档案信息化管理应用实践分析
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作者:王昱翕
摘 要：档案管理是一项重要的工作，无论在哪个时代，档案管理工作始终是比较繁琐和不容马虎的工作。随着信息化时代的到来，计算机技术和互联网技术的介入与支持，使得档案管理手段更加丰富，减少了较多的人为失误的同时，提升了管理的效率。在档案信息化管理应用的实践过程中，合理应用信息化手段，能提升档案管理的安全性、严谨性和准确性。
关键词：档案管理 信息化管理 信息化手段应用 实践分析
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）07（b）-0202-02
档案管理工作无论在历史的何种阶段，都是必须存在且不得马虎的工作。档案的管理在早些年代，由于没有信息化手段和电子化技术的介入，档案管理常常是以人工为主。人工管理档案效果有时并不尽如人意，常常由于人为失误造成档案丢失或管理不当。而早期的档案也多为纸质为主，纸质档案保存期限较短，还面临着火灾、纸张老化等隐患造成档案丢失。而在信息化时代，对于档案的管理采用计算机、互联网等先进技术，简化人工操作，并将纸质档案转换为电子档案，适宜长久保存且安全性较高。
1 信息技术在档案管理中的应用优势
1.1 能够使档案数据共享
网络平台的建设，能够保证档案信息的无障碍交流与共享，这是信息技术最为显著的特点，也是高效实现信息资源共享的途径，这也是档案信息化管理建立的基础与前提。电子档案信息的管理有助于各部门之间的档案查阅、调用，而避免以往的档案人为运输，规避了档案丢失和损坏甚至被认为恶意篡改的风险。因此可以说，档案信息化平台的建立也大大加强了档案信息交换的便利程度。档案管理中较为重要的核心点是将多元化资料进行归纳、整理、存储、调用和应用，信息化档案管理模式可以为整个档案管理进程提供方便和技术支持，达到档案管理的目的。档案资料共享和理念，是档案信息化管理的重要趋势。
1.2 能有效提高档案管理效率
一般档案管理的内容较多，有人事档案、单位资料档案等等，就一家较为大型的企业或是单位而言，人员数量的繁多和纷繁复杂的业务资料，使得档案内容和数量也十分庞大，对于档案管理者的压力也十分巨大。档案管理者一般情况下要处理多种多样的档案信息，进行实时归档、分类和整理，还要进行高效率的信息查阅和读取录入。在传统的档案管理过程中，前文提到，多数是以人工管理和纸质档案的形式，很多时候由于人为失误和档案管理者的玩忽职守，造成档案装错、档案丢失甚至是恶意篡改档案信息，使得档案管理遭受到了较大的挑战，档案的安全性和真实性也得到了不小的挑战。而借助了信息化技术的档案管理，很多时候，可以通过人为辅助操纵，以管理软件为主，减少了人员操作中丢失档案、损坏档案的可能性，同时计算机软件的辅助管理，有效减少了管理档案的时间，明显提升了档案管理效率。
1.3 有效延长档案管理时间
在非计算机时代的档案管理工作中，常以纸质形式保存保管档案，随着时间的增加和累计，纸质档案数量堆积越来越多，很多档案甚至需要永久保存，而有的档案只要也要保存二三十年。并且纸质档案的管理受到环境、气候、人文等多重因素的影响，极易造成档案纸张的腐烂、损坏甚至是遭受火灾，一旦宝贵的档案资料丢失，会造成不可挽回的损失，甚至给企业的发展带来严重影响。同时，人员档案的丢失，会对人员的工龄、工作履历等造成严重影响，有时可能诱发社会问题。
而在信息化技术的支持下，企业可构建电子化的档案管理系统，用电子化的形式把档案资料存储起来，同时还能够将数据进行有效保存与备份，不仅延长了档案的保存时间，还避免了占用过多的空间，提高了适应不良环境的能力，让档案信息能够长久保存和应用。另外，除了实施电子存储之外，单位还可以运用电子扫描、光盘存储等方法，保存特殊数据，保证档案的持久使用。
2 信息化技术在档案管理中的实践应用
2.1 开发高效的档案管理系统
档案管理和信息管理有着明显差异，常见的信息管理主要是能够实现信息的存储和读取等基础工作即可，但是档案的管理则是在信息管理的基础上更加有针对性，也更加专业。档案管理一般是完成信息的分类、信息的整合、信息的应用等，是以庞大的信息源作为基础和支撑，在此基础上完成一系列的管理要求。为更好完成信息技术在档案管理中的融合与应用，促进信息化手段在档案信息管理平台的有效应用，必须开发相应的档案管理系统，以满足档案管理的综合需求。为此，首先应该建立良好的档案管理硬件需求，及硬件线路的铺设、机房的建设、存储器的安装与应用、互联网平台的架设等等，要建立先进和完善的电子信息存储单元。其次，建立完好的软件系统，从软件的购买、软件的应用、软件的调试和软件的升级等方面，管理档案平台。最后要进行专业化档案管理系统的建设，主要是安全方面，防止档案丢失、防止档案篡改，保证系统运行的稳定性。
2.2 有效建立和完善档案管理制度
以往的档案管理制度多数是以人工管理和纸质管理为主，在信息化技术手段应用于档案管理时，需要制度的更迭和完善，或者说，传统的档案管理方案可能已经并不适用于信息化时代下的档案管理。因此，必须建立新型的信息化档案管理制度。在建立新制度的过程中，要首先规划信息化档案管理的总体思路以及工作流程，完备技术应用、计算机硬件操作和信息化平台的建立，给出相应的管理和操作制度，确保操作人员能够认真掌握制度的同时，严格依照制度进行管理，避免非法操作。其次，要在建立制度后和实践的基础上，继续完善制度中的不足，最后还要加强档案安全性的管理，从制度上监管安全。
3.3 加强多元化技术在档案管理中的运用
信息化技术显然不是单一的技术，在档案管理中应用的信息化技术手段包含多维度的技术，通过信息化技术的多样性为档案管理提供可靠的保障。首先，要合理运用多媒体技术，包括声音、文字、图像和影像都手段，通过信息查询的人性化服务提供档案的快速搜索、定位和调用。其次要合理利用信息化存储手段，包括压缩存储技术、光盘存储技术、磁存储技术、微缩存储技术等。第三要合理利用条形码技术和二维码技术，尤其当今时代又被称作为二维码时代，二维码内包含的信息数据量大，能够有效提升信息化档案管理的效率。
3.4 有效提高档案管理人员的素养
人仍是管理的主体，在档案管理工作中，无论是否运用信息化，人始终作为档案管理的参与者，因此其管理素质素养和专业化程度必须提升。对于人员的管理，以往的档案管理人员掌握扎实的档案管理知识，但是在应用信息化手段可能稍有欠缺，因此应该经常组织对档案管理人员的培训，在信息化不断发展和快速变革是时期，管理人员的信息化水平也应该与时俱进，才能夠面对当前日新月异的档案管理信息化技术。因此人员的能力提升尤为重要。
4 结语
随着大数据、5G时代的到来，信息化技术在各行各业中的应用已经全面铺开，档案管理作为一项传统工作，也要在新形势下不断发展和进步。信息化手段在档案管理中的应用，能够克服人工档案管理的不足，避免纸质档案管理的劣势，在提高档案管理水平和效率方面有着明显的优势。今后，随着时间的不断推移和档案数量的不断增加，基于信息化方式的档案管理将发挥更大的作用。
参考文献
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[2] 郭晓滨.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].办公室业务， 2019， （8）：64.
[3] 陈一星.公交行业提升档案管理信息化水平的实践探讨[J].卷宗， 2019， 第9卷（3）：113.
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