档案信息资源建设中存在的问题及其对策

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　　摘 要:档案信息资源是国民经济和社会发展的重要战略资源之一,加强档案信息资源建设对促进我国的经济快速发展和社会和谐进步具有重大的意义。本文分析指出了档案信息资源建设中存在的主要问题,并针对这些问题提出了档案信息资源建设发展的主要对策。
　　关键词:档案信息;问题;对策
　　中图分类号:G271 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)020(C)-0210-01
　　
　　档案信息作为国民经济和社会发展的战略源资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成功的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设是档案信息化建设的核心。建立健全新的档案管理模式、规范档案管理工作、提高档案管理的信息化已成为当前档案管理的主要目标。
　　本文就档案信息资源建设中存在的问题及其对策作了深入的探讨。
　　一、档案信息资源建设存在的问题
　　目前,档案信息资源建设中存在的主要问题有:
　　(一)信息资源建设“重开发,轻利用”。档案部门为了做“面子工程”,片面追求档案馆藏数字化的数量,未做馆藏资源分析就盲目展开数字化工作。一方面,浪费了本就有限的人力物力,分散了开展档案信息资源其他方面工作的精力;另一方面,这些大量的信息数据造成了不必要的存储压力,增加了基础设施建设的负担。
　　(二)信息资源开发“表层化”。档案的信息资源开发工作过于“表层化”,仍停留在目录录入、数字化扫描上。若开发工作中只注重改变档案信息的存储方式――从传统保管转化为数字化、网络化保管,而非寻求转变带来的信息利用方式的改变――从手工检索查阅转变为随时随地网络检索查阅,那么,信息资源建设就成了一道摆设,失去了它的真正意义。
　　(三)信息资源开发各自为政,缺乏沟通。目前有大量已开发的目录信息资源无法实现联网互通、数据共享。各馆的信息资源无法适应跨系统、跨平台的网络化应用需求,使信息资源开发出现各自为政、无法连通的现象,而档案信息的机密性又加剧了这种现象的出现。在档案信息资源的开发工作中,大多数档案部门法律意识淡薄,在纸质档案数字化、声像照片档案数字化、视频采集等过程中,无视当事人的著作权、隐私权。虽然档案有着严格的保密规定,但在提供信息资源利用时,却无严格的信息共享标准。一旦信息资源共享侵害到了当事人权利,要求追究法律责任,将会对档案部门造成不利的影响。
　　二、档案信息资源建设发展对策
　　为了加快档案信息资源正规化建设的步伐,提高档案信息资源的利用率,维护档案信息资源的安全,就必须要解决在档案信息资源建设中存在的上述问题。主要对策有:
　　(一)建立科学合理高效的开发机制。首先,立足自身馆藏,增加传统编研力度,建立地方特色数据库,开展定向专题信息服务。充分利用自身馆藏特色信息资源、网络信息资源和信息查询优势,大力开发特色数据库,开展定向专题综合信息服务。其次,信息资源开发应充分分析并满足用户需求。提供档案信息为社会公众服务是档案信息资源开发的最终目的,失去这个最终目的,档案信息资源开发就失去了意义。利用网络优势,方便、快捷地同信息用户建立点对点联系,随时向用户提供特定需求信息。
　　(二)加强电子文件归档与管理工作。档案信息资源开发的重心应从档案数字化转移到电子文件归档管理上。这是因为:第一,档案数字化相关技术标准尚不完善,在此情况下大量开展数字化工作存在风险,有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。目录数据库建设就是个例子。第二,尽早开展电子文件归档管理工作,有利于档案工作与电子政务尽早接轨,为机关单位提供有效服务的同时,又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。
　　(三)有效整合档案信息资源。合理整合档案信息资源是充分发挥档案信息利用价值的有效途径之一,也是深化档案信息资源开发工作的必须。首先,档案行政主管部门要加强业务指导和加快档案信息资源建设相关标准规范的出台,保障今后各地信息资源开发工作能在统一的标准规范之下有效进行,为将来区域资源共享奠定基础。其次,通过虚拟网对已建信息资源进行有序合理地整合,逐步建立档案机读目录中心和档案综合数据库。
　　(四)增强维权和信息安全意识。档案信息资源开发时会涉及多方面的信息安全问题。首先,重视档案信息内容安全。涉及国家安全、商业秘密、个人隐私等内容的档案,有些是整卷保密,有些是单份、单张甚至单行内容需要保密。对于这些文件,不仅在对外开放时要特别留心,在数字化时更要提高警惕。其次,保障操作系统和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统,并对数据库进行定期备份或异地备份,维护数据库事务日志,实行严格的用户身份鉴别、访问控制等安全措施,避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。再者,提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患,档案部门要未雨绸缪,防患于未然,利用访问控制技术、防火墙技术、加密技术和病毒防护技术等信息安全技术对网络档案信息进行多重保护。最后,档案部门要不断进行信息的保密、安全教育,制定切实可行的信息保密制度和管理制度,提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。
　　档案信息化建设是我国信息化建设的重要组成部分,加强档案信息资源建设有利于提高档案管理的质量和档案信息的利用率。因此,建立完整、统一、互通的档案信息资源和便于查询的网络电子信息资源系统是我国信息化建设对档案管理的基本要求。
　　 作者单位:连云港市公路管理处
　　
　　参考文献:
　　[1]杨小岳.档案管理中存在的问题与对策.档案时空,2007(8).
　　[2]王淑华.建设要求档案管理网络化.兰台世界,2008(01).

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