河南省民办高校档案信息化平台建设中存在的问题与对策
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【摘要】档案信息化平台建设，不仅能保证信息的准确性和时效性，还能提高民办高校档案管理的整体水平。当前，我省民办高校档案信息平台建设还不够完善，数据更新慢，档案服务体系尚不健全，信息安全保护方面还存在漏洞。对此，应加强档案信息平台建设，完善平台制度建设，强化数据的安全性，增强档案服务意识，增加档案平台建设投入，推动民办高校档案信息化工作深入开展。
【关键词】民办高校档案信息化问题建议
高校档案是高等院校开展各种工作活动过程中产生和利用的文件和资料的总和。民办高校档案管理是高校发展的重要组成部分，是学校发展的历史见证，也是衡量民办高校管理水平的重要标志。在“互联网+X”背景下，信息技术的应用已成为档案发展的必然趋势。档案数字化和管理网络化、平台化，是促进档案事业发展的必由之路。因此，加快民办高校档案信息平台建设切势在必行。
1.民办高校档案信息化平台建设的意义
档案管理信息化平台将各类档案材料如文本，图形，音频和视频等信息存储在光盘，磁盘和其他载体上，并且通过计算机网络和终端有效利用和共享文件信息资源。能为利用人直观的提供更更便捷、高效的文件信息服务。
1.1有利于为学校的科学发展提供参考。
民办高校档案信息资源反映了不同时期高校的管理水平和服务水平。加强档案信息资源的整合与规范，可以为档案理论的研究和学校建设的发展规律提供重要的信息支持。同时，档案信息资源可以为学校教学和科研的发展、管理水平的提高提供重要的决策依据、理论支持和智力支持。
1.2有利于档案的长期保存和科学管理。
长期以来，民办高校档案信息资源一直采用传统的纸质文献保存和管理方式，这不利于档案信息资源的长期保存与利用。建立档案信息管理平台，实现档案数字化保存，有助于永久保存归档信息。当前，随着数字化校园建设的发展和无纸化、数字化办公方式的广泛应用，档案信息管理平台的建设将最大限度地提高各类文档管理的效率和管理水平，促进档案的规范有序管理。
2.目前民办高校档案信息平台建设现状
目前，大部分民办高校档案信息化平台的建设正朝着信息化和移动终端的方向发展。民办高校档案信息化建设缺乏配套制度保障，从业人员业务适应性差、平台更新速度缓慢，建设资金不安全，档案工作者的档案意识有待提高。
2.1平台建设标准不统一，档案信息质量不高。
民办高校传统档案管理模式多年未引起一些民办高校信息化建设和档案管理人员的关注。如支持文件信息系统平台的管理系统还不完善，出数据库入口数据标准不统一、还没有形成完整的文件信息平台管理系统，造成信息共享不畅，数据孤岛现实严重，数据库利用率低，严重削弱了教师，学生，学校和社会的信息平台沟通功能。加之传统档案信息收集面窄、信息不完整、数据库的小型化、单一化、实用性低等缺陷的存在，直接导致档案信息化质量不高。
2.2档案从业人员业务素养不适应信息化要求。
随着信息技术的普及和应用，信息形式的文件资源将急剧增加。目前，许多档案管理人员的知识结构还没有得到进一步的改善，已经不能满足当前档案信息化工作的需要。只有了解紙质管理的理论、原则、方法和技巧的管理人员才是不称职的。虽然现代化的设备已经引进，但它仍然不能充分发挥其功能，更不用说档案的电子信息了。随着统一办公自动化平台的建设和民办高校数字化校园的运行，计算机信息网络的出现和发展打破了地理边界。信息传播速度加快，信息传播方式发生了变化，为教师，学生，科研人员和社会各界提供了新的模式。信息利用模式从根本上改善了信息交流，科研合作和资源共享，促进了教育科研的快速发展。民办高校档案工作者要适应这种新形势的要求，采取有效的对策措施，促进电子申报管理和网络平台的应用，实现信息资源的充分交流与共享。
2.3民办高校档案信息平台建设缺乏安全性。
目前，随着各高校档案信息平台的建设上线，虽然档案信息化建设在很大程度上给用户带来了便利，但也存在着档案泄露等安全隐患。主要表现在保密档案的安全管理方面存在不足，在档案数据的审查和信息共享方面缺乏安全管理，甚至在外部网络的网络环境或普通计算机中使用保密信息，这些容易造成黑客入侵，造成信息泄露。
2.4民办高校档案管理人员的档案意识有待提高。
档案信息管理在民办高校管理工作的重要部分更是评价的重要指标。档案管理从业人员的档案管理意识对工作质量有很大影响。但是，目前民办高校往往重视办公室的业务工作，忽视了档案信息管理工作。因此，切实提高民办高校档案管理人员的档案意识显得尤为重要。
2.5民办高校档案信息设备资金不足，平台更新速度较慢。
网络化存档信息管理平台的开发需要相机，服务器，高速扫描仪，光盘库，图像数字化设备和终端设备的支持。这是实现高校档案信息建设的常规要求。然而，目前许多民办高校对这些设备的投入严重不足，致使文件信息构建平台的更新速度相对较慢，这使得一些文件信息资料无法及时更新，这直接影响到文献信息的建设，导致档案信息化建设滞后，档案管理网络平台功能不完善。
3.加强民办高校档案信息化档案管理网络平台建设战略
3.1提高认识，加强领导，完善民办高校信息化平台建设管理体制。
民办高校应根据国家档案管理规定，建立健全，科学，合理可持续发展的档案信息管理制度。其主要内容应包括：电子文件归档管理系统，保密系统，访问使用系统，网络安全管理系统和具体人员岗位目标责任制。建立统一的在线目录标准，确保人们能够快速方便地在线检索文件，充分体现档案信息管理的管理方法和质量要求。只有这样，才能促进档案信息管理的顺利实施。同时，档案信息管理也可以作为年度考核及职称晋升的常规参考指标，这将在一定程度上激发档案管理人员的主动性和积极性。 3.2加强档案管理人员的培训，提高档案工作者的信息管理水平。
民办高校档案信息管理网络化水平与档案管理工作者水平有直接关系。因此，要提高信息处理能力，必须大力加强人才培养，首选是培养档案从业人员了解、学习和使用信息网络设备，提高其业务技能，提高综合素质。其次建立以内培外引，自学提高的可持续的培训机制，确保档案工作者素养的不断提高。最后，通过培训和不断扩大知识面，在了解档案专业知识的同时，还要重视教育管理知识的学习，掌握文件撰写知识，了解教育研究方法，为档案的深入研究和发展奠定基础。
3.3加强学习，树立档案信息管理的新观念，提高服务意识。
民办高校档案信息化思想的更新是信息技术在学校信息化建设中的具體运用。在各种科学和技术知识和成就的信息化改造的脸，在民办高校档案工作者应审查的情况下，与时俱进，开拓创新是大胆的，并确保档案的网络化管理的先进性质首先，要树立社会档案信息资源的观念，服务社会。从基于静态归档信息资源的被动服务到基于网络资源的主动服务，搞好档案信息服务平台建设，建立综合性的学校信息数据库。整合各种分散的信息资源，积极挖掘有价值的资源，并共享。
3.4有必要提高信息安全意识，确保档案信息的安全使用。
民办高校要继续推进档案信息平台建设，为大众提供更好的档案信息服务。因此，民办高校档案信息管理平台应重视档案信息的安全性。即要加强档案信息管理平台的保密性能建设，只能在民办高校内部网进行注册，在文件信息查询中，设置文件信息管理负责人的生物信号信息如虹膜、指纹等。也要加强民办高校档案从业人员及行政人员的业务培训和道德素质专项培训，以提高他们的职业素质和道德素质。只有这样，才能从根本上防止文件信息的泄露。
3.5增加资金投入，加快提交信息档案和管理网络平台。
在信息时代，推进民办高校档案信息网络化管理势在必行。首先，为建立信息网络平台，需要计算机等硬件设施等大量硬件设施按照标准化计算机程序进行管理，形成高质量的电子文档。其次，为了提高工作效率，降低工作强度，有必要建立一个利用网络强大功能进行存储，检索，使用和管理的高速网络平台。这是档案管理发展的方向。因此，民办高校每年要确立档案信息专项资金，为学校档案信息的建设提供资金支持。
总之，民办高校的发展对我国的全面发展有着至关重要的影响。因此民办高校应寻求合理的解决方案，并加以应对只有在不断实践的过程中吸收先进的科学技术，才能使民办高校的档案管理工作顺利进行，从而促进民办高校的健康发展。
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作者简介：严巍，男，（1978.02），湖北省公安县人，中共党员，高校讲师，大学本科学历，主要研究方向：中成药的药理作用与开发、档案信息化管理。
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