信息化在石油企业物资采购管理中的应用研究

来源:用户上传      作者:丁婕

　　
　　[摘要]随着我国市场经济的不断发展，石油企业在运营、技术方面也得到了相应的提升。石油企业作为国家特大型企业，信息化条件下的石油企业物资采购，应建立更为规范化、合理化、高效化的应用模式。物资采购作为石油企业的重要组成部分，关系到成本控制方面，影响着企业的经济效益。信息化时代的到来，催生了许多新兴产业，对石油企业的生存环境具有较大冲击，当今石油企业发展存在盈利不足问题，究其原因与物资采购信息落后以及导向性差有直接关系，制约了企业盈利，增加了采购成本，不能完全保证采购过程的透明度，石油企业要想在信息化背景的经济社会中站稳脚跟，就要做出改变，实现信息化工作流程。文章以当今石油企业物资采购现状为切入点，对石油企业物资管理现状信息化制约因素进行分析，并提出详细的信息化购买手段与实施措施。
　　[关键词]信息化;石油企业;物资采购管理;应用研究
　　[DOI]1013939/jcnkizgsc201930157
　　中国在21世纪实现了腾飞式的经济发展，受到国际的瞩目，成功加入WTO（国际贸易组织），中国经济发展领域的进一步扩大。石油作为珍稀资源，一直以来都是国际问题的焦点，石油行业变幻莫测，其经济形势常与国际政策相关联，一般由国家直接进行管理，经济全球化推进国际石油企业的兼并与联合，在为中国石油行业提供新机遇的同时，也带来了巨大的挑战。[1]为了保证石油行业的蓬勃发展，政府对相关政策进行不断革新，新法案把在新时代背景下如何进行物资采购，保证企业盈利提出了更高要求。物资采购涉及采购计划、询价、选商、招标谈判、付款、物流运输、仓储管理、物资分配等多个环节，整个采购过程工作较为庞杂，具有一定的分散性和波动性。传统的工作手段过于简单、粗暴，缺乏整体统筹与相应的细化环节，已经无法适应现代石油企业要求，执行、反馈、共享手段的缺乏，极大制约了企业的进一步发展。在信息化条件下的石油企业物资采购管理，要求更为畅通的信息传递渠道，能够提供更为全面的信息，利用信息化平台进行分析与管理，为企业物资管理水平提供保障。
　　1石油企业物资管理现状
　　11工作缺乏针对性，供求信息综合水平不高
　　油田企业物资采购具有特殊性，不同于其他行业，由于石油企业物资采购信息传递不具有时效性，造成企业物资采购管理者与生产单位物资使用者无法协同，浪费生产材料，企业盈利亏损。一方面，由于石油工作相对复杂，体系庞大，相同的物资一般是多家供应商一起进行供应，信息整合工作较为困难，综合性差，导向不够明确。[2]另一方面，由于采购结果的不确定性，供应商档案管理方面工作不够完善，经常发生变化，导致石油企业无法与其他材料供应商建立长期合作伙伴关系，不同厂家生产的物料会有所差异，信息资源需要进一步完备，才能实现物资信息平台和物资运作环节的有效衔接，保证信息的可靠性、完整性、时效性实现配置资源的最大化利用。
　　12供求双方信息沟通效率低
　　采购过程就是供应商选择过程，要想在诸多供应商中挑出与石油企业需求契合度高的商家具有一定难度，企业为了自身发展，通常会在采购过程中刻意隐瞒一些需求信息，防止供应商因为了解信息过多而“就地起价”，造成材料购买经费过高。供应商为了在竞争中保持优势，也会隐藏部分信息，导致交易双方无法对彼此进行深入了解，缺乏有效沟通，交流信息过于呆滞，脱离供应市场需求。
　　13供求信息分离
　　后期保障部门与生产单位缺少沟通。由于油田企业的工作特性较为复杂，后期保障部门跟生产单位缺少及时的沟通，导致后期保障部门盲目采购材料，以大库存来保障生产的顺利进行，就容易出现物资积压的问题，从而导致资金被购买材料过度占用，成本增加。
　　14信息传递失真，牛鞭效应加剧
　　石油企业因其工作特性，所以物资需求种类较多，而生产单位所需物资申报的流程又十分复杂。且由于不同单位行政隶属不同，导致信息缺乏时效性和共享性，物资的调剂平衡因而出现困难。[3]以上问题都会导致时间和资金上的浪费，并造成一方物资短缺而另一方积压的问题出现。这对物资市场的动态跟踪产生了巨大的影响，进而会造成经济损失。
　　2信息化物资采购管理
　　数字化采购就是电子商务，采购的基础阶段应根据事物的属性进行制定。数据化信息处理资金信息通常使用电脑、云平台等终端设备，是指将事物通过数据进行表示，并加以分析与应用，对于采购工作具有实际作用，能够为采购者提供准确的资金、订单和供应商信息。[4]资金信息采购的数字化应用主要是指财务，财务的数字化管理与人工清算比较而言，更具有准确性与时效性。资金作为企业运营的基本物质保障，是企业营业的最高目标;供应商信息的数字化能够为企业采购节约成本，保证材料来源的可靠性，供应商信息在与企业达成合作时，就会全部录入电脑，包括报价、质量、诚信指标等，最常见的为SRM管理系统;订单信息的数字化管理是石油企业信息采购的基本单元，包含产品、供应商和资金三大方面信息，相对比较完整;产品信息的数字化主要是为了保证商品采购的高质量，是商品采购中最重要的一环，具有种类多、数据系统庞杂等特点，目前采用无限射频（RFID）技术实现信息化管理。[5]采购管理一体化即能实现满足以下需求：精细化控制和跟踪供应商，来源、询价、采购、质检、退货等业务，采购流程高效透明。支持随机出库或调拨，支持多次出库、发货，多仓库联合出库，全面提升仓库管理水平。自定义产品名称、编号、MRP参数、图片、主辅单位、提醒等。[6]ERP系统实现供应商、询价、预购、采购、到货、质检等自动关联，洽谈进展完整记录。
　　3信息化在石油企业物资采购管理中的应用研究
　　31加强采购过程数字化的应用
　　对于需求信息的调查应该深入浅出，最高管理部门决策要根据生产一线的实际情况进行制定，建立完整的信息反馈机制，保证需求与生产的统一;建立供应商档案化管理机制，数字化的最大优点是其信息的准确性，石油企业在与供应商達成合作关系后，应及时记录交易的数量、价格、供应商信息、信誉度等指标，长此以往，就会形成自己的动态管理系统，方便与企业选择优质供应商，争取稳定、优质货源，形成长期合作的伙伴关系，避免因为对供应商不了解造成的计划脱离实际，产品质量差、价格不合理等问题;建立物资信息动态跟踪管理平台，石油企业的物资采购工作环节众多，是需要在具有统筹规划的前提下按部就班地进行，从选择到采购到管理环环相扣，为了保证计划的时效性，就要建立物资信息跟踪平台，保证材料来源的稳定性与及时性，建立从验收入库、领用出库、途中运输等信息的跟踪平台，方便集中管理与单据、库存、合同查询，一旦出现问题，能够及时地找到责任人，提前预备亏空物资，提高物资管理水平;整合市场供应信息，长期与固定供应商合作能够保证物资的稳定性，但这不意味着企业选择具有局限性，市场竞争日新月异，企业要做好市场调研工作，准确把握物资在本企业需求和市场价格走向，对考察合格的供应商要给予一定程度的约束，在合作的同时，石油企业应在企业内部进行定期供应商考评，将考评结果在采购信息平台上进行动态公示，对于考评不合格的供应商应在物资采购系统中做限制性采购措施，以此避免企业盲目采购现象。 　　32推进采购一体化管理
　　ERP系统管理着企业的人、财、物、产、供、销，给企业提供了高度集成的管理平台，是企业信息化建设的重要组成部分;条码技术是物流管理现代化的重要技术手段，包括条码的快速识别技术、编码技术和计算机管理技术，它是实现计算机管理和电子数据交换不可缺少的前端采集技术。[7]很多企业在建设实施ERP系统的时候也同时考虑如何应用条码技术来提高ERP系统中生产、物流、表单传递管理的效率，以达到生产过程精确管理、快速出入库、表单快速识别、产品快速跟踪、快速出入库等目的。
　　33加强供求系统的监督与管理
　　预测物资市场价格变动趋势。要想使采购基金得到充分应用，就要时刻关注国家宏观政策的出台，并结合歷史采购记录，对物资明细表中长期的价格走势进行预测。石油企业采购具有购买基金数量庞大、采购物资种类繁多等特点，关注市场变动趋势，能够帮助石油企业及时了解市场价格波动，在交易时提出更为合理的价格，促进供应商与企业的合作;对油田物资需求进行预测，石油企业有其自身相对完整的内部生产计划，材料消化相对规律，因此当年的采购计划可以用往年信息作为依据，进行计划安排发放，并结合物资消耗单位的实际领用历史记录，预测变化趋势。[8]合理的预测能够帮助企业减少铺张浪费现象，保证物资的合理应用，避免造成有的生产单位材料领取过多而造成囤积，而有的生产单位物资紧缺影响工作进度;预测不同时期库存的最小存量，物资需求具有一定规律，要维持物资库存稳定，就要计算出最低安全库存量，并进行动态监测，在库存达到最低安全库存值时，就要及时地进行物资购进与补充;预测最佳采购时机与合理库存量，根据以上的预测，能够完成物资消耗的动态跟踪过程，包括物资消耗、库存水平等。方便计算出各种物资的最佳采购时间，保证最合理库存数量，保证购进资金的合理运用，为企业带来最优的经济效益。
　　4结论
　　通过搭建新的信息平台，石油企业得到了更好的发展，形成了手段先进、管理规范、生产高效的物资管理系统。[9]信息化手段的应用，在石油企业物资采购前提供了信息资源，采购中提高了交易效率，并为以后的采购保存了历史记录，使信息化条件下的石油企业物资采购更为规范化、合理化、高效化，保证了企业采购资金的充分运用，为石油企业稳定发展奠定了物质基础。
　　参考文献：
　　[1]王成龙， 姚姗姗 浅谈ERP在中石化胜利石油工程公司物资采购中的应用[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊）， 2018（1）：34-35
　　[2]陈瑜鹏 信息条码技术在石油物资仓储管理中的应用实践研究[J]. 中国管理信息化， 2018（21）：159-160
　　[3]满继鹏， 杨勇， 王峰，等 供应链模式下如何强化石油钻探企业物资供应管理工作[J]. 西部探矿工程， 2017（11）：68-70
　　[4]何宇锋 探讨油气田建设项目物资采购招标工作存在的问题及管理策略[J]. 经济， 2017（11）：183
　　[5]董志明 石油企业物资管理存在的问题及解决对策解析[J]. 科技创新与应用， 2016（25）：266
　　[6]王葳 浅析石油化工企业物资采购招投标规范标准管理[J]. 中国石油和化工标准与质量， 2017， 37（17）：7-8
　　[7]朱志强， 王靖涵 石油天然气管道工程物资采购风险及控制措施研究[J]. 化工管理， 2018， 491（20）：86-87
　　[8]魏平 浅析物资采购管理优化对企业经济效益影响[J]. 化工管理， 2018，489（18）：107-108
　　[9]董琦 基于电子化招标投标的石油企业招标管理推动思考[J]. 化学工程与装备， 2018，257（6）：288，323
　　
　　
　　[作者简介]丁婕（1984—），女，重庆人，本科，川庆钻探工程有限公司，经济师，研究方向：石油企业物资仓储管理。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-15060328.htm