对高校后勤管理工作的探究
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作者: 张 臣
摘要:高校后勤管理工作具有服务性、先行性、独立性、协调性、技术性、务实性等特点,开展高校后勤管理工作需要建立有效管理组织体系,开发人力资源,调动员工积极性。针对高校后勤管理信息系统的现状,亟须开发基于X3 业务基础平台的高校后勤管理系统。
关键词:高校后勤;后勤管理;信息系统
中图分类号:G47 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)17-0175-02
随着我国高校规模的扩大和发展,高校后勤管理工作的重要性和地位越来越为人们所认识。大学后勤管理是我国大学教育管理工作的一个重要组成部分。一个大学不能没有后勤工作,如同一个社会不能没有服务产业一样。随着高校后勤管理工作改革的不断深入,高校后勤在管理的范围和服务的质量上都有了新的要求,原有简单、落后的管理方法和手段已经不能适应社会化改革和市场竞争的要求,高校后勤管理已从经验管理、科学管理向信息管理转变。因此,提高后勤管理水平、提高内部运行效率、增强服务意识,已经成为高校后勤部门生存与发展的必要条件。
一、高校后勤管理工作的特点
根据高校后勤管理工作的性质,应该是有可观的经济效益,但有难以量化的服务效益和为师生服务的社会效益。由于管理的对象和内容不同,高校后勤管理工作有它自己的许多特点。
一是服务性。教学是高等学校的中心工作,学校的一切工作都要围绕这一中心来进行。后勤管理要为学校的教学、科研和师生员工的生活服务,搞好服务是后勤工作的根本。因此,学校的基本建设、图书资料、实验建设、物资供应以及财务管理等,首先是为了满足教学科研工作的需要;学校办的食堂、服务公司、卫生所、商店、浴池等,首先是为了满足师生员工的生活需要。学校经营的事业不以盈利为目的,而是为了解决教职员工的后顾之忧。
二是先行性。“后勤”原来是相对于部队作战的前方而言的,其“后”字是个空间概念,而不是时间概念。实际上,“后勤”并不是说工作可以后做,恰恰必须先做。“兵马未动,粮草先行”就是这个意思。高等学校的后勤管理工作必须贯穿于学校工作的始末,学校的任何工作都必须有充分的物质条件做保证,这些物质条件的提供都先于学校其他活动的开始而完成。
三是相对独立性。“相对”是对学校这个系统而言的,后勤是它的一个子系统,与学校其他部门(各子系统)之间有一定的联系,但后勤部门又具有一定的独立性。单从生活需要和一般工作需要的角度看,它可以自成体系。一些小单位本身就是学校的附属机构,像幼儿园、校办工厂、卫生所等。随着后勤工作的改革,其许多服务性工作将逐步实现社会化而由社会承担。
四是协调性。后勤管理工作要做到适时、适量、恰到好处,就必须掌握高校办学的内在规律,与各方面的工作相协调,如通过与教学、实验、实习等不同环节的协调,为教学、科研创造必需条件和提供可靠的物质保证。要协调好这些关系,处理好每个环节,就要做到后勤内部机制的协调运转,使之形成一个横向到边、纵向到底的服务网络。
五是技术性。高校后勤工作是一个多层次、多工种、内容复杂、技术性强的工作。当前,广大师生的生活水平和消费层次不断提高,大量高新技术和现代化设备不断引入高校后勤部门,这就对高校后勤战线的每一位干部和职工都提出了新的更高的要求。现在师生生活服务工作需要的是精通本行、技术精湛、一专多能的能工巧匠。没有技术,就干不了后勤的工作;没有技术,就搞不好服务。
六是务实性。高校后勤工作是复杂、琐碎的事务性工作,“吃、喝、拉、撒、睡、衣、食、住、行、用”,每一项工作都是具体、实在的事务性劳动。它要求我们每一位后勤管理工作者放下架子,深入下去,到基层,到现场,到一线去扎扎实实、一板一眼、脚踏实地地根据情况去解决实际问题。
七是社会适应性。为了方便师生的教学科研、生活与学习,后勤部门开展了多种项目的服务,在校内基本形成了“小社会”。后勤工作与社会各方面发生着密切的联系。高等学校后勤管理工作必须适应社会主义现代化建设的需要,适应高等学校全面改革的需要,适应社会主义市场经济的需要。
二、开展高校后勤管理工作需要做好的工作
在分析研究高校后勤管理工作后,我们充分认识到,高校后勤管理工作要不断提高科学管理水平,使高校后勤管理工作达到科学化、信息化的要求。如何做好高校后勤管理工作,如何使高校后勤管理工作跟上当今世界信息化发展的变化,从根本上解决高校后勤管理的瓶颈,需要我们认真地研究和探讨。
首先,要建立有效管理的组织体系。高校是一个特定的社会体系,高校教育功能的发挥,直接关系到我国社会生产力的发展,也直接关系到我国经济的快速发展与否。我国高校由教学科研工作、思想政治工作和后勤管理工作三大部分组成,它们相互依存,构成一个完整的统一体。高校后勤包含物资、技术和生活服务诸方面。它对于教育事业的发展,对培养人才和开展科学研究以及师生员工的生活起着重要的保障作用,同时对广大学生也起着积极的教育作用。现代管理学认为:管理对象是由上述要素组成的整个系统,而不应是孤立地把某一要素作为管理对象。既然如此,它就必须存在于一个特定的组织结构中。因此,高校后勤管理要实行信息化管理,首先要树立系统观念,建立有效的管理组织体系。只有这样才能有效地进行高校后勤管理,才能实现高校后勤管理信息化。
其次,要开发人力资源,充分调动人员能动性。建立有效的管理组织体系,为搞好高校后勤管理工作创造了良好的条件。大量的财、物要管好,使整个管理系统进行良好的运转,人力资源是一个重要的因素之一。管理是人与人之间,人与财、物、时间、信息和管理手段之间发生作用的过程。只有具备了有正确思想的人,才能正确地计划、组织、指挥、协调和控制并产生良好的管理效果。因此,开发人力资源,充分调动人员积极性,高校后勤管理才能占据主动,高校后勤管理才能从经验管理向科学管理、信息管理转变。
三、高校后勤管理信息系统的现状
信息化是一个涉及多学科、多部门、多岗位的综合性工程,需要具有全面推动力的最高层领导的大力支持以及相关业务、技术部门人员的努力协作,对于一些关键业务流程必须进行有效的优化和重组,处理不当会在具体实施过程中造成技术和业务之间的矛盾对立,致使信息化建设不能达到预期的结果。综观现今高校后勤的信息化,大多比较重视利用计算机技术建立满足本单位基本工作需求的相对独立的信息系统,而忽视了各单位管理系统之间的兼容性和横向信息共享的能力,最终形成了一个个信息孤岛,造成各系统间整合困难、已建立的数据信息不能充分利用、重新建立或修改软件浪费资源的结果。现有的高校后勤管理信息化管理手段不算很多,但是占绝对优势的是基于J2EE、Microsoft.NET Framework 技术开发平台开发出来的MIS 系统,模式上也由传统的C/S 转变为B/S。但是不管怎么说,虽然已经在传统的开发模式上有了很大的转变,但是依旧没有摆脱技术的平台无关性,依然是基于技术层面来构架和集成企事业的信息系统,没有实现“以客户为中心”的软件开发理念。另外,信息系统的规划、设计、构建、集成、部署、运行、维护和管理等可用性不高。
四、 开发基于X3 平台的高校后勤管理系统
Justep X3 业务基础平台是从信息化的整体、全局和发展的角度出发,为保障信息化成功而提供的战略支撑工具。X3 业务平台为信息系统的规划、设计、构建、集成、部署、运行、维护和管理等提供高可用性、高合理性的体系架构,真正实现“用户主控,随需而变,全局规划,整体集成”的信息化战略。通过使用Justep X3 业务基础平台,开发出不同于以往依赖技术层面来构架和集成企事业的信息系统,从信息化的整体、全局和发展的角度出发,根本上提升了管理系统的集成性、统一性和技术平台无关性,开发出一套适合高校使用的后勤管理信息系统,从根本上解决高校后勤业务的管理,更好地为教学科研人员、师生员工服务,为他们提供良好的生活和工作条件,为他们排忧解难,消除后顾之忧,使他们一心一意、集中精力搞好本职工作,提高学校的各项工作效率。针对对高校后勤管理项目进行调研和需求分析,完成功能设计、数据库设计、详细设计和编码实现。采用X3 协同管理系统作为项目开发平台工具,数据库选用SQLServer2000,数据库设计工具为ERWIN3.0,开发包括资产管理、维修管理、水电管理等模块。具体来讲,就是要做高校后勤管理平台:将分散的、孤立的信息汇总处理形成信息管理链,以达到降低整体运行成本,有效规避运营风险,使资源得到重组,创造效益最大化,使高校后勤管理真正成为统一体,将高校后勤已经使用的部分有效软件和设备纳入高校后勤管理的大平台体系中,将信息和数据上传到建立的总服务数据库中,通过系统分析得到所需的各类报表,使信息得到充分利用和共享。Justep X3 业务基础平台是新一代的业务系统基础运行环境,是一种彻底提升信息化水平的工具。X3 业务平台通过一个统一的、强大的、可扩展的业务运行环境,来构架、简化、集成高校后勤管理的信息系统,使用户可以在很短的时间内构建起大型的复杂业务系统,为高校后勤管理提供了全面支持,实现高效的业务流程控制,提高高校后勤管理工作效率和响应速度。
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