大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革
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[摘 要]大数据技术不断成熟，为档案管理发展开拓了新视野，推动了档案管理向信息化方向发展，不仅改变了传统档案管理模式，还提高了档案数据信息的价值。本文主要分析大数据技术时代档案管理的技术发展特征，从管理思维和管理方式两个方向阐述了管理变革，并针对档案信息管理提供了具体措施。
[关键词]大数据技术;档案信息;管理思维;管理方式
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.086
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）16-0-02
0 引 言
当今时代是科学技术飞速发展的时代，新技术不断产生，已经逐渐成为推动社会进步发展的主要动力。大数据、云计算、人工智能等技术的每一次改革与创新，都会在社会各个领域与行业渗透，引领社会革新的同时，加快社会向信息化转变，迈进信息时代。在档案信息管理中，信息技术应用与管理逐渐成为该行业人们一直深入研究的重要课题，档案工作的发展理念、工作目标与实现手段等都已经发生了实质性变化，档案事业的发展空间逐渐扩大，发展越来越稳定，促进我国档案事业稳定进步。
1 档案管理在大数据时代的技术发展特征
1.1 数据处理技术
在大数据环境下，档案数据逐漸向电子化方向发展，抛弃了传统纸质媒介的储存方式，转变为能被电子设备识别的物理符号。与传统存储方式相比，档案数据电子化是一种全新的表达形式。随着网络技术和计算机技术不断发展，数据信息处理呈现出便捷和高效的特征。数据信息的处理不再因数据种类、大小而限制，通过计算机软件就能高效处理各种数据，在较短时间内快速实现数据信息采集、存储、检索、加工、变换和传输等工作，然后使用对应软件处理各种数据，从数据中提出具有价值和意义的信息。在档案管理中，数据处理占据重要地位，随着科学技术的进步和发展，数据处理技术只有得到进一步提高，才能实现自动化和系统化的档案管理工作。目前，档案数据处理工作主要建立在网络和计算机上，根据电子设备特有的特征，分别完成数据处理和加工工作，包括原始数据整理、编辑、计算和分析，充分发挥不同软硬件的作用。
1.2 人工智能
人工智能属于世界三大顶尖技术之一，在一定程度上彻底改变了人们的生活方式。在工作环境复杂和难度高的领域开始使用人工智能机器人，在一定程度上替代了人的作用和价值。人工智能技术属于计算机科学领域，通过掌握和了解智能核心，并通过设计、生产出高智慧的设备或者仪器，由这些人工智能机器人创造出更大的价值。人工智能技术包括专家系统、自然语言处理、图像识别、语言识别和机器人。从人工智能发展状况来看，人工智能已经在实践应用领域得到更好发展。即使档案信息资源多元化，规模呈现上涨趋势，利用人工智能技术也可以轻松完成，从而实现档案管理智能化，此外，人工智能技术为档案信息管理提供了技术保障。
1.3 计算机网络技术
计算机网络技术可以将不同地区的单体计算机通过网络形式连接成一个整体，在局域网内实现沟通交流、信息检索、远程教育和办公自动化等业务。目前，我国已经进入智能、高速和全球化的网络时代，逐步建立一个全球虚拟世界，人们只需要坐在电脑前就能与世界各地人员进行交流和互动，数字化生活因此诞生。在档案管理中使用计算机网络技术，能够最大程度地提高档案管理水平和工作效率，发挥网络技术的作用。在档案信息化建设过程中，互联网技术、数据挖掘和云计算发展逐渐成熟，为档案管理提供了便利，突破了时间和地域上的限制，实现了高效检索和利用档案信息，充分发挥了档案的社会功能。
2 大数据技术时代档案管理的变革
2.1 管理思维变化
档案管理者的思维方式将直接影响档案管理、开发和利用。科学技术在不断进步，传统的档案管理逻辑思维方式会直接决定档案管理的格局，从而将档案管理定义在文字珍藏上，不仅浪费档案资源，还限制了档案资源价值发挥。目前，档案资源范围不断扩大，逐渐向信息化方向发展;各种电子数据档案产生，包括个人电脑、移动终端和互联网等，此时用传统的档案管理方式和思维进行管理，档案中的价值很难被挖掘出来，高价值的信息将永远存储在档案室内。因此，在大数据技术时代，档案管理者必须要从思维方式上进行变革，逐渐向横向性思维和扩散性思维方向发展，时刻关注档案管理的发展趋势，不断吸取现代化档案管理观念，彻底改变传统档案管理理念，改变传统保存、检索向档案信息的分析和挖掘方向发展，并成为未来档案管理的主要方式，最大程度发挥档案信息的价值，满足社会对档案信息的需求。具体阐述为以下几方面。
2.1.1 大档案观
大档案观是指对档案信息类别与范畴等进行扩展，将各种文件、信息、数据和各种多媒体资源等作为档案，通过运用信息技术与网络技术，构建出一个统一、完整的档案数据库。想要实现这种方式，就必须变革管理人员的管理思维，充分利用智能化技术、大数据技术和云计算技术等新技术，完善档案数据系统、创新档案信息概念，提取档案中具有价值的信息，在数据上加强处理，让档案管理更加系统化、自动化与现代化。受到计算机技术与网络技术的作用影响，能够充分收集、计算与分析原始数据，放大他们的潜在价值，为之后经营决策打下坚实的基础。
2.1.2 大服务观
大服务观即对传统服务理念进行革新转变，由传统的为了国家与党进行档案管理，到现在转变为现代本土化服务，树立正确的以人为本的服务理念，加强档案服务多元化与开放化，积极满足客户的差异需求，充分挖掘各类档案资源，加强档案信息的服务能力，从而为社会群众提供更加优质的服务。因此，档案管理人员应对传统档案服务理念进行改革，将人民群众作为工作开展核心，以其需求作为工作向导，利用大数据技术充分挖掘人们在日常行为中隐含的档案信息，做到真实了解群众所想，实现档案信息的价值。 2.2 管理方式的变革
档案管理的具体工作主要包括5个方面，信息采集、整理、鉴定、存储和检索，且档案管理肩负着3个方面的社会职责，文化传承、信息服务和社会记忆。在传统档案管理模式中，档案数据处理模式比较简单、扁平和孤立，在数据技术处理上缺乏智能化和立体化，在传统档案管理中普遍存在档案价值低和死档案现象。在大数据技术时代，将死档案变成活档案，实现主动利用档案，根据档案的属性和特征，分布采用不同的系统和软硬件对档案进行管理，能够在海量档案数据内找到可利用价值，提高档案的价值和作用，满足人们对档案的需求。
3 大数据技术时代档案信息管理的措施
3.1 在档案资源管理上使用人工智能技术
人工智能技术使档案管理工作彻底摆脱了传统纸质媒介的限制，并以数字化形式存在计算机网络中，同时再利用數据挖掘技术、云计算技术和语言检索技术，配合各种软硬件，实现档案资源的高效管理，档案资源的采集、分类、存储、鉴定、安全、分析和检索将更加简单、快捷，从而不断提高档案信息化管理水平。比如，企业在收集档案数据时，可以利用人工智能技术，只需要在程序内输入关键词语，系统就能自动分析和检索，在海量信息内实现搜索和提取，最大化提高档案信息的检索和利用。
3.2 实现档案信息资源的共建与共享
在大数据和互联网的社会环境下，必须要对档案信息资源进行共享。大数据能够将海量信息转化为数字后存储在可识别的物理介质上，实现档案信息资源的提取和利用。简单来说，大数据和互联网将档案数据变得更加透明化和公开化，社会上任何一个群体或者任何一个部分都能通过网络实现档案信息利用，并为档案管理提供重要的技术保障，充分发挥档案管理的社会价值，为档案信息资源共建与共享提供重要保障，最大化实现档案管理的社会价值。
3.3 充分开发和利用档案信息
目前，我国在档案管理上已经基本上实现了网络化和自动化，网络平台和计算机软件逐渐运用到档案管理中，对海量档案数据信息进行存储、整理和分析，挖掘出具有价值的信息，为社会发展和重要决策提供历史依据，为档案数据资源提供管理和服务，提供了重要技术支持，实现档案资源的整合与优化。但是目前对档案数据的挖掘程度较低，深层次信息没有得到有效开发与利用，主要原因是技术和方法不够成熟，无法大规模开发利用档案信息。但是在未来，数据挖掘技术必定会更加成熟，人们只需要设立相应的算法和模型，就能更深层次挖掘档案数据，进一步提高档案资源的利用率。管理部门应该积极使用现金数据挖掘技术，转变数据开发和利用模式，实现主动提供信息的服务。
4 结 语
在大数据背景下，档案管理人员必须要从思维和管理方式上进行变革，逐渐向大服务观和大档案观方向转变，充分利用先进的数据处理技术、人工智能技术和计算机网络技术，对档案信息资源进行共建与共享，并利用数据挖掘技术，开发和利用档案信息，只有这样才能向社会提供优质服务。
主要参考文献
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