利用信息技术完善公积金档案管理

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　　随着我国住房公积金制度的建立和不断完善，各地公积金管理中心已在深化住房制度改革，加快城镇住房建设，解决城镇居民住房问题，改善居住条件，拉动住房消费，促进社会经济发展等方面起到了巨大的推动作用。从近几年来看，住房公积金的归集额和贷款额也呈逐年高速增长之势，公积金档案的规范化运作已成为住房公积金管理活动中不可分割的重要组成部分，作为涉及民生的公积金档案必将发挥重要的作用。
　　2002年，根据国务院机构改革文件要求，经苏州市政府批准，将苏州市住房制度改革办公室和苏州市住房基金管理中心正式更名为苏州市住房公积金管理中心。2003年，苏州市住房公积金系统上至苏州市中心，下至各县市、区的分中心、管理部，均能够认真贯彻执行国家、省、市档案部门的各项法律法规等文件精神，而且不断加大档案建设投入，购置档案专用设备，建设档案库房，并配备培养了一批档案工作人员。2008年，市中心建立起了覆盖全系统的档案工作网络，实施系统内部统一管理，不断推进档案工作的制度化、规范化、信息化建设，全系统档案管理水平有了较大提高。全系统5个分中心有4个为省一级档案室。2009年，中心统―了公积金业务档案的整理归档要求。公积金系统档案工作逐步纳入了系统化、规范化管理的轨道。截至目前，全系统所有8个单位的档案工作均已通过省三星级标准考核，标志着全系统档案工作得到了整体提高，上升到一个新的发展平台。
　　通过多年来对公积金业务档案基础性管理工作的了解，笔者认为在计算机信息技术的推动下，应以全新的视角审视公积金档案的管理。
　　
　　一、积极完善住房公积金业务档案的管理模式
　　
　　住房公积金属于广大缴存人所有，涉及千千万万人民的切身利益，且归集和使用数额巨大，对其规范化管理尤为重要。为了加强住房公积金业务档案的科学化和规范化管理，有效保护利用住房公积金管理业务档案，根据苏州市住房公积金管理中心制定的《业务操作与控制手册》有关规定，结合档案工作实际，我们制定了《苏州市住房公积金管理中心住房公积金业务档案归档整理办法》，对苏州市住房公积金档案的收集、整理、装订、归档等具体工作制定了详细的管理规范。
　　住房公积金的规范化管理包括缴存、贷款、提取、立案查处、卡务等相关业务。缴存类档案是指公积金中心在受理住房公积金缴存单位的账户设立、人员变动、缴存额变更等业务时留存或系统产生的纸质资料。缴存类档案是真实反映每个缴存单位账户设立、缴存人员变动、缴存额变动的纸质凭证，是住房公积金的重要业务档案。住房公积金缴存档案将按一个登记户(单位)的住房公积金缴存开户登记、变更登记、缓缴登记或降低比例、单位缴存稽核检查、监督管理、年度核检、注销登记等全过程所形成的文件材料作为一个保管单位。住房公积金缴存登记档案每户存放在一个档案盒内，盒内附内目录，盒内文件按形成时间和归档范围所列各类别顺序排列，不装订成卷，以件为单位组成建户登记件、变更件、年检件、注销件等。此方法的最大好处是查档方便，能够完整清楚地反映每个单位从在公积金中心设立账户缴存公积金起，到撤销该单位账户的若千年中，单位人员、缴存额的变化。这部分档案将为住房公积金中心对单位住房公积金缴存执行情况检查提供帮助。
　　贷款类档案是指公积金中心在开展公积金个人住房贷款业务中形成的纸质材料，是住房公积金贷款工作的重要组成部分，也是住房公积金各项工作的基础。可以说，贷款档案管理规范与否直接决定了住房公积金管理的规范程度。贷款档案在加强贷后跟踪管理，防范贷款风险，促使公积金运营良性循环，确保国家公积金制度的正确实施等方面具有非常重要的意义。从填写贷款申请表办理贷款手续到贷款发放，会产生一套档案资料，这一时期档案资料在内容结构、生成主体和生成时间上都相对比较稳定，易于控制。我们发现，前期贷款审核阶段形成的档案资料易于管理，而贷款后期，因个人贷款期限较长，一般在5～30年之间，在漫长的贷款期间，会因调整贷款利率、部分提前还贷或可能产生的逾期贷款处理等原因，事后增加资料较多，具有不确定性和动态性的特征，为此需要积极进行研究探索，以保证个人住房贷款档案能够真实、完整地反映个人住房贷款活动的全过程，最大限度地发挥个人住房贷款档案的价值。我们的做法是按一笔贷款为一件的立卷方式，各个案卷之间在内容上相对独立。但是，归档件内的借款申请表、借款合同、房屋保险单等主要合同文件材料的格式在各个案卷之间又是基本相同的。因此，个人住房贷款档案在整理、编目、归档的原则和方法上与文书档案有很大不同。独特的个人贷款档案整理归档方法是个人住房贷款档案的主要特点。
　　总之，加强对住房公积金业务档案的管理，这是我们实施业务管理的基础，这部分档案资料不全，管理不科学规范，势必对我们的住房公积金业务工作的完善，贷款风险的防范和业务工作的有序开展造成不利影响。为此，我们在不断总结经验的过程中，针对住房公积金业务活动中缴存、贷款类文件形成中档案的连续性、时效性和独特性的特点实行动态管理，积极探索住房公积金业务档案的归档方式和管理模式，充分发挥公积金业务档案在服务民生、保障权益方面的重要基础作用。
　　
　　二、重视档案开发利用，加-陕住房公积金档案信息化建设进程
　　
　　随着计算机信息技术的广泛应用，档案基础业务重心已向档案信息化开发利用转移，为了能迅速适应今后的利用需要，我们将档案信息化工作和本中心业务工作信，息化同步进行，并加大公积金业务档案的数字化建设投入。一方面认真做好原有纸质和其他类型载体档案的数字化工作，本着既积极又稳妥的原则，采取切实可行的方案，推动档案数字化工作规范、有序地进行，另一方面准备进一步研究电子文件归档和电子档案管理相关问题，确保信息技术条件下各类档案得以全面收集、安全保管、有效提供利用。
　　一是通过招投标的形式。选择卜家专业的档案数字化公司，对目前保存的以传统纸张为载体的公积金贷款档案进行了整体数字化扫描，实现电子档案数据与档案管理系统的无缝挂接，为建设集网络化管理、数字化档案信息服务于一体的现代化档案管理体系奠定了良好的基础。同时通过数字化扫描工作，也对公积金贷款档案做了一次彻底清理和全面整理，使公积金中心的档案管理开始从手工管理向信息化、数字化管理转变，全面提升档案工作的业务水平。
　　二是结合全市住房公积金管理特点，委托专业公司设计开发了具有住房公积金业务特色的档案管理信息平台――《苏州市住房公积金综合档案管理系统》。该档案管理系统根据住房公积金综合档案管理要求分类设置，整个系统分文书类、业务类、科技类、会计类、特种载体类及综合管理6大类进行管理，并根据不同业务的需要，在大类下分设不同小类，重点突出住房公积金的业务档案管理，满足中心本部与下属分中心、管理部对于档案信息化管理的实际业务需要，实现上下级单位间的档案信息互通。以前由于缺乏统一的组织规划，在档案信息化过程中，各分中心和管理部处于各自为政的状态，系统内部采用的档案管理软件不统一。原有的档案管理软件和归档文件管理软件已不能满足公积金系统档案信息化建设的需要，未能实现系统内部各单位之间的档案信息交流和共享。现在通过实施一系列管理措施，着力强化了市公积金管理中心对档案工作的统一领导、总体规划和重点管控，建立了清晰有效的管理框架，运行顺畅的工作机制，稳健坚实的发展基础、规范有效的业务体系，建立了统一的数据备份中心。在保证归档完整的前提下，重点关注核心档案、业务档案、重要档案，在保证实体和信息安全的前提下，以服务利用为第一原则。我们将整理环节外包，重点关注档案信息资源的开发利用。档案数字化成果较好地满足了实际档案利用需求。档案工作的层次、质量和服务水平有了较大幅度提升，实现了档案管理跨越式发展。
　　
　　三、建立一支高素质的档案工作团队
　　
　　苏州市住房公积金管理中心“完善档案基础业务管理，加强档案信息开发利用”的目标，离不开高素质的档案工作人员和团队。档案工作人员首先要具备扎实的档案理论专业知识、法律知识、企业管理知识、计算机基本知识，其次要完善自身的协调能力、沟通能力和解决实际问题的能力。
　　档案工作人员要从思想观念上意识到档案信息开发利用的重要性，主动去学习掌握相关的本领和技能，最终形成一支高素质的档案工作团队，真正为公积金档案信息化工作做好有力的支撑，开创公积金档案管理工作的新局面。

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