企业档案信息化建设中存在的问题及其对策

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　　摘 要：随着我国数字化进程的不断推进，各项科学技术都已经渗透到了我们生活的方方面面，也带动企业自动化办公水平稳步提高。目前，国内企业已经将计算机信息技术逐步融入日常管理，也推进了企业档案信息化建设进程。本文将对当前企业档案信息化建设存在的问题进行分析，剖析问题背后的深层次原因，并基于问题提出了一系列针对性强、可操作的应对策略，以期能够为企业加快档案信息化建设提供参考和借鉴。
　　关键词：档案管理;信息化建设;问题;对策
　　1 我国企业档案信息化发展概况
　　1.1 企业档案的含义
　　企业档案，是指企业对于各项对公司利益有重大影响或重要意义的活动进行的记录，也是对员工日常工作、考察的一种记录方式，是管理者管理企业的重要管理依据。
　　1.2 什么是档案信息化
　　档案信息化是国家对于档案的统一要求，旨在完成对我国档案的统一管理，从而加强我国社会保证制度的建立。
　　1.3 档案信息化的作用
　　（1）节省人力物力。传统的档案录入需要大量的人力和物理，在档案分类管理时不仅效率极低而且错误率相对较高，在完成档案信息化后实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。
　　（2）检索查询方便。当企业档案信息化完成后，企业中员工的信息将会详细可查，并且根据其实际情况进行实时的更新，这种实时可查的档案不仅真实程度更高，而且更加方便快捷。
　　（3）有利于提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
　　1.4 我国企业档案信息化管理的现状
　　随着档案管理工作还渐得到重视，我国档案事业的发展水平也有了重大的提高，尤其是在与信息技術相结合之后，档案管理在工作效率与工作质量方面都有了重大明显的进步。
　　2 企业档案信息化建设存在的主要问题
　　2.1 企业管理者对档案信息化建设不够重视
　　从目前我国企业档案信息化建设的发展概况来看，档案信息化建设并没有引起高层管理者的关注度，由于我们的企业在高层管理人员存在一些比较保守的人员，他们的观念相对比较传统，对于档案信息化这一认识较为薄弱，没有认识其重要性。导致在企业建设中，导致了严重的资金不足，受到了十分严重的影响，企业在正常运行时，没有良好的硬件设施，工作不能良好的进行;相关技术人员不能够得到有效的培训，造成了企业中的隐患。
　　2.2 声像档案收集困难，资料溃乏
　　声像档案是信息化档案中不可缺少的一部分，因为其独特的形式有利于解决各种纠纷问题，但是由于其对设备的要求较高，所以一些企业在信息档案建设的过程中，因为资金原因减少了对相关设备的采购，导致了声像档案的缺失。
　　2.3 企业档案信息化建设专业人员配备及能力不足
　　企业档案信息化对于专业人员的要求比较高，但是目前企业当中的人员配备不足，没有专业的人员进行相关的操作，导致企业档案信息化不能正常的进行。我们应该培养相关的专业人员，在软件设施和硬件设备维护当中，克服困难，保障档案信息化进程的进行。
　　3 对于企业档案信息化存在问题的处理对策
　　3.1 加强宣传引导，提升企业管理者对档案信息化重要性认识
　　企业的领导者不能清楚的认识到企业档案信息化的重要，是阻碍档案信息化的重要原因之一，所以为了可以顺利完成信息化进程，就要求企业的高级管理层，对档案信息化的优势有清楚的认知，并充分了解档案信息化对于企业发展的重要性。在档案信息化的建设过程中，只有形成从上至下思想观念统一改变的局面才能真正做到脱离纸质档案，建立信息档案库的目的。这就要求还在使用传统存档方式的企业，从企业档案信息化的根本需要出发，不断引进该方面人才，保证在档案信息化建设的过程中的资金供应，完成企业档案信息化建设。
　　3.2 加强技术研发，推进档案管理软件系统开发及推广应用
　　目前来说，我们可以投入大量的资金，然后完善我们的硬件设施，向国外或我国档案信息化发展较好的企业进行技术咨询，加强技术的开发与利用，研究科学档案技术的开发，提高它的安全性能和更新速度在企业当中，我们对于档案信息化没有深入的研究所以说我们应该加强技术的研发，推进档案管理软件系统的开发，并对他进行深度的推广应用，让他在企业当中得到更加良好的应用，促进企业更进一步的发展。我们的企业档案信息化建设得以正常的维护，需要一定硬件设备支撑，并且需要定期对硬件设施进行维护，如果企业档案信息化管理无法适应企业目前的发展状况，就不能够完善数字化档案，
　　3.3 加强学习培训，提升档案管理人员专业素养和业务水平
　　档案信息化的进行就要求信息档案的管理者需要拥有档案管理的经验还需要有一定的专业电脑知识。企业档案的管理，是利用当今信息化的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。不难看出企业如果想完成档案信息化建设，那么引进综合型人才是信息化进程的必经之路，企业除了可以从社会进行引进外，还可以筛选出信息化方面的人才进行档案管理方面的培训，从而达到企业档案信息化的要求。
　　4 结语
　　综上所述，企业档案信息化建设是一项综合性和技术性较强的工作，随着档案信息化在我国的普及率越来越高，这项信息化技术也在不断的趋于完善。在对该项技术进行开发和实践过程中，以实用为主要目标，通过信息的建设，来完善档案之间信息的快速更新，达到加快企业档案建设的目的，从而保证我国社会经济快速稳定的发展。
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