涉密载体全生命周期管理探索
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摘 要：涉密载体的管理是保密管理工作中的核心内容。本文应用涉密载体全生命周期的管理模式，从涉密载体的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁等环节系统的介绍了涉密载体台账的使用方法、注意事项和审批流程。通过该方法实现了每份涉密载体管理安全可控、可追溯，落实涉密载体管理责任，提高了涉密载体管理效果，降低了保密管控风险，杜绝了失泄密事件。
关键词：涉密载体 全生命周期 审批流程
涉密载体是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、光介质、电磁介质等各类物品[1]。若其出现问题，将会导致国家秘密信息失控，存在泄密风险。同时由于涉密载体种类多、数量大的特点，导致涉密载体管理难度增加。因此寻找高效、可控的涉密载体管理方法势在必行。本文以源头治理和全过程闭环控制为核心，探索涉密载体全生命周期的管理模式。
涉密载体管理包括制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁等环节。涉密载体的全生命周期管理就是“从生到死的过程”即从制作到销毁全过程的监督管理。为了规范过程管理，制订了涉密载体台账登记表（见图1）和涉密载体全生命周期管理流程图（见图2），实现各个环节履行签收、登记、审批等手续的保密管理规定。
1 涉密载体的产生
根据国家保密管理规定，涉密载体台账基本要素包括：涉密载体名称、编号、密级、份数、页数、保密期限。图1中的涉密载体信息和制作信息中包含以上全部要素，只要执行人员按照要求认真填写就不会出现问题。
涉密载体的产生包括：收文、打印、刻录、复印等方式。收文是指通过机要交通和专人专送等方式接收到的涉密文件，来源复杂，难于管理，这就要求当事人认真按照图1要求做好记录，做到有物必有帐，有账必相符。
打印和刻录是涉密载体制作最常用的方式。制作前需经过主管领导审批同意后，才可进行打印或刻录，操作后应及时在图1中将载体信息和制作模块填写完整。制作过程中产生的废纸和废光盘同样要进行登记并及时销毁。由于涉密电脑中安装了审计软件，可以有效的检测制作的信息，达到控制涉密载体的输出的目的[2]。
纸介质涉密载体复制包括手工抄写和复印。文件内容较少时适用于手工抄写，但必须记录在有页码的保密本上。而大部分文件采用复印的方式，由于复印机没有审计软件，所以只有保密部门配备涉密复印机，减少使用频率，降低泄密风险[3]。磁介质涉密载体复制包括刻录和扫描。刻录已在前文中介绍过，这里主要介绍扫描，由于扫描仪也没有审计软件，所以只有保密部门配备涉密扫描仪。无论是复印还是扫描必须按照图2流程进行审批，而后才可以到保密部门复制，要求复制件不得改变其密级、保密期限和知悉范围，视同原件管理。
2 涉密载体的流转
涉密载体的流转包括借阅、使用和传递。借阅是指知悉范围外的人员使用涉密载体。按照涉密载体保管部门的要求完成审批流程后方可借阅涉密载体，并按照图1要求登记借阅情况。需要注意的是，借阅人员使用涉密载体时要保证其按时、完整的归还涉密载体。
使用是指知悉范围内的人员使用涉密载体，包括在要害部位内使用和带出要害部位使用（简称外带）。只要将涉密载体带出要害部位就要按照图2要求进行审批。外出携带过程中要保证涉密载体始终处于可控状态。带回要害部位后应及时按要求保存好涉密载体并填写图1中的外带情况，做好记录。
涉密载体的传递包括单位内部流转和上报到其他单位。上报到其他单位方式包括专人专送和机要交通。无论是单位内部流转还是上报到其他单位都要按照图2要求进行审批。同时，对方接收后要履行签收手续，以便追查涉密载体去向，防止涉密载体找不到时，出现推诿扯皮的现象[4]。最后，完成图1中的上报情况，登记清楚上报和返回的数量，明确管理责任。
3 涉密载体的终结
涉密载体的终结就是指涉密载体的终止状态，包括归档、保存和销毁。归档是指集中保管涉密载体。集中保管涉密载体的部位确立为是要害部位。按照涉密载体保管部门的要求，要做好归档工作，履行交接手续，完成图1中的归档情况登记。
保存是指个人保管涉密载体。绝密级载体应当存于金柜中，机密级、秘密级载体应当存于保险柜或密码柜中，严禁存放于普通书柜中。只在图1中登记了载体信息和制作模块，而其余模块未做登记的涉密载体一定要存放在保密柜中。
有错误的、上报后返回的、失去利用价值的涉密载体要及时进行销毁，降低管理的风险和成本[5]。涉密载体的销毁包括自行销毁和上级部门统一销毁。纸介质和光盘可以自行销毁，在完成审批后，利用符合保密要求的碎纸机自行销毁。销毁时要求知悉范围以外的2人清点数量、一一核对、共同监销、确认签字。本人要及时在图1销毁情况模块中登记。电脑硬盘、移动硬盘等不能自行销毁的，需要统一交给单位保密部门，单位保密部门到上级指定的销毁地点统一销毁。
涉密载体管理的基础是对各个环节的管控，重点是对产生源头的管控。抓住产生环节，严格去向把关，流转有痕，实现涉密载体闭环管理模式。通过严格的流程对涉密载体的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁各个环节进行管控，切实保障涉密载体的安全。应用涉密载体全生命周期管理模式，提升保密管理的有效性，降低保密管理的风险，减少保密违规行为的发生，确保国家秘密安全。
参考文献
[1] 朱宏斌.精益保密与二次保密资格认证：保密资格认证标准解析[D].金城出版社，2010.
[2] 唐晓君.涉密载体管理工作中的风险分析及应对策略[J].环球市场信息导报，2017（37）：92-93.
[3] 芦静.涉密载体管理工作中的风险和应对策略[J].经营者，2018（3）：24.
[4] 翟宁.涉密载体移交可以不“签收”吗[J].保密科学技术，2017（6）：64-66.
[5] 岳红波，史鋒利.纸质涉密载体最小化管理实践[J].科技视界，2019（4）：213-214，130.
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