基于用户需求的高校重要文件汇编研究

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　　摘 要  随着社会的不断进步，高等教育事业的深入发展，高校档案的重要性正日益凸显，广大利用者对档案信息的需求越来越多。如何做好高校档案信息利用是档案工作者需要思考的问题，档案编研正是实现档案利用的重要途径。在深入分析用户需求的基础之上，我校档案工作人员将利用率较高的重要档案文件汇编成册，形成《天津外国语大学重要文件汇编》，在实践中探索高校档案信息服务新路径。
　　关键词  档案利用 用户需求 信息服务 文件汇编
　　中图分类号 G274 文献标识码 A 收稿日期 2018-09-13
　　Abstract The importance of college and university archives has been becoming increasingly evident and the demand for archives information has also witnessed a build-up with the constant progress of society and the deep development of higher education. Therefore， it is a great priority for archivists to make efficient use of archives in colleges and universities， and the compilation and research on archives pave the way for successful utilization. After an in-depth analysis of the needs of users， archivists of Tianjin Foreign Studies University have compiled those archival documents with relatively high utilization and brought about A Compilation of Important Documents in Tianjin Foreign Studies University. We are prepared to explore a new path in information service of college and university archives.
　　Keyword utilization of archives; users’ need; information service; documents compilation
　　一、高校檔案信息利用过程中的问题分析
　　1.档案信息供需双方的不平衡矛盾。信息需求是社会信息服务发展的原动力[1]。为社会提供有价值的档案信息、满足用户信息需求是档案管理工作发展的根本动力。档案利用处于整个档案管理工作链条中的最后一环，是实现档案信息价值的重要途径。这个过程的主要任务是实现档案信息需求者与管理者之间的信息交换。用户提出需求，档案管理者提供信息。
　　在这一过程中，用户带着问题向档案管理者提出信息需求，类似于一个问题“求解”的过程。然而在这个过程中，管理者对档案信息的考据占用了大量时间[2]。比如在我校2014年校庆期间，需要找出学校几次更名、搬迁过程中的佐证材料，档案室全员对上百卷档案内容进行了回顾和梳理，花费了大量的时间和精力，结果却并不尽如人意。
　　这样的“求解”过程凸显了用户和档案管理者之间的两点不平衡，从信息质量上看：用户希望获知的是清晰的、确定性的信息，而档案管理者拥有的各类档案信息却处于“混沌”状态。从时效性上看，用户希望信息获得的时间越短越好，而档案管理者寻找处理档案信息往往需要耗费大量的时间。
　　2.以用户需求为切入点的档案编研。如何解决这一矛盾，从大量的档案信息中快速搜寻，提供精准的档案信息服务呢？笔者认为，面向用户深入分析其信息需求，利用馆藏资源进行编研，积极主动地提供档案信息服务，是解决这一矛盾的有效途径之一。档案管理者应充分发挥自身的信息处理能力，以用户档案信息需求为切入点，调查分析高校信息用户的类型和特点，以馆藏档案为基础，将关注度高的重要档案文件进行整合，按具体内容、类型汇编成册，为用户提供快速、精准的档案信息服务。其中汇编成功与否关键在于能否准确分析用户的信息需求。
　　二、基于用户需求分析的《高校重要文件汇编》
　　1.高校档案用户类型及需求分析。笔者在调研天津市各高校档案利用情况的基础上，将我校近五年《档案查借阅利用登记簿》中的“查借阅内容”、“查借阅部门”和“利用次数”等项目进行了分析统计。根据对我校综合档案室档案利用情况的综合分析，发现高校档案工作已形成了相对稳定、界限分明的用户群体。从过去的工作实践来看，每一类用户群体都有其对应的主要档案信息利用类型 。
　　一是代表所在部门前来查阅档案的教职工，包括职能处室的行政管理人员、教学单位的教学秘书和行政人员。查阅档案类型一般为党政类、教学类红头文件，目的是解决工作中遇到的问题。此类用户信息需求可概括为工作利用需求，即在档案中查找可以直接用于作出工作决策方面的相关信息材料，这种利用需求主要同行政管理、教学管理相关。
　　二是为解决个人问题的教职工。这部分用户的信息需求一般与教职工本人的切身利益相关。查阅档案类型一般为科研立项批复文件、表彰类红头文件以及涉及个人信息的其他材料等。此类用户信息需求可概括为实际利用需求，主要目的是为解决实际生活中与本人切身利益相关的问题，如学历、身份、工龄、职称评定、工资待遇、土地使用权及所有权、房产、占地等方面的问题。 　　三是学生群体，包括在校学生和毕业生。从数量上看，他们是高校档案最大的利用主體[3]。利用的主要类别是教学档案，包括学籍卡、成绩单、招生录取花名册等，尤其是成绩单的利用比重较大。但是由于目前高校的学籍档案几乎都能做到以人或班级为单位，这部分档案信息在高校档案馆整体馆藏中相对集中、层次分明、排列清晰，查找起来非常简便。考虑到本次整个汇编的体量，本着“择其精要，突出重点”的原则，这部分档案文件不纳入汇编。
　　2.《汇编》架构与选材特点。在综合分析高校档案信息用户类型和需求的基础之上，我校综合档案室将现存档案库藏中利用频率较高的重要文件重新整理，编辑成《天津外国语大学重要文件汇编》。
　　《汇编》包括党政、教学、科研和获奖四个大类，细分为学校党政历史变更、高级职称人员任职、学校专业建设、学位授权和重点学科、教学名师、团队和特色专业、精品课程、科研项目、教职工获奖等十个小类，共计256个文件，累计1200余页。收录档案的时间自1964年10月起，止于2016年9月，在各类别下按时间顺序编排，初步形成了我校近几年利用频率较高、具备重要凭证、参考价值的档案文件体系。这批重要档案文件系首次系统整理、汇编并在全校范围内公布，是综合档案室在主动提供档案信息服务方面的一次新探索。
　　《汇编》是在以往几年查借阅工作的基础上，有针对性地对现有库存档案进行的一次较为系统全面的整理。它体现了我校在档案服务方面以人为本的特点，以利用者需求为导向，立足现有库存档案，锁定利用重点，深入挖掘内涵，提供更加精准的信息服务，供广大师生利用参考。
　　3.《汇编》的意义和作用。首先，有利于提升档案利用效率。没有利用需求，就没有档案编研的必要。掌握用户需求的变化规律及发展趋势，是档案部门有的放矢开展工作的重要体现。此次汇编在充分调查研究的基础上，以用户需求为出发点，面向学校的教职员工，根据高校实际情况的动态分析预测用户信息需求，主动、及时收集相关的资料，迅速地拿出编研成果，满足了现实的需求，充分体现了档案的凭证和参考价值。
　　其次，有利于档案原件的保护。在电子文档之前，档案形成的条件决定了它们一般都是孤本，是不可再生的。在长期、频繁查找和使用过程中，档案原件难免会有所损坏;而档案一旦遭到破坏，是很难恢复原状的。每一次利用过程中对档案原件的翻阅、复印，都会造成不同程度的损耗，减少其保存寿命。越是重要的档案利用频次越高，对原件的损坏也就越大。这不仅影响到档案的保存和使用，档案的价值也会被破坏。
　　《汇编》全书均为档案原件的扫描件，既保存了有较高利用价值的重要档案信息资料，又在利用者需要查阅的时候避免了大量的重复劳动。这项编研工作使得档案文件在提供利用的情况下，得到了有效的保护。
　　三、构建以用户需求为导向的档案信息服务模式
　　基于用户需求分析的《汇编》在档案利用服务方面为我们提供了一种新思路。在此基础上构建以用户需求为导向的档案信息服务模式，制定“用户类型—用户需求信息—信息服务—信息资源建设”四者相关联的档案管理工作模型，作为我们对高校档案信息服务新路径的一次探索。
　　1.充分发挥用户需求导向作用。档案用户是档案信息活动的关键主体，是档案信息开发、利用和服务的重要因素[4]。高校档案馆作为信息服务机构，档案利用、编研工作要充分发挥用户信息需求的指导作用。开展面向高校档案用户的需求特点与利用规律研究，有助于高校档案馆基于用户需求更加有针对性地进行档案资源建设，提供更加有效的档案信息服务。以用户需求为出发点，以满足用户需求与问题的解决为目标，面向用户需求进行档案信息资源的建设、挖掘、编研、整合，做出的编研成果才更具有针对性和利用价值。
　　2.以用户需求为导向进行档案信息资源建设。如果片面地追求馆藏资源的齐全完整而忽略用户需求，就会形成一种悖论：馆藏逐步扩大，而用户需求却仍然难以满足。档案部门应该以用户需求为导向开展档案资源建设，在分析档案用户利用情况的基础上，有步骤地建立起用户需求信息跟踪与档案信息资源建设互馈机制，从而达到合理地进行档案信息资源建设目的[5]。具体来说，首先要做好档案查借阅利用登记等日常工作，打好用户需求研究分析的基础;其次可以围绕学校的中心工作，提前预测档案用户的信息需求;最后注重在日常工作中收集档案用户需求信息，不断调整和完善归档范围，优化馆藏结构，提高档案资源建设质量。
　　3.建立用户信息需求跟踪反馈机制。用户需求处在一个不断变化的过程中。利用主体通过利用档案满足信息需求的同时又会产生新的需求，并随着社会的发展而发展，随着时间、地点、环境等客观条件的变化而变化，呈现明显的阶段性特征。因此，以用户需求为导向的档案信息服务工作并不是一劳永逸的，而是“永远在路上”。建立用户信息需求跟踪反馈机制，随时掌握动态变化中的用户的信息需求，档案信息服务才能达到满意的效果。
　　在今天的信息时代，高校档案馆必须要针对用户信息需求的特点，运用多种方法对用户及其需求进行分析、预测，充分发挥用户信息需求的导向作用，加强馆藏档案信息资源建设，围绕学校的中心工作，为不同用户群体的档案信息需求提供个性化服务。唯有如此，高校档案馆才能在校园整体建设发展中、在今天竞争激烈的信息服务市场凸显其特有的存在价值。
　　参考文献
　　[1] 柯平，高洁.信息管理概论[M].北京：科学出版社，2007（6）：217.
　　[2] 徐亮.档案利用过程的“倒金字塔”现象的发生和克服——以高校档案馆为例[J].档案学研究，2009（2）：26-28.
　　[3] 孙大东. 基于用户需求的高校档案利用工作研究——以陕西师范大学档案馆为个案[J].档案管理，2011（5）：23-25.
　　[4]陈伟斌.用户需求视角下高校档案服务策略研究[J].中国档案，2016（11）：56-58.
　　[5] 毕建新，郑建明. 基于用户需求的档案信息资源建设机制研究 [J].档案建设，2013（2）：8-13.
　　★作者简介：牛丽丹，天津外国语大学综合档案室馆员，硕士研究生，研究方向为档案管理;崔杰，天津外国语大学综合档案室副研究馆员，硕士研究生，研究方向为档案学基础理论、档案信息化。
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