进社会的全面发展。
　　参考文献
　　[1] 陈红.基于大数据时代的企业档案信息化建设研究[A]. 《建筑科技与管理》组委会.2018年6月建筑科技与管理学术交流会论文集[C].2018：2.
　　[2] 韩文.大数据时代背景下高校基建档案管理模式的变革和优化研究[A].《教师教学能力发展研究》总课题组.《教师教学能力发展研究》科研成果集（第九卷）[C].2017：6.
　　[3] 吴明忠.关于大数据时代企业档案信息资源建设的研究[A].中国航空学会.中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].2015：13.
　　[4] 徐晶晶.“大数据”背景下招投标档案数字化管理探析[A].中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——系统科学在工程决策中的应用学术研讨会论文集（上）[C].2015：1.
　　[5] 付彩霞.大数据背景下档案管理模式的转换与创新[A]. 国家档案局.建设与文化强国相匹配的“档案强国”论文集[C].2014：6.
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