人力资源档案管理的现状及改善研究
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作者: 自卫华
摘要：本文在明确人力资源档案管理重要性的基础上，分析了人力资源档案管理的机遇及挑战，并进一步研究了人力资源档案管理的改善展望。
关键词：人力资源；档案管理；现状分析；改善展望
一、引言
人力资源档案一直承担着作为选拔和管理人才主要依据的重仟。然而目前我国一些单位的人力资源档案管理却面临着异常尴尬的局面：“死档”、“弃档”、“无头档案”不断出现，人力资源档案改革不仅成为学术热点，更成为一种社会现象。本文围绕着人力资源档案管理中出现的不足讨论对策，将档案的改革放置在人力资源管理的视野下，将其与我国的人才政策、机构改革、经济发展的现状紧密联系起来，探讨管理方法的改善。
二、人力资源档案管理的现状剖析
1 人力资源档案管理的机遇
人才强国战略、人们法制意识的提高和档案工作的数字化趋势直接导致了人力资源档案工作的产生，而巨大的市场需求、已有的档案管理体制和信息化建设的经验则为人力资源档案工作的开展提供了良好的机遇。
(1)人事档案社会化管理的市场需求巨大
首先，个人的“社会属性”进一步增强，人才流动频繁。主要体现在以下三个方面：
第一，事业单位人事制度改革的进一步深化。全面推行聘任制度，破除干部身份终身制，把聘任制作为事业单位一项基本的用人制度。第二，国家公务员录用、考核标准的发布。国家公务员也开始实行考核和公开辞退制度。随着干部人事制度改革的不断深入，公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断涌现，干部的竞争择优和正常流动机制正在形成。第三，人事代理的成熟和人事派遣的产生。
(2)档案管理制度体系建设的初步完善
人力资源管理方面，初步建立了档案管理制度体系。经过了多年的探索和总结，中央组织部和人事部陆续颁布了多个政策、条例，使得人力资源档案整理工作有规可循，如《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《流动人员人事点档案管理暂行规定》，可以说我国已经建成了初步层次的人力资源档案管理制度体系。
2 人力资源档案管理的挑战
由上可见，我国的人力资源档案管理工作都取得了一定的成绩，但同时在现实的工作中也暴露了不少问题，为人力资源档案工作的推行设定了不少障碍。
(1)现有的人才服务机构不够理想
目前，我国社会上出现许多非规范性的人力资源档案管理和服务机构。由于人力资源档案管理是需求巨大，各种中介机构应运而生。他们的成立大都是受利益原则的驱使，他们的目的就是为获得单位或个人的经济利益，往往会忽视社会效益。而且在具体操作上也缺少统一、规范的程序。即使是合法的人才服务机构，它在人事档案管理和服务上的质量也难以让人满意。
(2)管理体制上的多头管理和档案部门的管理缺位
我国目前的人力资源档案管理体制中存在着严重的分散性，县级以下机构的人力资源档案归多头管理，隶属混乱。而且多头人力资源档案管理也存在于个人信用档案的管理过程中，主要表现为管理方法杂乱，条块分割严重，总体层面各自为政。多头管理造成的后果包括“弃档”、“死档”数量不断增多，不利于对其进行标准化和现代化管理；易造成职责不清，互相推诿扯皮的现象。
三、人力资源档案管理方法的改善展望
1 以信用和业绩材料为重点，注重及时更新
人力资源档案材料内容的多元化，诚信和业绩是人才业绩的重点，因此，在人力资源档案材料中应包括个人基本信息、教育经历信息、工作经历信息、获奖情况信息、工作业绩信息等。同时对人力资源档案的建设是分阶段进行的，建档时收集的是基本信息、协议书、学历验证报告、劳动合同复印件等需要归档的材料；建档后又分为必须归档和可以归档的材料，根据工作性质的不同而进行选择，在保证管理质量的同时，增强实际工作的灵活性和可操作性。
2 双方关系的契约化，强调对材料的鉴定
首先，法制性体现在申请人与管理机构的契约关系上。人才服务中心负责人力资源档案的建档和管理工作。申请建档的人员先要签订协议，人力资源档案服务中心为当事人保密等、其次，人力资源档案中心负责对材料的审核，以保证其真实性。单位形成的材料须有单位盖章，规定要同本人见面的材料(如处分决定、组织鉴定等)，一般应有本人的签字，人力资源档案中心的诚信部会发函到他们人事档案所在地，对材料内学历、职称和个人奖惩情况进行审核，审核报告同样须经档案所在地盖章。
3 利用信息技术，保障相对人的知情权。
在人力资源档案的概念中就强调了它是建立在“现代化和系统化的网络”基础上的，这有利于信息的及时更新和共享。在这个技术基础上，相对人的个人知情权得到了体现。实行对相对人开放的利用模式，同时，对业绩信息部分相对人自己可以进行及时的更新，随后有人力资源档案中心进行审核，真正实现了人力资源档案的“双重监督”，而且在管理过程中的权限设置也值注意和借鉴。
四、小结
总之，人力资源档案管理为人力资源相关信息的社会化和开放式管理提供了有效的保障。探讨构建分散的管理体系、多元化的管理模式和多样化的内容元素是可行的，也是必要的，人力资源档案管理部门应以真正体现“以人为本”的核心思想，积极分析存在问题，并不断进行管理措施的改善。
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