浅谈如何加强医院票据管理

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　　一、医院票据管理现状
　　
　　目前，医院使用的票据主要有挂号票、医疗机构门诊收费票据、医疗机构住院收费票据、住院预交金收据以及当地财政局统一使用的行政事业单位一般收款收据等。由于医院内部收费网点多、票据收发频繁、使用量特别大，管理起来难度很大，加上工作人员责任心不强，各环节存在不少问题，购入、核销过程记录不全，收费票据随意存放，没有由财务部门统一管理，发票存根联不符合会计档案管理要求，存根霉变、丢失时有发生。发票领用、核销手续不严密，无相互牵制制度约束，作废、退废发票处置手续不全，收缴不及时，对停电等应急时在门诊收费处手工开具发票缺失严密的内部核销控制制度，导致某些收费人员心存歪念，利用管理的漏洞从中挪用大额资金，给医院造成重大损失和不良影响。
　　
　　二、医院票据管理过程中存在的问题
　　
　　(一)领导重视不够，员工意识淡薄。由于医院领导大都是医疗专家出身，对财务知识了解较少，难免对票据的使用、保管工作有所疏忽；虽然绝大部分医院已实行收费微机化管理，但由于种种原因，收费人员的文化层次、业务水平等参差不齐，也未经过专业训练，只能机械地收费；管理制度落实不到位，随意更换票据管理人员，造成票据管理职责不清、管理脱节，不仅增大了管理部门在票据管理、审核、核销等方面的难度，也极易形成管理上的漏洞。
　　
　　(二)票据日常管理基础工作薄弱。票据从购入、保管、领用、收回等环节未严格按规定办理，缺乏有效的监督。例如：票据管理不健全，使用不规范，领用、回收注销等管理环节出现漏洞，许多票据都过使用期限而没得到及时注销等。
　　
　　(三)管理手段落后，票据查询难。虽然大多数医院在财务等方面已经实现电算化，但票据的购入、领用、核销、库存等信息方面仍采用传统的手工记录模式，不便于票据的查询工作，在票据管理上仍处于被动地位。
　　
　　三、加强票据管理的措施
　　
　　(一)领导重视，加强宣传学习。财务科可通过多种方式宣传国家有关票据管理的财经法规以及票据管理的重要性，使票据使用的单位领导和个人充分认识理解票据使用和管理工作。医院领导应督促本单位建立收费票据领购、保管、验收、核销制度，为收费票据管理制度化、规范化做出积极努力。
　　
　　(二)加强票据的日常管理
　　1　严格票据专人、专库管理制度
　　(1)医院要加强票据管理，首先要选择责任心强、工作认真负责、细心的会计人员专人从事票据管理工作，设置票据管理岗位，建立票据领销登记制度，按票据种类设置票据领用登记账簿，登记各种票据的领用和注销情况。
　　(2)票据的保管仓库，要具备保证票据安全的防盗措施及专用的柜具，柜内各类票据要整齐摆放，便于领用、盘点，经常保持仓库干燥，防止票据潮湿霉变；票据仓库钥匙要严格保管，未经财务主管批准不得将票据仓库钥匙随意交给他人。
　　2　做好票据的收发工作
　　(1)医院购入票据后，由财务部门组织验收入库，并由票据管理员登记票据的购入日期、名称、起止号码、数量等。对已验收入库的票据，票据管理员应分类存放，有编号的要按编号顺序排列，妥善保管，以免造成丢失损坏。
　　(2)保证供应，限量领用。票据库存数要每月核对一次，并编制每类票据的领、发、存报表。此外，票据管理员年底组织一次当年票据使用量统计，结合下年度预计业务量，制定出下年度票据采购计划，向财政部门申购。票据出库要有领用人签字，领用时按顺序号发放，当面点清领用号码。票据保管员要按人员分户详细登记票据领用时间、票据的数量和编号以及票据收回核销时间、核销票据的数量及其编号、核销人签名等内容，领用数量要有规定限制，原则上保证周转即可，使用完收回，注销后再请领，新票据领用人经财务负责人签字授权。
　　(3)限时交回。票据管理员要经常查阅票据领用登记簿，票据不能在收费人员手中停留太久，要限时交回。如遇到收费人员请假较长的，应先将收费票据收回，以防止收费票据遗失或收费人员收款不交。未用完的收据必须加盖作废章，避免票据流失给医院造成经济损失。
　　3　做好票据销毁工作
　　收费票据每年年检一次，各类票据必须逐号排列登记造册，有存根类票据还应将存根整理装箱，报票据相关管理部门年检。年检、核销后的票据应妥善保管，按照相关法律规定的时限进行保管，过期后提出销毁申请，严格按《会计档案管理办法》的规定，经财务主管批准后，在财务主管的监督下进行销毁，并在票据销毁登记簿上详细登记所销毁票据的品名、数量、销毁原因、销毁日期，由经销人员和监销人员共同签名。未经财务主管批准，不得私自销毁票据或将应销毁的票据作为废品出卖，否则，将会追究其相关责任。
　　4　健全票据日常审核和检查制度
　　(1)加强票据审核，实施有效监督。对于收费人员所使用的收费票据，医院应设稽核岗位对各领用人已使用收费票据的缴款金额进行核对并签字，确保已开票所收取的金额已全部上缴医院，对领用时间较长但尚未核销的票据要及时与票据领用人核对并上报财务负责人。对票据审核主要看票据是否连号、票与款及统计报表金额三者是否相符、交款与收款日期是否一致、作废的票据是否每联俱在、是否按规定作废，对出纳票据的复核可根据已入账的记账凭证附件中的记账联与票据存根联逐张登记并核对。
　　(2)落实定期和不定期抽查制度。财务部门定期、不定期到各收费网点进行抽查。定期抽查每月组织一次，在收费处进行，每次抽查一个或几个收费人员在某个收费时间段内所收的门诊收费票据或住院收费票据以及预交金收据，检查开票总金额是否与收费统计报表的收款总额及库存现金一致，防止收费人员贪污公款；不定期抽查可查看票据领用总数是否与登记簿上登记的一致，检查其库存是否与开出收费票据一致。
　　5　建立票据管理内部会计控制制度
　　(1)建立收费、稽核、管理三级内控制度。建立三级内控制度，收费及稽核人员和票据管理员职责分清，各司其职。收费人员仅对本人的收费数据进行查阅；稽核人员负责对收费人员的收费行为进行监督，汇总收费报表和清点收款数额，按权限修正收费人员的错误；票据管理员负责对收费及稽核人员工作进行审核，核对收费报表和收款金额是否一致，并可审核稽核人员作废的收费票据，浏览错误数据修改隋况，调整报表。
　　(2)建立计算机系统、授权、程序三级加密机制。系统加密，每个收费人员以各自的用户名及各自独立的密码进入计算机收费系统进行收费操作和发票打印。有些单位虽然对进入系统设定了密码，但形同虚设，每个收费人员密码是默认的，有的密码虽修改过，但其他人也知道，容易导致出现错误难以查清责任归属；授权加密，对计算机收费系统操作员的授权必须由信息部门的人员凭密码操作，各级人员根据职责分工被赋予相应的操作权限，个人无法更改、确需更改操作权限的必须报有关部门严格审查，批准后由信息部门执行更改；程序加密，杜绝掌握计算机编程的人员一人保管所有后台运行密码，采取按程序层级分层加密、分人掌握密码的原则，防止信息人员伙同收费人员篡改数据，谋取私利。
　　(3)提高票据管理手段，将票据管理纳入计算机管理。随着医院HIS系统的逐步完善，医院可将票据申购、票据领用、票据核销等通过医院HIS系统来完成，将每张票据的情况输入数据库内，以方便票据的计算机自动查询，提高医院收费票据管理工作的效率。实现收费票据的电算化、智能化管理。
　　总之，医院票据管理作为收费管理的重要环节，也是医院财务管理的一项重要任务，其管理水平的高低直接影响到医院财务管理的效率。只有做好收费票据的管理工作，才能确保医院资金的安全，才能维护医院会计核算的真实性，堵塞财务漏洞，避免给医院带来经济损失，使医院财务活动合法、有序、规范地运行，实现可持续发展。
　　作者单位：四川省郫县人民医院财务科
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