浅析高校办公室在校园突发事件中的作用
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摘 要：校园突发事件成为近年来社会高度关注的焦点事件，且因其具有的突发性、严重性等特点，使得此类事件的处理较为困难。高校办公室作为学校的核心部门，在突发事件发生的整个过程中，扮演着尤为重要的角色。但在实际工作中，高校仍然存在对突发事件管理意识淡薄、管理队伍欠缺、管理机制不完善等问题，办公室在协调、处理能力方面也需要进一步提高，因此，研究高校办公室在校园突发事件中的作用具有重要意义。
关键词：高校办公室;校园突发事件
近年来，校园各类突发事件时有发生，严重者更是影响着学校的正常教学和生活秩序，危害着师生的生命、财产安全，因此，校园突发事件逐渐引起了社会各界的广泛关注。高校办公室作为学校的核心部分，具有“参谋、协调、推动、外联”等重要职能，在预防、处置突发事件的整个环节中承担着重要作用。但在实际工作中，各高校依然存在着预警体系不健全、处置能力较弱等问题，办公室沟通上下、协调左右、联系内外的作用也未较好发挥。因此，本文主要从校园突发事件的特点以及管理中存在的问题着手，分析高校办公室在校园突发事件中的作用。
一、校园突发事件的特点
突发事件是指人們在没有任何思想准备或无法预知的
情况下猝然发生的灾害性事件。[1]校园突发事件是指在校园内突然发生的，对教学、学习、生活秩序甚至生命、财产安全造成影响的事故灾害和安全事件，包括政治事端、恐怖事件、治安事件、灾情疫情和思想动态等。根据校园突发事件的发生、发展规律，其具有以下特点。
（1）群体的特殊性。高校的办学主体是大学生，他们思想活跃，有较强的好奇心和无限的热情，他们初入社会，政治意识、分辨是非能力还有待提高，因此，校园突发事件所涉及的群体具有一定的特殊性。
（2）发生的突发性。无论是群体事件、自然灾害，还是公共卫生事件等，都是在人们毫无预警的情况下发生。事件爆发初期，受众在时间和心理上都难以快速反应，因此，突发性是所有突发事件的共性。
（3）传播的广泛性。随着新媒体技术的快速发展，加上报纸、广播、电视等传统媒体的反复报道，使得各类新闻、信息能够在更广范围内传播。而由于校园突发事件涉及群体的特殊性，导致此类事件的发生、发展受到更多媒体的关注，因而整个过程更易得到广泛传播。
（4）影响的严重性。校园突发事件多属于负面事件，常伴有人员伤亡等，因此对学校的教学、生活秩序，对师生的心理、生理健康均具有较大的影响。此外，事件处置结束后，其对学校形象，对师生内心的恐慌以及对家庭的影响都难以在短时间内消失。
二、校园突发事件管理中存在的问题
校园突发事件的管理受到越来越多高校和主管部门的重视，部分高校也明确了将管理机构挂靠在办公室，但由于事件种类多、牵涉面广以及人员配置等原因，导致在实际管理中仍存在以下问题。
（1）管理意识淡薄。高校对于突发事件的研究多侧重于事件发生后的处置上，而对于事前如何预防，事后如何总结则少有研究。这也体现出高校对突发事件管理的认识还存在一定的误区。此外，由于突发事件发生的不可预知性，导致师生员工缺乏危机意识，办公室等部门也缺乏管理意识，认为事件发生了有校领导决策，有其他部门牵头，因而容易出现推诿现象。但突发事件的爆发有可能出现在管理、服务、教学、科研等各个环节，因此与全校各部门、全体师生员工均有密切关系。
（2）管理队伍欠缺。目前，部分高校将突发事件的管理机构挂靠在办公室，由办公室负责事件的全程管理，但在人员配备上却有所忽视，仅限于在原有人员中重新分配工作，缺乏一支“知形势、懂业务、善分析”的管理队伍。而当突发事件爆发后，高校往往会成立一个临时领导小组，由校领导任组长，各相关部门负责人任组员，重点负责事件的处理工作，当危机结束后领导小组也随即解散。领导小组的成立只是关注于事件的处理上，对于事前预警和事后总结工作的忽视并不利于高校提高突发事件的处理能力，严重时甚至会延误事件的解决。
（3）管理机制不完善。目前，各高校根据上级要求，结合工作实际均制定了校园突发事件的应急预案，但预案内容往往忽视了事前的信息收集、整理、筛选以及事后的信息报送、信息公开、事件追踪等方面，因此，多数高校的应急预案完整性有所欠缺，没有形成一套操作性、指导性、针对性较强的管理机制。此外，由于事件发生的突然性和发生原因的多样性，导致高校均缺乏实战演练，待事件发生时容易出现混乱，导致预案执行不利。而管理机制的不完善，对事后相关工作没有明文规定，也易导致事件影响的持续蔓延。
三、高校办公室在校园突发事件中的作用
根据突发事件发生的过程，其包含了潜伏期、爆发期、处置期和恢复期，与此对应的管理也涵盖了事前、事中和事后三个阶段。高校办公室在不同时期、不同阶段各扮演着不同的角色，发挥着不同的作用。
（1）事件预警第一人。在突发事件爆发前往往有一个潜伏期，办公室要善于发现潜伏期内存在的危机，及时采取手段，避免事件的爆发或是提前减轻事件可能造成的后果，扮演好预警第一人的角色。在此期间，一要加强信息收集。校园突发事件的发生事关全校各部门、事关全体师生，因此，办公室要积极调动师生的参与度，多渠道、广范围地收集信息、准确筛选、查找危机，并分析原因、预估后果。二要加强宣传教育。办公室作为学校核心部门，可以根据突发事件涵盖的各个方面，指导相关部门通过讲座、宣传栏、座谈等方式加强防范各类突发事件的宣传，提高师生的安全意识。
（2）事件处理协调员。爆发期和处置期是突发事件最核心的时期，也是管理的难点和关键环节，考验着办公室的沟通协调和综合指挥能力。在此期间，师生、社会、媒体的关注点都将聚焦在事件的发生、发展以及学校的处置上，因此，办公室协调员的身份显得尤为重要。一是对内协助领导做好决策工作。突发事件发生后，办公室要第一时间收集有关信息及时向分管领导、主要领导汇报，并同时向有关部门核实事件的真实性，以及产生的影响等。在事件爆发的整个过程中，办公室要实时追踪、筛选、整理信息，为校领导决策提供重要依据。二是对师生做好疏导工作。校园突发事件的发生往往对师生造成最直接的伤害，尤其容易引发师生群体的混乱和心理恐慌，因此，办公室要协调学生处、保卫处等有关部门做好师生的安全引导和心理疏导，保障校园内部的安全稳定。三是对外做好信息发布工作。信息发布包括向上级有关部门实时报告事件发生的情况，这是上级文件要求也是高校的职责之一。此外，办公室还要协助宣传部门对社会发布事件处置的过程和有关情况，让社会公众及时了解客观、准确的信息，避免假消息、谣言的扩散，影响事件的发展。
（3）事件意义分析人。突发事件的发生是一个漫长的过程，因为事件处置后还需要一个不可控的恢复期，因此，事件的完结并不意味着管理的结束，办公室还需要扮演好事件意义分析人的角色，通过分析总结，提高应对能力。一要分析事件发生的原因，对暴露出的日常工作中存在的各类隐患及时予以整改，对导致事件发生的责任人予以追责处理。二要总结处置的各个环节，及时发现处置中存在的不足，这些不足也反应出学校应急预案方案中存在的缺陷，因此，要及时予以修订、完善。
综上，由于校园突发事件具有不可预知性，且易对学校、师生造成较大影响，因此，各高校必须重点关注突发事件的预警、处置和事后总结工作，这也是高校办公室作为学校核心部门的一项重要职能。
参考文献：
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