浅谈施工企业工程合同管理
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摘要：合同管理全过程就是指合同由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止的整个过程，不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。本文对施工企业工程合同管理谈一些看法。
关键词：施工企业；合同管理
合同管理全过程就是指合同由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止的整个过程，不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是指企业要形成完善的合同管理体系，凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是指要注重合同履约全过程的情况变化，特别要掌握对本企业不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。切不可以为签了合同就万事大吉，把合同束之高阁，要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚。根据建设工程施工合同管理的一些特征，我认为施工企业的工程合同管理要做好如下几方面工作。
一、树立合同观念，加强合同意识
企业要对管理人员加强法制，特别是企业负责人、项目负责人、合同管理人员，不但要学习《建筑法》，更要学习《招标投标法》、《合同法》，使他们在工程项目管理中处处以合同为依据，以合同管理为中心，只有这样，才能按合同办事，才能拿起法律的武器维护自身的合法权益。在国际工程中，合同管理更是项目管理的核心，尤其对承包商来讲，可以说其合同管理直接关系到项目实施是否顺利，自身的利益能否得到保护。
二、设立专门的合同管理机构
应将合同管理工作划归企业法律顾问机构管理，这是由法律顾问机构的性质决定的，是专业化管理的必然。在管理层级较多的大型施工企业，总部和各级下属企业都应设立合同管理机构。在大型施工企业总部合同管理机构，根据合同的不同类别，甚至可以继续划分专业科室，完成管理工作。条件较好的企业，应在合同管理机构中设立具备法律顾问资格，又有工程技术、施工管理专业和经验的人员做法律顾问，以方便对合同的进行全面和专业的审核，以及履行过程的监管。
三、制定和完善合同管理工作制度
除了有专门的合同管理机构外，施工企业还必须建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。这些制度包括：
（一）合同的审查批准制度
施工企业在施工合同签订前还应实行审查、批准制度。即在各业务部门会签后，送交合同专门管理机构或法律顾问审查，再报请法人代表签署意见，明确表示同意对外正式签订合同。这样，通过严格的手续，使合同签订的基础更加牢靠。
（二）印章管理制度
施工企业的合同专用章是代表企业在经营活动中对外行使权利、承担义务、签订合同的凭证。因此，企业对合同专用章的使用、保管要有严格的规定，要建立合同使用登记记录，合同专用章要由合同管理人员专门保管、签印，实行专章专用，尤其不准在空白合同上加盖印章。凡外出签订合同应由合同专用章的管理人员与办理签约的人一同前往签约。如合同专用章管理人员利用合同专用章谋取个人私利，应追究其行政或法律责任。
（三）合同统计考查制度
合同统计考查制度就是利用科学方法、利用统计数字反馈合同订立、履行情况。通过对统计数字的分析，总结经验，找出教训，为企业经营决策提供重要的依据。
合同统计的内容一般包括中标率、谈判成功率、合同履行率等等指标。
（四）合同信息管理制度
施工企业的合同由于种类多，数量大，变更频繁，人为管理效率低，可能不还会出错，必须借助先进的手段建立计算机信息系统来管理，才能达到档案化、信息化。计算机信息系统能保证正确分析合同管理情况，适应中国经济的发展趋势。
四、加强工程建设合同实施全过程的管理
工程建设合同主要分合同签订、合同履约2个阶段进行管理。
（一）合同签订阶段
在合同签订阶段，企业一定要严格合同的评审和签订程序。一般来说工程建设合同分3个部分：协议书、通用条款以及专用条款，每个不同的项目，其专用条款部分都不同，它根据自身工程特点，双方协商确定的符合该工程实际情况的特殊条款。具有很强的针对性，是合同的重要组成部分。合同评审应结合公司IS09001质量体系的要求进行，合同评审分为投标前的合同评审和合同签订前的合同评审。投标前由合同管理部门负责对投标文件中有关合同的条款进行评审，重点关注工程款支付方式和合同违约责任的处罚。
（二）合同履行阶段
企业应重视合同的实施和跟进。企业应根据双方协商签订的合同条款，正确履行、管理项目，保证项目的质量、工期、安全、文明施工，保证企业的形象和信誉。合同的实施和跟进要求企业内部人员具有较高的素质，能理解合同，严格按照合同条款办事，认真履行合同，并且随时跟踪工程的满足性，及时解决问题。项目经理部和公司合同管理部门在合同履约阶段应注意做好各自的工作。
在合同履约阶段项目经理部主要需做好以下几点工作：
1．及时变更应变更的合同。在建筑施工合同履约过程中合同变更是正常的事情，合同变更包括合同内容变更和合同主体的变更2 种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的实现。
2．及时发出的书函（会议纪要）。在履约过程中及时地发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是建筑企业自我保护的一种招数。
3．应签证确认的一定要办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为，有的签证都为日工期计算和经济补偿提供依据。如果项目经理部对此不重视，当发生纠纷时，很可能因无法举证而败诉。
4．应当追究的一定不要超过了诉讼时效。建筑行业被拖工程款的情况相当严重，所以企业应定期清理被拖欠工程款，应当追究的就要在有效时期内起诉。
5．应当重视证据（资料）的法律效力。并不是所有书面证据都具有法律效力的。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章和（或）签名的、有明确内容的、未超过期限的。对于这些具备法律效力的书面证据一定要按公司资料管理的要求保存。
6．公司合同管理部门对合同的实施和跟进主要需做好以下几点工作：
（1）监督检查各项目经理部履行合同的情况，及时发现薄弱环节，提出补足措施，防止企业自身发生违约情况，保证合同正确履行。
（2）检查合同履行过程中对方可能发生和已经发生的违约情况，预防对方违约，并对违约事件提出索赔；参加合同纠纷的处理，提出适当对策，保护本企业权益不受损失。
（3）定期和不定期地总结合同履行的全面情况，总结成功的经验，汲取教训，提出改进合同管理工作的建议，供以后工作参考。
五、建立合同管理信息系统
信息是合同管理的窗口。为了能及时掌握合同的实施情况，合同文件、变更记录、补充协议、会议纪要、各方的来往函件等文件要及时传递给合同管理人员，在信息技术高速发展的今天，合同管理应建立在信息管理的基础上，施工企业要充分利用网络的优势进行合同管理，可以建立局域网，信息网站等。
六、结语
在工程项目的建设管理中，合同管理发挥着重大作用，许多行业专家和企业管理者已将它作为一项基本制度纳入工程项日管理中，合同管理在工程项目管理中发挥了重要的作用。我们只有努力提高合同管理水平，在合同管理上走先进化的道路，才能使合同管理更加规范化、程序化和法制化，才能进一步规范市场行为，推动我国工程建设市场健康有序地发展，提高企业的竞争力。
参考文献
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[2]吕连云．加强建筑工程合同管理规范市场行为[J]．管理天地，2005，（6）．
[3]张恬，杜波．建筑工程中的合同管理[J]．中国建设教育，2006，（12）．
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